Gestión de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba son dos de los enfoques más populares en el mundo de la Gestión de Proyectos.
Lo que necesitas saber es que antes de comenzar a trabajar en un proyecto, es muy importante tener un enfoque de gestión establecido y ser coherente con él.
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Además de elegir la metodología de gestión de proyectos que ya hemos discutido, la elección del estilo con el que deseas gestionar el proyecto es crucial. Hoy nos centraremos en entender qué son la gestión de arriba hacia abajo y la gestión de abajo hacia arriba.
Cuando se trata de elegir un estilo de gestión, de hecho, hay muchas cosas a considerar. Por ejemplo, ¿cuál es la cultura corporativa y la personalidad de los gerentes? ¿Qué tipo de herramientas de gestión de proyectos se están utilizando?
La elección del estilo de gestión por parte del gerente de proyecto es una elección personal, pero se basa en ciertas características del «entorno de trabajo» y es muy importante porque afectará cada aspecto de las actividades, el proyecto y el equipo.
¿Qué es la gestión de arriba hacia abajo?
También conocida como liderazgo autoritario, la gestión de arriba hacia abajo es la forma de gestión más común.
Es el sistema jerárquico clásico, donde un director ejecutivo (CEO) define la dirección para toda la organización.
El liderazgo luego se transmite a través de una serie de gerentes, personal de nivel medio hasta el último miembro del equipo en un sistema casi piramidal.
En la gestión de arriba hacia abajo, todo, desde el lugar de trabajo hasta los sistemas empresariales, está determinado por la alta dirección y se transmite a lo largo de la cadena de mando.
Cada rol es responsable de llevar a cabo la misión tal como la establecen los superiores, con poco margen para comentarios o críticas.
Algunos gerentes de niveles inferiores también pueden participar en el proceso de toma de decisiones, pero al final, la decisión final siempre recae en la alta dirección.
La mayoría de las organizaciones aún utilizan la gestión de equipos de arriba hacia abajo.
Cualquier empresa con una escalera jerárquica con un CEO en la cima tiende a estar estructurada de esta manera.
La gestión de proyectos de arriba hacia abajo significa que todos los objetivos del proyecto, directrices, información y planes son definidos por la gerencia y las expectativas se comunican a cada participante del proyecto.
Este enfoque requiere formalidades extremas de proceso, ya que cualquier ambigüedad puede resultar fácilmente en malentendidos y fracaso del proyecto.
Ventajas y desventajas de la gestión de arriba hacia abajo
• Ventaja: Claridad si el líder sabe lo que hace. Uno de los beneficios de la gestión de arriba hacia abajo es que establece expectativas claras, ya que los objetivos son entregados por una sola persona y ese mensaje no se difumina con múltiples voces y opiniones. Dado que la norma se establece desde arriba hacia abajo, los empleados no tienen que distraerse participando en el proceso de toma de decisiones, lo que les da más tiempo para concentrarse en sus tareas. Obviamente, este tipo de estructura funciona mejor cuando el líder, o el gerente de proyecto en el caso de un proyecto, ha investigado y considerado a fondo todas las facetas de cómo la decisión impactará el proyecto, el negocio y los empleados.
• Desventaja: Falta de compromiso si el líder es débil o algo dictatorial. Por otro lado, la idea de una personalidad dominante liderando el proyecto o una organización en general puede desviarse de una gestión cuidadosa y atenta a algo más dictatorial. Si esto sucede, el consenso de los miembros del equipo sufre y la moral cae en picada, con mala influencia en el proyecto. Además, si el líder no tiene una personalidad fuerte, es menos probable que los empleados asuman responsabilidades.
¿Qué es la gestión de abajo hacia arriba?
El concepto de que «dos cabezas piensan mejor que una» es la razón número uno por la cual algunas organizaciones y gerentes de proyecto no implementan un enfoque de gestión de arriba hacia abajo.
La idea es que puede haber mucho talento incluso «en los niveles inferiores», que se desperdiciaría con un enfoque de arriba hacia abajo.
En este modelo, es toda la organización la que participa en el proceso de impulsar el negocio; en el caso de la gestión de proyectos, es todo el equipo el que influye en el proceso de gestión de proyectos.
Este método colaborativo le da a los empleados voz sobre cómo lograr los objetivos.
De esta manera, los equipos se autodirigen y deciden la mejor manera de completar sus tareas, en lugar de recibir órdenes y solo entonces actuar sobre ellas.
Aunque aún es una minoría, cada vez más empresas están adoptando el estilo de gestión de abajo hacia arriba.
Ventajas y desventajas de la gestión de abajo hacia arriba
• Ventajas: Aprovechar al máximo los talentos de un equipo. Una ventaja es que la gestión de abajo hacia arriba puede retener el talento, mantener altos los ánimos y lograr consenso en el proyecto. De hecho, este estilo de gestión le da voz a los empleados de niveles inferiores. Su aporte se considera una ventaja competitiva. Como toda la organización se siente parte del proceso, es más probable que la empresa mejore la productividad. Si todos se sienten parte de los objetivos, es probable que estén más dedicados a alcanzarlos.
• Desventajas: Demasiadas voces e ideas ralentizan la agilidad empresarial. En cuanto a las desventajas, que los empleados participen en el proceso de toma de decisiones puede ralentizar las cosas o causar que el proyecto siga ideas no probadas que terminan en bloqueos o problemas. Esto puede costar valioso tiempo al crear una ventaja para la competencia. También está el aspecto del ego. Si todos tienen la oportunidad de ser escuchados, la motivación puede ser puramente personal (aumento de la autoestima) en lugar de orientada a objetivos. Esto puede llevar a divisiones y conflictos dentro del equipo, aumentando el descontento y el clima de competencia en un sentido negativo.
Arriba hacia abajo o abajo hacia arriba: eligiendo la dirección
Y así: ¿cuál es el mejor enfoque? La respuesta es: depende.
Arriba hacia abajo o abajo hacia arriba es esencialmente un compromiso entre velocidad y precisión. El método que elijas depende tanto del tipo de proyecto en el que estás trabajando como de la cantidad de tiempo que tienes para completarlo.
Sea cual sea el enfoque de planificación que decidas usar, tu objetivo principal siempre debe ser entregar el resultado del proyecto a tiempo.
Así que, sin importar si prefieres la planificación de arriba hacia abajo o de abajo hacia arriba, al final del día lo que realmente importa es poder identificar rápidamente problemas críticos y comunicarse con los miembros del equipo del proyecto de manera oportuna.
El objetivo principal es siempre encontrar formas de hacer que la gestión de proyectos y la colaboración sean más eficientes.
