Il team di sviluppo nei progetti gioca un ruolo chiave nel condurre al successo. Come è facile immaginare, è un elemento essenziale nella gestione del progetto.
INDICE DEI CONTENUTI
- Ma che cos’è il team di sviluppo nei progetti?
- I ruoli del team di sviluppo del progetto
- Membri del team di sviluppo del progetto
- Sponsor del progetto
- Le 5 fasi del modello Tuckman per trasformare il Team di progetto
- 1. Forming – fase di formazione
- 2. Storming – fase del conflitto
- 3. Norming – fase della coesione
- 4. Performing – fase della prestazione
- 5. Adjourning – fase della sospensione
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Il motto ideale del team di sviluppo del progetto potrebbe essere “Tutti per uno, uno per tutti!” e in questo articolo proviamo a spiegarne il perché.
Ma che cos’è il team di sviluppo nei progetti?
Ma partiamo dall’inizio. Il Team di sviluppo comprende il project manager e il gruppo di persone che lavorano insieme su un progetto per raggiungere i suoi obiettivi.
È composto, in sostanza:
- dal project manager;
- dallo staff di project management;
- da altri membri del team che, anche se non direttamente coinvolti nella gestione, svolgono comunque delle attività legate al progetto.
Si tratta in sostanza di un team composto da persone con una conoscenza precisa della materia o con le competenze necessarie per svolgere il lavoro del progetto.
I ruoli del team di sviluppo del progetto
Il team di sviluppo nei progetti include i seguenti ruoli:
Project manager o responsabile di progetto:
Il project manager gioca la parte principale del progetto ed è responsabile del suo successo e della sua qualità.
Il suo compito è assicurarsi che il ciclo di vita del progetto proceda e si completi entro il periodo di tempo specificato e il budget di progetto approvato e allo stesso tempo raggiunga i suoi obiettivi.
A un project manager sono affidati vari compiti e responsabilità come:
- Sviluppo di un piano di progetto
- Gestione dei risultati finali secondo il piano di progetto
- Guida e gestione del team di progetto
- Decisione della metodologia di lavoro nel progetto
- Stabilire una pianificazione del progetto e determinare ogni fase
- Assegnazione di attività ai membri del team di progetto
- Fornire aggiornamenti regolari alla dirigenza superiore
Membri del team di sviluppo del progetto
I membri del team di progetto sono principalmente le persone che fanno parte della squadra e lavorano alle varie fasi del progetto.
Possono essere personale interno o consulenti esterni e possono lavorare a tempo pieno o part-time; inoltre, i loro ruoli possono variare in base a ciascun progetto.
I compiti dei membri del team di progetto possono essere riassunti come segue:
- Contribuire agli obiettivi generali del progetto
- Fornire esperienza e conoscenza
- Collaborare per determinare e soddisfare le esigenze aziendali
- Documentare il processo
Sponsor del progetto
Lo sponsor del progetto è il driver e il sostenitore interno del progetto.
In genere si tratta di membri dell’alta dirigenza, coloro che hanno un interesse nel risultato positivo del progetto.
Gli sponsor del progetto lavorano a stretto contatto con il project manager, legittimano gli obiettivi del progetto e partecipano alla pianificazione di alto livello.
Inoltre, spesso aiutano a risolvere i conflitti e rimuovere gli ostacoli che si verificano durante il ciclo di vita del progetto e firmano le approvazioni necessarie per avanzare in ciascuna fase.
I doveri dello sponsor del progetto sono i seguenti:
- Prendere le decisioni aziendali chiave per il progetto
- Approvare il budget del progetto
- Garantire la disponibilità delle risorse
- Comunicare gli obiettivi del progetto a tutta l’organizzazione
Le 5 fasi del modello Tuckman per trasformare il Team di progetto
Un team di sviluppo nei progetti è composto da individui con caratteristiche e conoscenze uniche.
La squadra è così: caratteri diversi, esperienze maturate in situazioni e contesti diversi, conoscenze diverse e, in certi casi, lingua, cultura e luogo di lavoro completamente differenti.
Detto questo, diventa chiaro che avere a propria disposizione dei professionisti non significa automaticamente avere un team.
Ecco quindi che, per tramutare un gruppo di persone casuale in un team consolidato, si deve passare attraverso cinque fasi cosiddette “le cinque fasi del modello Tuckman”.
1. Forming – fase di formazione
In questa prima fase, i membri del team di progetto si incontrano per la prima volta.
Questo è come un periodo di orientamento in cui si conoscono le informazioni relative al progetto, gli obiettivi, i ruoli e le responsabilità.
Durante questa fase, le persone cercano leadership e autorità.
Un errore in questa fase può portare problemi che difficilmente si potranno risolvere in futuro.
2. Storming – fase del conflitto
La fase del conflitto è quella probabilmente più difficile e critica da attraversare.
Questo è un periodo segnato, appunto, dal conflitto e dalla competizione quando iniziano ad emergere personalità individuali e divergenze su cosa deve essere fatto e come.
In caso di conflitti, il project manager deve intervenire immediatamente per evitare il formarsi di sotto-gruppi che potrebbero portare ad un clima distruttivo.
Per superare questa fase, i componenti del team, con l’aiuto del project manager, devono lavorare per:
- superare le barriere,
- accettare le differenze individuali,
- lavorare attraverso idee contrastanti.
3. Norming – fase della coesione
Se le squadre superano la fase di conflitto con successo, quello che emerge è un certo grado di unità e si entra quindi nella fase della coesione.
Qui, i membri del team non sono più concentrati sugli obiettivi individuali, ma cercano un modo per lavorare insieme.
Le prestazioni del team aumentano man mano che le persone imparano a collaborare e iniziano a concentrarsi sugli obiettivi del team.
Tuttavia, l’armonia è precaria e se riaffiorano disaccordi, la squadra potrebbe ricadere nella fase di conflitto.
4. Performing – fase della prestazione
In questa fase si raggiungono consenso e collaborazione e il team è maturo e organizzato.
Non tutte le squadre riescono a raggiungere questo livello; molti team si fermano infatti alla fase precedente.
Un team nella fase di performing è una squadra in grado di performare in modo autonomo e senza constante supervisione.
Inoltre, problemi e conflitti possono sicuramente emergere, ma sono risolti internamente dato che il team è concentrato al raggiungimento degli obiettivi.
5. Adjourning – fase della sospensione
Questa fase si raggiunge quando il processo si avvicina alla conclusione e la maggior parte degli obiettivi della squadra sono stati raggiunti.
L’attenzione si concentra sul completamento delle attività finali e sulla documentazione dell’impegno e dei risultati.
Si tratta di una fase delicata in cui il project manager deve assicurarsi di mantenere alta la concentrazione del team, solamente una volta terminato il progetto si potrà passare ai festeggiamenti.
In seguito, i membri del team possono essere assegnati a nuovi progetti.
Per concludere, avere un team di sviluppo nei progetti forte non significa solo raggruppare degli individui con il giusto mix di competenze professionali.
La chiave è creare un team efficace e produttivo in grado di comunicare, cooperare e innovare in un’atmosfera di fiducia e rispetto reciproci.
