L’accountability è importante per un project manager, in quanto seguire un progetto senza alcuna forma di responsabilità è come lavorare senza una rete di sicurezza.
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Sì, è possibile portare a termine le cose, ma queste possono diventare disastrose se qualcosa o qualcuno è in errore e nessuno sa o può dimostrare chi è responsabile di cosa e la coesione della squadra cade a pezzi.
Senza accountability, non è possibile per un project manager guidare un progetto o far parte di un team perché il fallimento è praticamente assicurato.
Ma cosa significa accountability?
Questo termine non ha una precisa traduzione in italiano, ma indirizza un problema estremamente importante del project management.
Accountability viene spesso tradotto con il termine “responsabilità”, ma il significato è decisamente diverso: l’accountability è la capacità di rendere conto, di essere responsabili di un risultato, mentre la responsabilità riguarda la capacità di svolgere e portare a termine un determinato lavoro.
Un’attività può avere diversi responsabili che la eseguono, ma, idealmente, una persona accountable che risponde del risultato del lavoro svolto.
Il concetto di accountability consiste quindi di:
- Assegnare la responsabilità.
- Assicurarsi che ci sia una condivisione riguardo alle aspettative: cosa deve essere consegnato, quanto tempo ci vorrà e quanto costerà per fornire un risultato di qualità.
- Comunicare in merito allo stato di avanzamento e di completamento.
- Essere aperti su problemi e rischi.
- Dare e ricevere feedback.
- Accettare la colpa o la fama associata al risultato.
Eppure, pur essendo il concetto di accountability chiaro e semplice, questo non è così facile da ottenere come potrebbe sembrare.
Spesso, i membri di un team di progetto riferiscono a un leader organizzativo diverso e quindi l’autorità diretta può essere inesistente.
Inoltre, spesso, le attività del progetto sono considerate la seconda priorità rispetto alle responsabilità quotidiane.
Quindi, come è possibile garantire l’accountability nella gestione di un progetto?
Alcune strategie per il successo includono:
- Definire le aspettative.
- Filosofia di accountability.
- Evidenziare l’interconnessione dei compiti.
- Follow-up sugli elementi di azione.
Vediamo questi punti più nel dettaglio.
Definire le aspettative
È un errore molto comune presumere che le aspettative e gli obiettivi del progetto siano chiari quando in realtà sono vaghi.
Spesso c’è incertezza nelle aspettative del progetto, il che porta i project manager a entrare in conflitto con le priorità.
La mancanza di documenti ben scritti e chiaramente dichiarati su compiti e responsabilità è il problema principale che causa situazioni in cui il manager insieme al team non riesca a prendere le decisioni giuste e perda la concentrazione sul progetto.
Ecco alcune domande chiave da porsi in questo caso:
- Se si verifica una mini-crisi, come ad esempio una potenziale spedizione in ritardo o un problema con un macchinario, il progetto perderà il focus?
- Se il manager diretto di un membro del team ha bisogno di un rapporto o di un’azione completata, il progetto perderà il focus?
- Se il progetto entra in conflitto con le priorità del dipartimento, il progetto perderà il focus?
La maggior parte delle volte, questi problemi fanno ritardare, o addirittura fallire, i progetti.
Un project manager dovrebbe riflettere sui potenziali conflitti al progetto, determinare le priorità e comunicare chiaramente in anticipo.
In questi casi, non solo i progetti hanno successo, ma in genere vengono soddisfatte anche le altre esigenze.
Filosofia di accountability
Un’azione importante che cade nelle mani del management è quella di promuovere un ambiente di accountability tra i membri del team e fra gli stakeholder di progetto in generale.
È necessario che il project manager si assicuri di cosa significa accountability individuale e di squadra, non solo per se stesso ma anche per tutti i membri del team.
Ciò significa adottare una filosofia secondo cui il successo dipende da qualcosa di più che dal semplice rispetto delle scadenze e dall’esecuzione delle attività.
A proposito delle scadenze, un buon gantt in un software di project management, diventa indispensabile.
Project manager, membri del team e stakeholder devono sentire un obbligo personale per raggiungere gli obiettivi e devono offrire il massimo livello di qualità e impegnarsi ad essere personalmente responsabili del successo del progetto.
Evidenziare l’interconnessione dei compiti
I progetti includono quasi sempre attività interdipendenti e alcune cose devono accadere in sequenza affinché il progetto abbia successo.
Poiché un project manager espone i dettagli di un progetto al team, il project manager dovrebbe essere intenzionale nell’evidenziare come le attività si intersecano.
Con il project manager che mostra ai membri del team come le attività si relazionano tra loro e come ogni persona deve fare un buon lavoro a beneficio degli altri membri del team, il project manager incentiva tutti a ritenersi accountable l’un l’altro.
Follow-up sugli elementi di azione
Quando i membri del team prendono impegni, l’intero team deve poter contare sul completamento dell’attività.
Man mano che le attività vengono assegnate, il project manager dovrebbe garantire che i membri del team mantengano la parola data.
Una volta che il primo step, la filosofia di accountability, ha stabilito un’atmosfera di responsabilità, non è necessario che il project manager rimproveri qualcuno che non lo segue. Le dinamiche di gruppo si prenderanno cura della situazione.
Di tanto in tanto, il project manager potrebbe aver bisogno di porre domande approfondite sul motivo per cui un impegno non è stato rispettato, ma di solito la persona accountable sarà disponibile ad esporsi in caso di errori e si impegnerà di nuovo per completare l’azione originale e possibilmente per espiare qualsiasi mancanza nella prestazione.
Responsabilità e accountability sono quindi fondamentali per il successo di un progetto ed una forte filosofia di accountability è il primo step per garantire la necessaria responsabilità ai progetti.
