Nell’ambito della gestione dei progetti, il Planning Performance Domain (o dominio delle prestazioni di pianificazione), come delineato nel Project Management Body of Knowledge (PMBOK) 7, gioca un ruolo centrale nel determinare il successo di un progetto.
Questa nuova edizione sottolinea come, per ottenere il successo di un progetto, sia necessario organizzare efficacemente attività e funzioni in base alle condizioni mutevoli.
Vediamo di capirne di più in questo articolo.
INDICE
Cos’è il Planning Performance Domain?
La settima edizione del PMBOK, ha introdotto un nuovo modello basato su domini di performance.
Un dominio di performance è un insieme di attività correlate che costituiscono un elemento fondamentale della gestione dei progetti. Ciascuno di essi rappresenta un aspetto essenziale che contribuisce al successo complessivo di un progetto.
Il Planning Performance Domain, pone l’accento sulla pianificazione efficiente e strategica del progetto.
Contiene tutte le conoscenze necessarie per creare e mantenere un piano per garantire una consegna di successo di un progetto.
La pianificazione va oltre il semplice concetto di “conoscere le deadline”.
In questa nuova edizione, l’attenzione si è spostata dall’utilizzo della pianificazione come mezzo per controllare i risultati del progetto, alla pianificazione come mezzo per fornire il massimo valore.
Una volta il piano di progetto era scritto nella pietra e qualsiasi richiesta di modifica era messa in discussione e, addirittura, non accettata a priori.
Sicuramente questo metodo ha funzionato negli anni, ma nel mercato odierno, estremamente variabile e in continuo mutamento, una progettazione di tipo statico non è più sostenibile.
L’andamento del progetto viene costantemente monitorato confrontando le misure di avanzamento con i piani e, se necessario, vengono apportate modifiche.
Questo è il fulcro del nuovo approccio: ogni cambiamento deve avviare un processo di adattamento per il piano.
Ciò significa essere agili nei confronti dei cambiamenti.
Le variabili di progetto e la loro importanza nel Planning Performance Domain
Ogni progetto ha le sue caratteristiche e le sue esigenze; di conseguenza esistono alcune variabili che possono influenzare quando e in che misura pianificare il progetto.
Le più comuni sono le seguenti:
- Approccio allo sviluppo: questo elemento può influenzare come, quanto e quando viene condotta la pianificazione. Ad esempio, quando gran parte della pianificazione viene eseguita in anticipo. Spesso durante il ciclo di vita del progetto, i piani iniziali vengono progressivamente elaborati con maggiori dettagli, ma c’è poco cambiamento rispetto all’originale.
- Risultati del progetto: spesso l’output di progetto necessita una pianificazione specifica. I progetti di costruzione sono un ottimo esempio in questo caso. Al contrario, nel caso di sviluppo di prodotti di alta tecnologia si può utilizzare un tipo di pianificazione continua e adattiva per consentire l’evoluzione e i cambiamenti basati sui progressi tecnologici.
- Requisiti organizzativi: governance organizzativa, procedure, processi, cultura aziendale possono richiedere ai project manager di seguire determinati tipi di pianificazione.
- Condizioni di mercato: i progetti possono svolgersi in un ambiente estremamente competitivo. In tale situazione, la progettazione potrebbe essere ridotta al minimo poiché l’enfasi è sulla velocità di mercato.
- Restrizioni legali o regolamentari: per legge possono essere richiesti specifici documenti prima di concedere un’autorizzazione o un’approvazione per iniziare i lavori.
Altre variabili nella pianificazione di un progetto
– Delivery: ciò che il progetto deve produrre. La pianificazione inizia con la comprensione del business case, dei requisiti degli stakeholder e dell’ambito del progetto e del prodotto.
– Stime: cioè la stima dell’impegno del lavoro richiesto, della durata, dei costi e delle risorse.
– Schedules: un modello per l’esecuzione delle attività di progetto.
– Budget: che si evolve a partire dalle stime concordate in “estimating”.
