Executive summary: cos’è e a cosa serve nel project management

scrivere un executive summary

L’executive summary, cos’è? E’ una domanda che ogni buon project manager dovrebbe porsi.

Secondo Time Magazine, il 55% delle persone legge un contenuto solo per 15 secondi e questo vale anche nel caso della gestione dei progetti.

Il livello di attenzione è ai minimi storici, incluso quelli dei potenziali investitori e degli stakeholder di progetto.

Chi vuole catturare e mantenere l’interesse, deve quindi creare un riepilogo esecutivo accattivante che possa mantenere efficacemente l’attenzione di qualcuno.

In questo articolo vedremo quindi cos’è l’Executive summary e a cosa serve nel project management.

Che cos’è un Executive Summary?

L’Executive Summary condensa i punti principali di un documento più ampio, solitamente una proposta o un business plan.

La buona notizia è che si tratta di un testo breve e che, come dice il nome, funge da riassunto per un report più lungo.

La notizia meno felice è che si tratta di un documento critico che può essere difficile da scrivere considerati i suoi diversi scopi importanti.

Da un lato, un Executive Summary viene utilizzato per delineare ogni sezione di un piano aziendale, di una proposta di investimento o di una proposta di progetto.

D’altra parte, viene utilizzato per presentare un’attività o progetto a investitori e altri stakeholder, quindi deve essere persuasivo per suscitare il loro interesse.

La pressione di scrivere un Executive Summary deriva dal fatto che tutti vi presteranno attenzione perché viene considerato un documento accessibile in cui trovare tutte le informazioni indispensabili.

Nello specifico, esso contiene una breve dichiarazione che affronta il problema o la proposta dettagliata nei documenti allegati seguita da informazioni di base, un’analisi sintetica e una conclusione.

Un sommario esecutivo è progettato per aiutare i dirigenti e gli investitori a decidere se portare avanti una proposta o meno.

Come scrivere un Executive Summary

Ciò che si include in un riepilogo esecutivo varia a seconda del contenuto che questo andrà a coprire.

Ad esempio, un piano di avvio può contenere una descrizione del prodotto o servizio, proiezioni finanziarie, metriche aziendali chiave come la crescita dei ricavi e la richiesta di finanziamento.

Quindi prima di iniziare a redigere questo documento è importante valutare bene il tipo di informazioni che il pubblico di destinazione sarebbe interessato a conoscere.

scrivere l'executive summary

Ecco le componenti chiave da includere quando si scrive un Executive Summary:

1. Introduzione che attiri l’attenzione

È fondamentale catturare l’attenzione del pubblico fin da subito con una frase ad effetto.

Questo avviene parlando di loro e del problema che stanno cercando di affrontare.

Il suggerimento è di essere concisi e diretti, di costruire un caso solido e di farlo in maniera accattivante.

2. Definire il problema

Indicare chiaramente il problema o l’obiettivo a cui mira la proposta.

Questo passaggio non solo deve mostrare perché è un problema, ma anche perché questo ha bisogno di una soluzione.

In questo modo si vuole assicurare gli stakeholder di aver compreso appieno la situazione.

3. Descrivere la soluzione e il risultato atteso

Spiegare brevemente la soluzione che si sta proponendo toccando i vantaggi e i benefici che questa porterà.

Fra questi possiamo contare ad esempio:

  • Guadagni: migliori numeri di vendita, maggiori risparmi sui costi, fidelizzazione dei clienti, ecc.
  • Tempo: più tempo per altre iniziative a valore aggiunto e che creano vantaggio competitivo.
  • Autorità: migliore riconoscimento del marchio, leadership nel settore.
  • Efficienza: processi più semplici e snelli.

4. Delineare i rischi

Per presentare una proposta è importante pensare ad ogni dettaglio, inclusi i potenziali rischi.

Qui vengono elencate le potenziali sfide e mostrato come si intende evitarle o superarle.

Questo piccolo dettaglio farà sembrare il progetto più sicuro da approvare.

5. Fornire prove reali

Tutto ciò che si include in un Executive Summary deve essere corredato da dati verificati e giustificati.

Il più delle volte non si avrà sufficiente spazio in questo documento per fornire ogni prova necessaria.

Tuttavia, in tali casi, la buona prassi è indicare esplicitamente a quale sezione del business plan si può fare riferimento per verificare le affermazioni.

In questo passaggio non bisogna mai mentire; ogni dato e numero deve essere accurato e ben documentato.

Soprattutto in questo caso, un buon software di project management può aiutare a tenere traccia e recuperare più facilmente le metriche chiave di gestione dei progetti.

6. Concludere con un invito all’azione

L’obiettivo di un Executive Summary è di “vendere” più che descrivere.

Con vendere non si intende solo la vendita diretta di prodotti e servizi, ma anche la vendita di una nuova idea o di un nuovo progetto che deve essere avviato.

In questo passaggio bisogna spiegare perché gli stakeholder dovrebbero essere d’accordo con ciò che viene presentato.

7. Controllare i dettagli

Una volta scritto l’Executive Summary, prima di inviarlo agli stakeholder, è importante controllare quanto segue:

  • Lunghezza: un sommario esecutivo dovrebbe essere breve, di solito lungo solo una o poche pagine. Se il lettore ha domande, può consultare i dettagli nel report completo. Come regola generale, la lunghezza dell’Executive Summary dovrebbe essere compresa tra il 5 e il 10% del documento ufficiale.
  • Linguaggio: evitare il gergo ed utilizzare una lingua che il pubblico di destinazione sicuramente può comprendere. Scrivere per esperti medici sarà molto diverso dallo scrivere per persone in finanza.
  • Evitare l’ambiguità: sebbene il sommario esecutivo sia breve, questo deve essere in grado di spiegare i vari elementi chiave in modo molto chiaro. Alcuni concetti potrebbero essere difficili da riassumere in solo due o tre frasi. Se si ritiene che un’affermazione possa creare più dubbi che risposte, è meglio non includerla affatto.
  • Contenuto: discutere i punti principali nello stesso ordine in cui appaiono nel documento completo. Astenersi dall’introdurre informazioni non presenti nel report.
  • Formato: controllare se esistono linee guida riguardanti la formattazione da seguire. In caso contrario, l’Executive Summary può essere strutturato liberamente, ma in modo facile da consultare. Se necessario è possibile anche includere immagini o infografiche per migliorare la comprensione.

Per concludere, un Executive Summary ben scritto permette di evidenziare tutti i punti salienti di una proposta e di invogliare il pubblico di destinazione ad agire.

Resta al passo coi tempi.

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