Organizzare e supportare il lavoro del team di progetto

Organizzare e supportare il lavoro del team di progetto va oltre il solo scopo di completare con successo un progetto rispettando il piano, il budget e le tempistiche di progetto prestabilite.

Il team di progetto deve essere un’unità funzionante di individui che condividono un obiettivo comune e l’unità di intenti è essenziale per il successo.

Tuttavia, una squadra unita non è una cosa scontata e senza una struttura organizzativa efficace e allineata, qualsiasi missione può rivelarsi un obiettivo non realistico.

Di fatto, l’individualità, le capacità e la creatività sono una componente chiave delle dinamiche di un team, ma mantenere queste qualità sotto controllo e andare avanti come una squadra è un compito arduo che un project manager deve sapere svolgere.

Ecco quindi 9 consigli per organizzare e supportare il lavoro del team di progetto.

Come organizzare e supportare il lavoro del team

Passiamo quindi a vedere punto per punto i 9 aspetti fondamentali per organizzare e supportare tutti gli uomini e le donne che compongono il nostro Team di progetto.

Come Organizzare e supportare il lavoro del team: Riunire il team

Quando il progetto inizia, la squadra può essere nuova ed i membri possono conoscersi più o meno bene.

Un project manager, specialmente con collaboratori alle prime armi, può aiutare il gruppo con attività di team building che aiuteranno a transitare nella fase di “normalizzazione”, in cui le persone iniziano effettivamente a considerarsi come effettivi membri di una squadra.

Comunicare e condividere regolarmente le informazioni

Il project manager deve usare le sue capacità di leadership e motivazione per ispirare il team e portare tutti non solo sulla stessa barca, ma anche a remare nella stessa direzione.

Fare riunioni regolari (e non solo il kick off meeting), pianificare le cose insieme, organizzare alcune sessioni di brainstorming… possono essere tutti modi per supportare il lavoro del team di progetto.

In breve, si tratta di mantenere il team coinvolto nel processo decisionale e tenerlo informato per tutto il tempo.

Un project manager di successo non si limita solamente ad assegnare e delegare compiti, ma si sforza di spiegare qual è l’obiettivo finale di un progetto e in che modo le varie attività contribuiscono a raggiungere la meta.

Pianificare le attività

Dopo aver lavorato con il team per stabilire le priorità delle attività, arriva il momento di creare un piano organizzato.

In altre parole, si tratta di identificare quali compiti sono nelle mani di chi e valutare un lasso di tempo entro il quale devono essere eseguiti per raggiungere l’obiettivo principale in modo tempestivo.

Un project manager dovrebbe avere una chiara comprensione dei punti di forza e di debolezza di ogni membro del gruppo.

Sapere questo consentirà di delegare e pianificare le attività in modo efficace.

Verificare regolarmente la disponibilità delle risorse e la competenza richiesta

Una volta assegnate e pianificate le attività come da punto precedente, il lavoro non finisce qui; è infatti necessario assicurarsi continuamente della disponibilità delle risorse e delle loro competenze.

Per organizzare efficacemente il team, bisogna prestare attenzione alle capacità e alla creatività personale di ogni singolo membro del team e, soprattutto, non sovraccaricare nessuno.

Per assicurarsi che il processo funzioni, è necessario controllare regolarmente con tutte le persone coinvolte per valutare il ritmo e qualsiasi problema imprevisto che potrebbe ostacolare il raggiungimento dell’obiettivo.

Garantire una formazione adeguata

L’ultima cosa che un project manager vuole scoprire a metà del processo è che alcuni membri del team non sono in grado di completare le loro responsabilità perché non sanno come farlo.

Oltre ad effettuare un’analisi delle esigenze di formazione del team e organizzare corsi in base alle necessità, è importante fornire un tutoraggio continuo e una guida ai meno esperti per aiutarli a diventare rapidamente collaboratori produttivi.

Fornire feedback costruttivi

Fornire feedback costruttivi ai membri del team è uno dei modi migliori per aiutarli a crescere professionalmente e personalmente.

Si possono organizzare regolarmente dei meeting di “check-in” in cui valutare la situazione e in cui il project manager ha la possibilità di fornire consigli e feedback su come ritiene che i membri del team stiano progredendo e possano crescere ulteriormente.

Fornire premi e apprezzamenti

Spesso ci si concentra solamente nel fornire feedback positivo, mentre si dimentica quanto sia importante per il morale e la motivazione della squadra ricevere riconoscimenti positivi, ricompense o apprezzamenti per il buon lavoro svolto.

I premi non necessariamente devono essere in denaro, ma anche un ringraziamento ufficiale di fronte agli altri membri del team, o addirittura dell’intera organizzazione, può dare quella carica in più.

In questi casi è importante tenere conto la personalità dell’individuo: alcune persone possono prediligere apprezzamenti in privato, mentre altre si sentono più valorizzate se apertamente ringraziate davanti a tutti.

Essere flessibili

Un progetto può essere soggetto a più revisioni e, a loro volta, anche le attività possono subire dei cambiamenti.

È necessario quindi che il project manager aiuti il team ad essere abbastanza flessibile da apportare modifiche dell’ultimo minuto pur rispettando la scadenza del progetto.

Perché tutto funzioni, la comunicazione è chiave.

Organizzare e supportare il team con un buon software di project management

L’utilizzo di un buon software di gestione dei progetti può aiutare enormemente ad organizzare non solo il lavoro del project manager, ma anche quello del team di progetto in generale.

In un solo luogo, il software appunto, saranno raggruppate tutte le informazioni e le documentazioni del progetto e sarà possibile vedere il punto della situazione e lo status di progetto in ogni momento. In questo senso un buon Gantt nel software sarà indispensabile.

Inoltre, a seconda della funzionalità del software, questo può inviare notifiche di scadenze importanti, fungere da chat interna ed essere il punto di riferimento per ogni attività.

 

Seguendo questi semplici suggerimenti, organizzare e supportare il lavoro di un team di progetto dovrebbe risultare molto più semplice.

In questo modo, i project manager possono sviluppare responsabilità, fiducia e un approccio meno gerarchico.

Ed ecco l’ultimo consiglio: come responsabile di progetto è importante imparare a fidarsi della squadra finché non si avrà motivo di credere il contrario.