Gantt di progetto: perché e quando utilizzarlo

Gantt di progetto: vantaggio o svantaggio produttivo?

Il Gantt di progetto, con i suoi diagrammi, è l’arma indispensabile del Project Manager. Non solo, può anche tornare estremamente utile ed efficace per chiunque voglia organizzare le proprie attività in maniera strutturata.

INDICE DEI CONTENUTI

Questo strumento di pianificazione, è apparso all’inizio del XX secolo e da allora è stato ampiamente utilizzato per la pianificazione di progetti.

La ragione principale del successo del Gantt di progetto è la sua semplicità ed il focus sulla veloce visualizzazione delle attività.

I diagrammi di Gantt sono, inoltre, sono un ottimo metodo per pianificare il progetto  in modo temporale. Grazie ai diagrammi si possono anche definire ruoli, responsabilità ed uso efficace delle risorse .

Essi, infatti, hanno una visione immediata di come si sviluppa e struttura il progetto e fungono da linea guida fino al termine.

Che cos’è un diagramma di Gantt?

Il diagramma di Gantt è chiamato anche diagramma a barre schedulato. È uno strumento che serve a pianificare un insieme di attività che, generalmente, fanno parte di un unico progetto più complesso.

Sull’asse orizzontale si trova l’arco temporale, la cui unità di misura dipende dal calendario del progetto – giorni, settimane, mesi, ecc.. Sull’asse verticale, invece, troviamo l’elenco delle varie attività.

Ogni compito è rappresentato da una barra colorata che va dalla data di inizio a quella di fine attività .

Una volta inserite tutte le attività nel Gantt, si ha uno schema visivo di come è strutturato il progetto. Si potranno vedere immediatamente quali compiti vengono prima, quali si accavallano e quali avvengono successivamente.

Le risorse che svolgono ogni singola attività sono facilmente individuabili.

Con una struttura grafica così costruita è semplice capire. Sin dalla prima occhiata si nota se i processi si stanno svolgendo nei tempi previsti e se l’andamento del progetto è in linea con la deadline schedulata .

Molti software hanno, nel Gantt , il loro punto dolente in quanto il Gantt è poco efficace o addirittura inesistente.

Solo alcuni software, tra cui anche Twproject, hanno un Gantt di progetto semplice da leggere. Non solo… permette anche di entrare ancor più nello specifico, indicando per esempio:

• chi è la risorsa assegnata ad una determinata attività;
• se vi lavora a tempo pieno o part-time;
• quanto lavoro è stato svolto e rimane da fare;
• il costo associato ad ogni attività.

Quali sono i vantaggi del diagramma di Gantt?

Come Azienda siamo convinti che il diagramma di Gantt , se ben strutturato e gestito, può apportare diversi benefici alla gestione di un progetto .

Ecco un elenco di vantaggi che inevitabilmente questo sistema presenta.

I Vantaggi del Gantt: Visualizzazione

Il Gantt  permette di visualizzare il flusso di lavoro e la struttura del progetto .

Nel momento in cui inseriamo i vari task, analizzando lo schema possiamo renderci subito conto di eventuali incongruenze.

Lo schema lineare permette di capire in anticipo se siamo di fronte a potenziali problemi organizzativi o tecnici. In sostanza il Gantt ci permette di giocare d’anticipo.

Grazie a questo strumento sarà possibile anche individuare tutte quelle attività che si trovano sul percorso critico. Ci accorgeremo quindi di quali sono quelle che incidono sui dati di fine del progetto. Riconoscere, tra tutte le attività, quelle fondamentali, ti consentirà di monitorare maggiormente e con più cautela.

La distribuzione delle attività permette di individuare i traguardi intermedi. Si può capire se il progetto è in linea con le tempistiche oppure no.

 I Vantaggi del Gantt: Flessibilità

Come già citato, un pregio del diagramma di Gantt è quello di mostrare chiaramente la data di inizio e di fine di una determinata attività.

Le tempistiche di ogni compito verranno impostate dopo un confronto diretto con i responsabili di ogni settore, in modo da ottenere un valore realistico.

Per questo motivo, il diagramma di Gantt è utile anche per l’analisi di fattibilità di un progetto.

Una volta impostata l’intera struttura del progetto , non ha senso correre per completare la definizione stabilita prima della data prefissata (a meno che non ci sia davvero un valido motivo). Correre inutilmente potrebbe riflettersi nella mancanza di completezza e/o di precisione.

Essersi accordati su una determinata data con i diretti responsabili, significa che quello è il tempo necessario per svolgere il lavoro. Il lavoro va svolto in maniera corretta e completa e accelerare potrebbe essere controproducente. Inoltre, se esistono delle dipendenze tra le attività, concluderne prima una non significa necessariamente che chi segue sia già pronto a iniziare.

Ricorda sempre che forzare i tempi inciderà quasi certamente sulla qualità del lavoro.

I Vantaggi del Gantt: Efficienza

Questi diagrammi sono utilizzati per un uso intelligente ed efficace delle risorse. Diventa davvero difficoltoso per le risorse essere affidabili quando sono alle prese con troppi processi e si trovano sommerse di lavoro.

Tutti i conflitti e i problemi che seguono il sovraccarico di compiti, possono portare ad un blocco definitivo dell’intero progetto e quindi, inevitabilmente, al suo insuccesso.

L’utilizzo di diagrammi di Gantt come strumento di pianificazione del progetto consente di avere una panoramica della timeline del progetto. Ciò permetterà di poter vedere facilmente dove e quando viene utilizzata una risorsa.

