Completare un progetto con successo

Completare con successo un progetto non è una passeggiata, neanche per i project manager più esperti.

La pianificazione, esecuzione e completamento, nonché l’aggregazione e attività separate da parte di team e individui in un insieme coeso sono solo alcuni aspetti di ciò che questo significa.

In questo articolo vogliamo dare 7 suggerimenti per riuscire a completare con successo un progetto.

Completare un progetto con successo: Definire chiaramente l’ambito del progetto

Sappiamo che un problema – o in questo caso, l’ambito del progetto – ben esposto è per metà risolto.

Non importa come, ma bisogna essere chiari sugli obiettivi del progetto, sul budget del progetto e sulla metodologia fin dall’inizio.

Troppo spesso succede ancora che entrando in un’organizzazione e chiedendo ad un project manager perché sta lavorando ad un determinato progetto, la risposta sia “Perché il tale mi ha detto di fare questo”.

La capacità di capire perché un progetto è fondamentale per l’organizzazione e come si inserisce nel piano strategico generale è una componente chiave del suo successo.

Essere in grado di mettere in relazione il successo del progetto con tutti gli obiettivi e le strategie organizzative è un modo semplice per aumentare la dedizione, il morale e il senso di importanza dei membri del team, ma anche del project manager stesso.

Completare un progetto con successo: Selezionare attentamente i membri del team

Una volta definito chiaramente l’ambito del progetto, diventa più facile identificare i talenti necessari per raggiungere l’obiettivo previsto.

Il project manager deve selezionare con cura le persone che formeranno la squadra, in modo da fidarsi nella delega di compiti e attività alle persone più adatte a ciascuna di esse. L’esperienza del Team di progetto è fondamentale.

Una corretta delega del compito può essere una dimostrazione di fiducia nelle capacità dei membri del tuo team, che a sua volta aumenta il morale e diventa determinante per ottenere i migliori risultati possibili del progetto; una sorta di effetto domino.

Completare un progetto con successo: Delineare gli obiettivi e mantenerli SMART

Per completare con successo un progetto, bisogna avere un’idea chiara di cosa aspettarsi per un output finale. Ciò consente di creare obiettivi a medio e breve termine e le relative milestones.

Dopo aver delegato le attività appropriate ai membri del team, il project manager può chiedere a ciascuno di loro di elencare le attività secondarie che serviranno come pietre miliari verso il loro obiettivo finale, quindi lasciare che stabiliscano le proprie scadenze per ciascuna pietra miliare.

Naturalmente, il project manager può e deve supportare i membri del team nell’organizazione del loro lavoro e nell’individuazione di obiettivi e milestones.

Queste scadenze, ovviamente, devono coincidere con gli obiettivi temporali complessivi del progetto.

Quanti livelli di dettaglio sono necessari nella struttura del lavoro dipenderà dalle dimensioni e dalla complessità del progetto.

Completare un progetto con successo: Gestire i dati

L’archiviazione dei dati sta diventando sempre più conveniente e più facilmente accessibile, soprattutto quando si utilizza un buon software di project management.

Tuttavia, con una più facile accessibilità, possono sorgere problemi di sicurezza.

Sebbene la maggior parte delle soluzioni di gestione dei dati abbiano a cuore la sicurezza dei dati, a volte le cose possono sfuggire di mano.

Per essere doppiamente sicuri, è imperativo gestire le autorizzazioni dei file, le proprietà dei documenti e monitorare le versioni dei dati su base coerente.

Completare un progetto con successo: Monitorare i progressi ogni giorno

Essere consapevoli delle scadenze del progetto, del team e delle singole attività è un must per portare avanti con successo un progetto.

L’invio di aggiornamenti regolari sullo stato tramite incontri faccia a faccia o virtuali o tramite uno strumento di comunicazione centrale, garantisce a tutti una visione d’insieme dei progressi del progetto e come il contributo di ogni individuo si inserisce nel tutto.

È consigliabile inoltre impostare avvisi per gli elementi che si stanno avvicinando alla data di completamento pianificata, nonché per quelli che sono in ritardo sulla pianificazione.

In questo caso un gantt come quello di Twproject torna molto utile.

Completare un progetto con successo: Mantenere tutti informati

Tenere tutte le parti interessate informate sui progressi durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Inoltre, è importante assicurarsi che tutti i membri del team siano consapevoli di ciò che fanno gli altri.

Soprattutto in caso di modifiche, è importante informare il team il prima possibile.

Molti team di progetto efficaci tengono brevi riunioni quotidiane; non è sufficiente inviare e-mail occasionali o attendere di comunicare quando si verifica un problema.

La comunicazione con il Team di progetto è fondamentale per il successo del progetto stesso e per mantenere il flusso di un progetto nella giusta direzione.

La comunicazione è ancora più importante nel caso di forza lavoro impegnata da remoto.

Completare un progetto con successo: Motivare il team

Quando si tratta di motivare il team, premiare i membri del team in caso di buone prestazioni funziona sicuramente meglio che “punire” quelli che hanno prestazioni inferiori.

Quando un membro del team raggiunge un traguardo, è importante che il project manager ne riconosca i risultati attraverso un premio o un riconoscimento di fronte a tutto il team.

In questo modo, sapere che i contributi vengono apprezzati dall’azienda, rende le persone più motivate, concentrate e disposte a mettersi in gioco.

Con molte parti mobili e più persone coinvolte nel successo del progetto, è fondamentale che i project manager siano sempre un passo avanti rispetto al gioco.

La capacità di mantenere l’ambito, le persone e le pianificazioni in pista può creare o distruggere un progetto.

Per gestire progetti di successo è necessario non solo apprendere i suggerimenti di questo articolo, ma anche metterli in pratica sul lavoro.