No todas las personas están familiarizadas con el método Six Sigma ni, especialmente, con su finalidad. En este artículo intentaremos explicarlo de forma clara.
La transformación digital se ha convertido en la palabra clave de esta década.
Las nuevas tecnologías y herramientas están apoyando el camino de transformación de organizaciones grandes y pequeñas que compiten por una mayor cuota de mercado en un entorno extremadamente competitivo.
CONTENIDO
Aunque la transformación digital sigue rápidamente el crecimiento de una organización, debe respaldarse también de forma equivalente mediante métodos de gestión enfocados en el control de calidad y la transformación empresarial.
Centrándose en mercados y procesos emergentes, la empresa estadounidense Motorola desarrolló en 1986 un nuevo concepto de proceso de gestión de la calidad.
Con el paso de los años, este proceso se ha perfeccionado hasta convertirse en un proceso definido orientado a la transformación corporativa.
Este método se llama Six Sigma.
¿Qué es Six Sigma?
Six Sigma es un conjunto de herramientas y técnicas de gestión diseñadas para mejorar la empresa reduciendo la probabilidad de errores.
Es un enfoque basado en datos que utiliza una metodología estadística para eliminar defectos.
Su etimología se basa precisamente en el símbolo griego «sigma» — σ —, un término estadístico que mide la desviación del proceso respecto al promedio o al objetivo del proceso.
El término «Six Sigma» proviene de la curva de campana utilizada en estadística, donde un sigma representa una desviación estándar respecto a la media.
Si un proceso tiene seis sigma, tres por encima y tres por debajo de la media, su tasa de defectos se clasifica como «extremadamente baja».
Los 5 principios clave de Six Sigma
El concepto de Six Sigma tiene un objetivo sencillo: ofrecer productos y servicios casi perfectos considerando la transformación empresarial con el fin de lograr una satisfacción óptima del cliente.
Six Sigma se fundamenta en cinco principios clave:
1. Enfoque en el cliente
El objetivo principal es ofrecer el máximo beneficio al cliente. Para ello, una organización debe comprender a sus clientes, sus necesidades y qué impulsa las ventas y la retención. Esto requiere definir estándares de calidad basados en lo que exigen el cliente o el mercado.
2. Medición del flujo de valor e identificación del problema
Mapear las fases de un proceso determinado para identificar áreas de desperdicio y recopilar datos que permitan descubrir con precisión la zona específica del problema a resolver.
3. Eliminación de defectos
Una vez identificado el problema, deben realizarse ajustes al proceso para eliminar actividades que no aporten valor, eliminando así los defectos.
4. Involucramiento y capacitación de los interesados
Involucrar a todos los interesados y adoptar un proceso estructurado en el que el equipo participe y coopere en la resolución de problemas. Los procesos de Six Sigma pueden tener un impacto general en la organización, por lo que el equipo debe dominar los principios y metodologías aplicadas. Por tanto, se requiere capacitación y conocimientos especializados para reducir el riesgo de errores y garantizar que el proceso funcione de forma óptima.
5. Garantía de un marco flexible y reactivo
La esencia de Six Sigma es la transformación y el cambio empresariales. Cuando se resuelve un proceso defectuoso o ineficiente, se requiere un cambio en las prácticas laborales y/o en el enfoque de los empleados. Una cultura corporativa de flexibilidad y capacidad de respuesta ante los cambios en los procedimientos puede, por tanto, ofrecer una ventaja. Las personas y departamentos involucrados deben ser capaces de adaptarse fácilmente a los cambios.
Six Sigma en la gestión de proyectos
La metodología Six Sigma se implementa generalmente en gestión de proyectos y comprende los siguientes pasos:
- Definir los objetivos y el alcance del proyecto. En esta etapa se recopila información relevante sobre el proceso y el cliente.
- Medir: se recopilan datos sobre la situación actual y las métricas del proceso.
- Análisis: se analizan los datos recopilados para identificar las causas fundamentales del problema.
- Mejorar: se desarrollan e implementan soluciones al problema.
- Verificar: se evalúan las soluciones implementadas y, si el resultado es positivo, se incorporan y estandarizan dichos mecanismos en el proceso.
Críticas a Six Sigma
El método Six Sigma presenta indudables ventajas, pero, como todos los métodos, también suscita observaciones críticas. Estas son las razones:
- Alcance: la aplicación de Six Sigma en la gestión del alcance del proyecto requeriría una definición clara de los requisitos y una gestión estricta de los cambios. El riesgo podría ser que esta aplicación inhibiera la innovación.
- Tiempo: la aplicación de Six Sigma en la gestión del tiempo requeriría una planificación más rigurosa, plazos definidos, un seguimiento cercano del avance, una gestión inmóvil de riesgos y una mejor gestión de recursos. El riesgo podría ser que esta aplicación provocara una mayor rigidez en la planificación y aumentara los márgenes de reserva.
- Costos: la aplicación de Six Sigma en la gestión de costos implicaría presupuestos absolutos, la imposición de auditorías de costos precisas y pronósticos eficaces. El riesgo podría ser que esta implementación exigiera un presupuesto «intocable».
- Calidad: la implementación de Six Sigma en la gestión de proyectos podría establecer objetivos de calidad muy exigentes y una selección rigurosa de estándares. El riesgo podría ser que esta aplicación ocultara problemas y culpara a otros por los defectos.
Algunos consideran que Six Sigma promueve un proceso de mejoras incrementales, obstaculizando y desestimando mejoras radicales, como una innovación tecnológica importante.
Por lo tanto, parece no adaptarse bien a proyectos u organizaciones orientadas a la búsqueda de nuevos métodos y procesos innovadores.
Además, en la gestión de proyectos, la persona responsable es el gerente de proyectos. En Six Sigma, generalmente lo es la denominada persona «Cinturón Negro».
Al ejecutar proyectos, estos dos tipos de líderes pueden tener enfoques diferentes.
Los gerentes de proyectos utilizan herramientas de metodología de gestión de proyectos centradas en ejecutar un proyecto a tiempo y dentro del presupuesto, alineándolo con los objetivos generales del negocio.
Los cinturones negros, por su parte, suelen centrarse más en resolver un problema específico y encontrar una solución tan rápida y eficientemente como sea posible.
En general, ninguno de estos enfoques constituye la respuesta perfecta en todos los escenarios, y mucho depende de las personas involucradas, del tipo de proyecto y del tipo de organización.
La gestión de proyectos «tradicional» y Six Sigma se centran en aspectos distintos, pero esto no significa que no puedan funcionar bien juntas cuando se aplican de la manera adecuada.
