Attività di progetto: ruolo e caratteristiche

In questo articolo vogliamo analizzare le attività di progetto, il loro ruolo e caratteristiche.

Per farlo vogliamo partire dalla base, ovvero dalla definizione di progetto per poi comprendere a fondo le attività necessarie al suo sviluppo.

Quello che vogliamo fare è creare una mappa mentale in cui le singole attività di progetto non siano confuse e casuali, ma trovino collocazione temporale e significativa nella tua mente.

Cosa definisce un progetto?

Un progetto è definito dal PMbok come “uno sforzo temporaneo intrapreso per creare un prodotto o un servizio unico”.

In altre parole, si tratta di qualsiasi impresa, svolta individualmente o in collaborazione, pianificata per raggiungere un obiettivo particolare.

I progetti sono quindi uno sforzo temporaneo che viene attentamente pianificato, ricercato, eseguito, monitorato e consegnato in un periodo determinato ed entro un certo costo.

I progetti possono variare da semplici a complessi e possono essere gestiti da un individuo o da un intero team di progetto.

Un progetto deve seguire 5 principi fondamentali:

1. Chiarire gli obiettivi e l’ambito del progetto

Prima che un progetto inizi, l’obiettivo generale, l’ambito e la portata del progetto devono essere chiaramente definiti e concordati. A tal proposito puoi leggere questo articolo sull’ambito del progetto.

2. Sviluppare una struttura di suddivisione del lavoro

La creazione di una struttura di suddivisione del lavoro (Work Breakdown Structure – WBS) è una parte importante del processo di gestione del progetto, in cui i risultati vengono scomposti in task e attività necessarie per raggiungerli.

3. Produrre un programma realistico

Questo è probabilmente uno degli errori più comuni commessi da project manager e team durante la gestione del progetto. Spesso si diventa eccessivamente ottimisti e ambiziosi su quando un progetto può essere consegnato, con il risultato di mettere nei guai se stessi ed i risultati del progetto.

Il modo migliore in questo caso è visualizzare tutti gli aspetti e le necessità del progetto in un unico posto, visualizzare la sequenza temporale del progetto, stimare quanto tempo impiegherebbe ciascuna attività e creare una pianificazione realistica di conseguenza. Per farlo si può usare il gantt di un software di gestione dei progetti.

4. Creare un piano dei rischi del progetto

Dopo aver creato un elenco completo di attività, attività secondarie e pietre miliari per il progetto, è il momento di determinare tutti i possibili e potenziali rischi coinvolti. In questa fase è necessario pensare a qualsiasi rischio che potrebbe avere un impatto sul progetto facendo una vera e propria analisi dei rischi del progetto valutandone anche la gravità dell’impatto. Una volta terminato, è necessario creare un piano di risposta ai rischi di progetto in cui si spiega la gestione del rischio.

5. Gestire le richieste di modifica

Un progetto, per definizione, è qualcosa che non rimane statico nel tempo ed è soggetto a un certo grado di cambiamento che può riguarda il flusso di lavoro o la forza lavoro per esempio. Qualunque sia il cambiamento, o le richieste di modifica del progetto pervenute, un project manager deve avere una chiara comprensione di quale sarà l’impatto di questo cambiamento e di come assicurarsi che sia gestito senza intoppi e rapidamente.

Le attività di progetto: programmazione e sviluppo

Come è possibile vedere, un progetto è quindi composto da attività ed è grazie alle attività – organizzate in modo pertinente – che un progetto può raggiungere il risultato previsto e concludersi con successo.

Vediamo quindi più nello specifico il ruolo e le caratteristiche delle attività di progetto.

La gestione del tempo del progetto include due gruppi di processi per la pianificazione e la programmazione delle attività del progetto necessarie per il completamento tempestivo del progetto.

1. La pianificazione e programmazione delle attività di progetto.
2. Lo sviluppo del programma di implementazione del progetto.

Per pianificare e programmare le attività e le attività del progetto, il project manager deve eseguire i quattro passaggi successivi:

• Impostare le attività.
• Definire le relazioni tra le attività.
• Stimare le risorse necessarie per svolgere le attività.
• Stimare le durate delle attività.

Vediamo ogni passaggio più nel dettaglio:

1. Impostare le attività del progetto

La prima fase della pianificazione e programmazione delle attività del progetto richiede che il project manager definisca la quantità di azioni e attività necessarie per produrre i risultati del progetto in modo tempestivo.

L’input per questo processo sarà la dichiarazione dei deliverable del progetto.

Il project manager dovrebbe anche lavorare allo sviluppo di modelli di attività di progetto che aiutino a semplificare il processo di pianificazione del progetto.

Per ciascuna delle attività elencate dovrebbero essere identificate e approvate tappe precise – o pietre miliari.

2. Definire le relazioni tra le attività

Il passaggio successivo per la pianificazione delle attività del progetto richiede che il project manager effettui una sequenza di tutte le attività identificate nel passaggio precedente.

Il manager utilizzerà gli elenchi delle attività del progetto, l’elenco delle milestone e la dichiarazione dell’ambito di progetto per definire le relazioni tra le attività.

Con l’aiuto di un software di project management è possibile impostare le priorità per ciascuna delle attività del progetto e rendere le sequenze di attività organizzate e ordinate per importanza e urgenza.

È inoltre necessario definire le dipendenze tra le attività che possono essere interne ed esterne.

Le attività con dipendenze interne si riferiscono a qualsiasi azione che il team di progetto intraprenderà per produrre i deliverable all’interno dell’ambiente di lavoro esistente, mentre le attività con dipendenze esterne si riferiscono a fattori non di progetto che definiscono il successo delle attività correlate al progetto.

Entrambi i tipi di dipendenza dalle attività dovrebbero essere identificati e aggiunti a elenchi di attività in sequenza e prioritari.

Una volta definite le relazioni, il project manager dovrebbe aggiornare i modelli delle attività del progetto, delineare le dipendenze e collegarle alla dichiarazione dell’ambito del prodotto.

3. Stimare le risorse necessarie per svolgere le attività

In questa fase, il project manager deve rivedere i requisiti degli stakeholder e la dichiarazione dell’ambito per stimare la quantità di risorse necessarie per l’esecuzione delle attività di progetto.

A tal fine, in alcuni casi, dovrebbero essere utilizzati anche giudizi di esperti e analisi delle alternative.

Il project manager dovrebbe così sviluppare calendari delle risorse e definire i tipi di risorse richieste.

Una volta che tutte queste informazioni sono state raccolte e analizzate, dovrebbero essere usate per fare una scomposizione delle risorse di attività classificate per tipo, priorità e tempo.

Questa scomposizione è fondamentale per creare il programma di implementazione del progetto.

4. Stimare le durate delle attività

La fase finale della pianificazione e programmazione delle attività del progetto richiede che il project manager definisca e stimi una quantità di tempo di lavoro necessaria per il completamento di ciascuna attività identificata.

La durata dipenderà dalla quantità di impegno lavorativo e dalle risorse disponibili per l’attività.

Il project manager dovrebbe rivedere la scomposizione delle risorse e i modelli delle attività di progetto per stimare il numero di periodi di lavoro necessari per completare le attività identificate e produrre così i risultati sperati.

L’output di questo processo sono le stime delle attività collegate ai calendari delle risorse.

 

Le quattro fasi di pianificazione e programmazione delle attività del progetto creano le basi per la creazione di un cronoprogramma dettagliato sull’attuazione del progetto.

In poche parole, il successo di un progetto si basa quindi sull’efficacia delle singole attività di progetto che lo compongono.