Rendición de cuentas es importante para un gerente de proyecto, ya que seguir un proyecto sin rendición de cuentas es como trabajar sin una red de seguridad.
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Sí, es posible lograr cosas, pero estas pueden volverse desastrosas si algo o alguien falla y nadie sabe o puede probar quién es responsable de qué, y la cohesión del equipo se desmorona.
Sin rendición de cuentas, un gerente de proyecto no puede liderar un proyecto ni formar parte de un equipo porque el fracaso está prácticamente asegurado.
¿Pero qué significa la rendición de cuentas?
Este término aborda un problema crítico en la gestión de proyectos.
rendición de cuentas con la «responsabilidad«, sin embargo, su significado es significativamente diferente: la rendición de cuentas es la capacidad de ser responsable y rendir cuentas por un resultado, mientras que la responsabilidad se refiere a la capacidad de ejecutar y completar una tarea dada.
Una actividad puede tener varios gerentes que la ejecutan, pero idealmente, una sola persona es responsable del resultado del trabajo realizado.
El concepto de rendición de cuentas consiste, por lo tanto, en:
- Asignar responsabilidades.
- Asegurar que exista un acuerdo sobre las expectativas: qué debe entregarse, cuánto tiempo tomará y cuánto costará proporcionar un resultado de calidad.
- Comunicar el progreso y el estado de finalización.
- Ser transparente sobre problemas y riesgos.
- Dar y recibir retroalimentación.
- Aceptar la culpa o el mérito asociado con el resultado.
Sin embargo, aunque el concepto de rendición de cuentas es claro y directo, no es tan fácil de lograr como podría parecer.
A menudo, los miembros de un equipo de proyecto reportan a un líder organizacional diferente, por lo que la autoridad directa puede no existir.
Además, las actividades del proyecto a menudo se consideran una segunda prioridad frente a las responsabilidades diarias.
Entonces, ¿cómo puedes asegurar la rendición de cuentas en la gestión de proyectos?
Algunas estrategias para el éxito incluyen:
- Definir expectativas.
- Filosofía de la Rendición de Cuentas.
- Destacar la interconexión de las tareas.
- Seguimiento de los elementos de acción.
Veamos estos puntos en más detalle.
Establecer expectativas
Es un error común asumir que las expectativas y los objetivos del proyecto son claros cuando en realidad son vagos.
A menudo hay incertidumbre en las expectativas del proyecto, lo que lleva a los gerentes de proyecto a conflictos con las prioridades.
La falta de documentos bien escritos y claramente establecidos sobre tareas y responsabilidades es el principal problema que causa situaciones donde el gerente y el equipo no toman las decisiones correctas y pierden el enfoque en el proyecto.
Aquí hay algunas preguntas clave que debes hacerte en este caso:
- ¿Perderá el proyecto el enfoque si ocurre una mini-crisis, como un envío potencialmente tardío o un problema con una pieza de equipo?
- Si el gerente directo de un miembro del equipo necesita un informe o una acción completada, ¿perderá el proyecto el enfoque?
- Si el proyecto entra en conflicto con las prioridades del departamento, ¿perderá el proyecto el enfoque?
La mayoría de las veces, estos problemas retrasan o incluso hacen fracasar los proyectos.
Un gerente de proyecto debe analizar posibles conflictos, determinar prioridades y comunicar con claridad de antemano.
En estos casos, no solo el proyecto tiene éxito, sino que generalmente también se satisfacen otras necesidades.
Filosofía de la rendición de cuentas
Una acción crítica que recae en manos de la dirección es fomentar un entorno de rendición de cuentas entre los miembros del equipo y los partes interesadas del proyecto en general.
El gerente de proyecto debe asegurarse de que todos entiendan qué significan la rendición de cuentas individual y del equipo, no solo para sí mismos, sino también para todos los miembros del equipo.
Esto significa adoptar una filosofía donde el éxito depende de más que simplemente cumplir plazos y ejecutar tareas.
Hablando de plazos, un buen Gantt en el software de gestión de proyectos se vuelve indispensable.
Los gerentes de proyecto, los miembros del equipo y las partes interesadas deben sentir una obligación personal de alcanzar los objetivos y entregar el más alto nivel de calidad, comprometiéndose a ser personalmente responsables del éxito del proyecto.
Destacar la interconexión de las tareas
Los proyectos casi siempre incluyen actividades interdependientes, y algunas cosas deben ocurrir en secuencia para que el proyecto tenga éxito.
Mientras el gerente de proyecto detalla los aspectos de un proyecto al equipo, debería destacar intencionalmente cómo se intersectan las actividades.
Al mostrar a los miembros del equipo cómo se relacionan las tareas entre sí y cómo cada persona debe hacer un excelente trabajo por el beneficio de otros miembros del equipo, el gerente de proyecto incentiva a todos a mantenerse mutuamente responsables.
Seguimiento de los elementos de acción
Cuando los miembros del equipo hacen compromisos, todo el equipo debe poder contar con la finalización de la tarea.
A medida que se asignan las tareas, el gerente de proyecto debe asegurarse de que los miembros del equipo cumplan su palabra.
Una vez que el primer paso, la filosofía de la rendición de cuentas, ha establecido un ambiente de responsabilidad, no hay necesidad de que el gerente de proyecto reprenda a alguien por no cumplir. La dinámica grupal se encargará de la situación.
El gerente de proyecto puede necesitar hacer preguntas detalladas sobre por qué no se cumplió un compromiso de vez en cuando. Sin embargo, generalmente, la persona responsable estará dispuesta a exponerse a sus errores y volver a comprometerse a completar la acción original y posiblemente reparar cualquier deficiencia en el desempeño.
La rendición de cuentas y la responsabilidad son, por lo tanto, críticas para el éxito de un proyecto, y una fuerte filosofía de rendición de cuentas es el primer paso para asegurar la rendición de cuentas necesaria para los proyectos.