– Project Team: la sua composizione e la sua struttura. Questo inizia con l’identificazione delle skills necessarie per portare a termine il lavoro.
– Comunicazione: potrebbero esserci diversi livelli di informazioni –interne, esterne, sensibili, pubbliche –. Queste differenti categorie forniscono il fondamento per stabilire i processi di comunicazione e il piano di progetto.
– Risorse fisiche: cioè qualsiasi risorsa che non sia una persona. Fra questi: materiali, macchinari, software, licenze, ecc.
– Procurement: o approvvigionamento, soprattutto in caso di necessità di contrattare consulenti o fornitori esterni.
– Cambiamenti: ci saranno sempre cambiamenti più o meno importanti in qualsiasi progetto. Per questo motivo, i team di progetto dovrebbero essere sempre pronti ad adattare i piani in qualsiasi momento.
– Metriche: stabilire delle metriche permette di fissare delle soglie che indichino se le prestazioni lavorative sono quelle previste, in tendenza positiva o negativa o lontane dai risultati attesi.
– Alignment: ciò significa che la pianificazione deve rimanere in linea con gli impegni di consegna, i fondi stanziati, la disponibilità delle risorse e le esigenze degli stakeholder.
I risultati attesi per il Planning Performance Domain
Il PMBOK 7 conclude definendo sei risultati desiderati del Planning Performance Domain.
Questi dovrebbero dimostrare che il team di progetto ha eseguito il lavoro in modo efficace:
- Il progetto procede in maniera organizzata e coordinata: le metriche di pianificazione ne permettono il controllo.
- Esiste un approccio olistico per fornire i risultati del progetto: tutti gli aspetti del piano sono adeguatamente coordinati per evitare lacune, sovrapposizioni, duplicazioni o disallineamenti.
- Le informazioni in evoluzione vengono elaborate per raggiungere gli obiettivi stabiliti.
- Il tempo dedicato alla pianificazione è appropriato alla situazione.
- Le informazioni sono sufficienti per rispondere alle aspettative degli stakeholder: ciò significa che il piano di comunicazione con gli stakeholder ha funzionato.
- Esiste un processo di adattamento dei piani durante tutto il ciclo di vita del progetto basato su esigenze o condizioni emergenti e mutevoli.
Migliorare la pianificazione del progetto con Twproject
Twproject fornisce una solida soluzione per migliorare la pianificazione del progetto e ottenere i risultati desiderati nel Planning Performance Domain.
Numerose sono le funzionalità per aiutarti a definire la pianificazione del progetto:
- Gestione dell’ambito del progetto: Twproject ti consente di definire l’ambito del progetto creando una WBS (Work Breakdown Structure). La WBS è una scomposizione gerarchica del lavoro del progetto in compiti più piccoli e più gestibili.
- Gestione degli stakeholder: puoi identificare e gestire gli stakeholder del progetto. Identificando e gestendo le parti interessate, i project manager possono garantire che il progetto soddisfi le esigenze di tutte le parti interessate.
- Gestione della pianificazione del progetto: con Twproject puoi creare una pianificazione del progetto definendo le attività, le loro dipendenze e le loro durate stimate. La pianificazione del progetto è uno strumento fondamentale per garantire che il progetto sia completato in tempo.
- Budget del progetto: definendo i costi, le loro fonti e la loro allocazione.
- Risk management: identificando e gestendo i rischi, i project manager possono ridurre la probabilità e l’impatto dei rischi del progetto.
- Approvvigionamento di progetto: con Twproject puoi pianificare l’approvvigionamento di progetto definendo le esigenze, il processo e i contratti di approvvigionamento. Il piano di approvvigionamento del progetto è uno strumento fondamentale per garantire che il progetto ottenga le risorse necessarie.
In conclusione, il planning perfomance domain è essenziale per il successo di qualsiasi progetto. Con un’attenta pianificazione, i project manager possono aumentare le possibilità di consegnare il progetto in tempo, nel rispetto del budget e secondo gli standard di qualità richiesti.