In questo modo è possibile allocare le risorse in modo tale da non rallentare o bloccare le attività creando colli di bottiglia. Una volta che un processo è finito, è possibile trasferire la risorsa ad un’altra attività.

I Vantaggi del Gantt: Motivazione

I Gantt sono ottimi per il morale!

Probabilmente tutti noi abbiamo avuto quelle giornate dove ci siamo sentiti completamente persi e sommersi dal lavoro. A chi non è capitato di venire sopraffatto dai progetti e di non riuscire più a vedere la direzione in cui si stava andando?

Ecco il caso in cui il diagramma di Gantt può essere un valido aiuto psicologico.

Guardando il diagramma infatti, è possibile vedere immediatamente come si stanno svolgendo le attività e come ogni processo proceda verso il completamento dell’intero progetto.

Si tratta di un metodo efficace per sollevare il morale e motivare la squadra. Inoltre, vedere il raggiungimento di un traguardo, per quanto piccolo possa essere, è pur sempre una gratificazione.

Permette di concentrarsi, step by step, sui diversi blocchi di attività senza sentirsi spaesati da un progetto che può essere lungo e complesso.

I Vantaggi del Gantt: Comunicazione

I diagrammi di Gantt non sono solo un utile strumento per pianificare il progetto.

I componenti del team possono utilizzare i diagrammi per visualizzare:

• dove si trovano all’interno del progetto;
• di cosa necessitano per completare determinate attività;
• gli input di cui hanno bisogno.

Il diagramma del progetto mostra esattamente chi bisogna contattare e con chi deve collaborare durante ogni fase. Ciò rende i componenti del Team di progetto in grado di comunicare meglio non solo tra loro, ma anche con il Project Manager.

Grazie al Gantt di progetto , quindi è anche possibile contribuire a migliorare la coesione, la comunicazione e la comprensione del e nel team.

Gli aspetti (svantaggi) del diagramma di Gantt da tenere sotto controllo!

Come per qualsiasi strumento altamente performante, anche per il Diagramma di Gantt, esistono alcuni aspetti da monitorare. Sono aspetti che, se non correttamente gestiti, possono tradursi in veri e propri svantaggi.

Elenchiamo brevemente gli aspetti a cui prestare attenzione, affinchè ognuno possa fare le sue valutazioni:

• Può diventare straordinariamente complesso. Ad eccezione dei progetti più semplici, un diagramma di Gantt presenterà un gran numero di attività e risorse impiegate per completare il progetto . Esistono software appositi in grado di gestire tutta questa complessità. Tuttavia, quando il progetto arriva a questo livello, deve essere gestito da un piccolo numero di persone, o spesso da uno solo, in grado di gestire tutti i dettagli. Le grandi aziende impiegano spesso uno o più Project Manager preparati. Nelle aziende non abituate a questo tipo di gestione, ciò può non funzionare come dovrebbe.
• La dimensione della barra non indica la quantità di lavoro. Ogni barra sul grafico indica il periodo di tempo in cui una determinata attività sarà completata. Tuttavia, osservando la barra, non è possibile stabilire quale livello di risorse è necessario per concludere tali compiti. Per esempio, una barra breve potrebbe richiedere 500 ore mentre una barra più lunga potrebbe richiedere solo 20 ore di lavoro. La lunghezza di una barra indica infatti la tempistica di una determinata attività e non la sua complessità in termini di ore di lavoro.
• Deve essere costantemente aggiornato. Iniziato il progetto, le cose potrebbero cambiare. Se si utilizza un diagramma di Gantt, bisogna avere la possibilità di modificare il grafico facilmente e frequentemente.
• Difficile da vedere su un singolo foglio di carta. I software che consentono di gestire questi grafici sono per i più adatti allo schermo di un computer e non sono pensati per essere stampati. Diventa quindi difficile mostrare i dettagli del piano a un pubblico ampio. È sicuramente possibile stampare il grafico, ma questo normalmente comporta un lavoro di “taglia e incolla” dei singoli pezzi, piuttosto dispendioso in termini di tempo. Molto più semplice videoproiettarlo in una riunione.

Il Gantt: conclusioni

Concludendo, nel contesto del project management è fondamentale avere una chiara visione dell’inizio delle attività e di come queste si sviluppano man mano che il progetto procede. 

Abbiamo visto come utilizzare un diagramma di Gantt aiuta i membri del team a visualizzare non solo quando iniziano e finiscono le singole attività, ma anche come queste si intersecano e influenzano il risultato finale del progetto. 

Tutto sommato, il più grande vantaggio dei Gantt di progetto è la pura semplicità e una chiara panoramica delle attività e della loro durata.

Ciò lo rende ideale per i progetti in cui è necessario un accesso facilitato a tutte le informazioni pertinenti e che queste siano facilmente comprensibili a tutti coloro che partecipano al progetto.

Per questo abbiamo pensato ad una evoluzione del Gantt di Twproject.

Abbiamo, infatti, costruito uno strumento in grado di modellare situazioni in tempo reale ed essere modificato facilmente nel tempo.

Il focus di Twproject è quello di catturare il lavoro svolto in tempo reale, per guidare il Project Manager durante l’intero sviluppo del progetto.

L’esperienza dei nostri clienti in tale direzione ci conforta fornendoci anche guida nello sviluppo futuro.

Adesso tocca a te. Crea il tuo progetto con Twproject, provalo gratuitamente per 15 giorni!