Rispettare i tempi di progetto: 5 consigli salvavita

Rispettare i tempi di progetto può essere una fonte di pressione incessante e preoccupante per molte persone.

Non è solo il Project Manager che non dorme sonni tranquilli, ma anche gli Stakeholders, gli sponsor del progetto e l’intera Azienda. Perfino aziende terze che potrebbero trarre vantaggio dalla riuscita del progetto guardano con ansia il rispetto dei tempi di progetto.

Le deadline sono importanti per quasi tutte le attività e qualsiasi ruolo e sono essenziali per il buon funzionamento di qualsiasi progetto ed organizzazione. Vediamo insieme come si può fare per non perderle di vista.

Perché rispettare le scadenze di un progetto è così difficile?

Per prima cosa, è importante capire perché tutti abbiamo la tendenza a non rispettare le scadenze.

Uno dei motivi è perché la procrastinazione motiva l’essere umano. È qualcosa chiamato legge Yerkes-Dodson.

In parole povere, all’aumentare della nostra eccitazione (in questo caso, lo stress), aumenta anche la nostra capacità di esecuzione del compito.

Probabilmente a tutti è capitato almeno una volta di rimanere impressionati dalla velocità con cui siamo riusciti a portare a termine qualcosa la sera prima di una data di scadenza.

E questo perché lo stress di quella scadenza che si stava avvicinando rapidamente ci ha dato una spinta necessaria.

Ma in tutto questo sorge un problema: usare questo stress come motivatore funziona solo fino a un certo punto.

Se questo diventa troppo, le prestazioni non solo diminuiscono, ma si subiscono conseguenze piuttosto disastrose.

Perché le scadenze nei progetti sono importanti?

In genere, si hanno delle scadenze nei progetti per uno dei seguenti motivi:

• Per assicurarsi del completamento di un lavoro. È facile, infatti, ritardare o dimenticare un’attività che non ha un punto finale concordato. Le scadenze aiutano a evitarlo.
• Per incoraggiare un regolare flusso di lavoro. Le scadenze ci aiutano a collaborare per il raggiungimento di un obiettivo condiviso e a mantenere i progetti complessi e in più fasi sulla buona strada.
• Per impostare le aspettative. Le scadenze chiariscono cosa ci aspettiamo di consegnare e quando. Ciò significa prendere il controllo del nostro lavoro, senza confusione.
• Possono anche esserci gravi conseguenze per il mancato rispetto di una scadenza. A livello personale, può danneggiare la reputazione di una persona e le sue prospettive di carriera, soprattutto se accade più di una volta.
• Può anche essere estremamente dannoso a livello organizzativo. Il mancato rispetto di una scadenza avrà probabilmente un impatto sulla reputazione di un’organizzazione e può avere gravi implicazioni finanziarie se questo ritardo innesca una clausola penale in un contratto.

 

Ci sono due aree principali su cui concentrarsi quando bisogna rispettare i tempi di un progetto: gestire la deadline e gestire te stesso.

Gestione di una scadenza

È probabile che la maggior parte di noi accetti semplicemente una deadline che ci viene data, ma è importante considerarla attentamente prima di accettarla.

Le persone spesso sottovalutano il tempo necessario per completare i progetti, quindi la scadenza che è stata fissata potrebbe non essere realistica e a volte le scadenze vengono fissate inutilmente in anticipo per evitare problemi quando la consegna è in ritardo.

Allora, cosa si dovrebbe fare prima di accettare una scadenza? Ecco cinque consigli salvavita per rispettare i tempi di progetto:

1. Rispettare i tempi di progetto: Valutare cosa è necessario

Innanzitutto, devi capire esattamente cosa comporta l’attività e mappare quale lavoro deve essere fatto.

Idealmente, la persona che ha fissato la scadenza avrà tenuto conto della complessità del lavoro, ma non è sempre il caso.

 2. Rispettare i tempi di progetto: Ottenere le giuste risorse

Assicurati di avere ciò di cui hai bisogno per portare a termine il lavoro prontamente.

Hai le persone, il supporto tecnico, le attrezzature, la formazione e i materiali pronti e disponibili in tempo?

In caso contrario, potresti dover suggerire un programma più lungo o un abbassamento della qualità o della quantità di lavoro che verrà consegnato in tempo.

3. Rispettare i tempi di progetto: Considerare i possibili problemi

Le cose non vanno sempre secondo i piani, quindi è saggio pensare a potenziali problemi.

Ad esempio, in che modo una malattia, un guasto alle apparecchiature o un’attività in competizione inaspettatamente urgente influirebbero sui piani?

Considera quali imprevisti potresti elaborare per ridurre al minimo l’impatto.

Una soluzione potrebbe, ad esempio, essere quella di informare il leader di progetto o un collega in modo che possa coprire te o un altro membro del tuo team in caso di emergenza.

4. Rispettare i tempi di progetto: Pianificare in dettaglio

Il passaggio successivo consiste nel creare una pianificazione dettagliata.

Un buon approccio è spesso quello di suddividere le attività in piccoli componenti con una WBS e di creare scadenze per ciascuna di queste parti.

Di conseguenza, si potrebbe scoprire di necessitare di più tempo di quanto consentito dalla scadenza complessiva.

5. Rispettare i tempi di progetto: Limitare i danni di una scadenza non rispettata

Nonostante tutto il tuo duro lavoro e la tua previdenza, potresti comunque perdere una scadenza.

Se ciò dovesse accadere, mantieni la calma e fai ogni sforzo per limitare i danni.

Mantieni gli stakeholder di progetto informati sui progressi durante il tuo lavoro, evidenziando eventuali problemi che possano causare ritardi e mostra che stai mettendo in atto i tuoi piani di emergenza.

In questo modo, se non riuscirai a consegnare in tempo, più persone capiranno la situazione e alcuni potrebbero essere pronti ad aiutarti.

In una situazione del genere, è meglio affrontare rapidamente il problema e concordare una nuova scadenza.

Tuttavia, il mancato rispetto di una scadenza può avere implicazioni più ampie.

Ad esempio, come accennato in precedenza, se lavori con un cliente o un’organizzazione esterna, potrebbe esserci una sanzione finanziaria o potrebbe danneggiare la tua reputazione.

In ogni caso, assicurati di assumere le tue responsabilità, di evitare di cercare scuse o scaricare i problemi sugli altri e di concentrarti sul fornire tutto ciò che puoi il prima possibile.

Gestire te stesso prima di gestire le scadenze del progetto

L’altro fattore importante per rispettare una scadenza è la persona stessa.

Ecco alcune idee da considerare:

• Essere assertivi: imparare a dire “no”, se appropriato, o almeno ad ottenere spazio per valutare una scadenza prima di accettarla.
• Modificare la mentalità: adottare un atteggiamento positivo nei confronti delle scadenze, invece di guardarle come qualcosa di negativo. Le scadenze possono aiutare a raggiungere obiettivi che altrimenti potresti rimandare.
• Non confondere la “pianificazione” con il “fare”: non importa quanto sia buono un piano, se non lo si trasforma in azione, rimane solo una cosa astratta e che non porta nessun risultato.
• Fare buon uso del tempo: evitare di provare il multitasking, poiché non è efficiente, e lavorare in modo efficace, soprattutto quando la scadenza è vicina.
• Rendere il rispetto delle scadenze un’abitudine: iniziare lavorando per scadenze più piccole nel lavoro quotidiano può aiutare a trasferire questa abitudine a scadenze più grandi quando si presentano.

 

Il tempo è denaro, quindi mantenere un ritmo costante accumulerà minuti preziosi per fare la differenza alla fine del progetto.

Anche se potrebbero non sempre piacere, soprattutto quando sembra che si stiano avvicinando ad altissima velocità, le deadline sono una necessità per tenere sotto controllo i progetti.

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