De arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba: diferentes enfoques para distintos problemas en la gestión de proyectos

Top-down y bottom-up representan diferentes enfoques para distintos problemas en la gestión de proyectos.

Los enfoques y estrategias de gestión de proyectos se evalúan, revisan y mejoran constantemente, y un gerente de proyecto exitoso prioriza mantenerse informado sobre los últimos avances en su campo.

En los últimos años, el mundo de la gestión de proyectos ha presenciado un debate creciente entre estos dos enfoques fundamentalmente diferentes.

En este artículo, intentaremos arrojar luz sobre estas dos estrategias.

Gestión de proyectos top-down

El enfoque top-down es el más tradicional de estos dos.

Una estrategia top-down implica que todas las decisiones clave sean tomadas por el gerente de proyecto o los líderes de la organización.

Cuando un proyecto se gestiona de forma top-down, la estructura de desglose del trabajo (WBS) y el plan de proyecto se completan y redactan desde la parte superior, es decir, por la alta dirección, después de lo cual se le indica a los miembros del equipo qué tareas deben completar y cuándo deben cumplirse.

Lo más importante para una organización es la rentabilidad. Los proyectos generalmente no son responsables directos de generar ganancias para la empresa, sino que producen los productos que las empresas venden.

El tiempo de lanzamiento al mercado es muy importante para una organización; por lo tanto, la empresa desea que los productos y servicios se desarrollen lo más rápido posible.

La gestión top-down es un método muy común y es adecuado para proyectos donde hay pocas actividades desconocidas y un puñado de desafíos únicos por abordar.

Ventajas y desventajas del enfoque top-down

Aquí están las ventajas y desventajas del enfoque de gestión top-down:

Ventajas:

• La ventaja de la planificación top-down es que los objetivos en todos los niveles jerárquicos son principalmente los mismos que los de la empresa en su conjunto, ya que la alta dirección misma gestiona el trabajo de todos los departamentos.
• Se eliminan las tareas de coordinación complejas y que consumen mucho tiempo, de modo que el plan pueda crearse más rápidamente.
• Sin embargo, si el líder del proyecto sabe cómo van las cosas en otros niveles y establece expectativas y objetivos claros que no se difuminan por varias voces diferentes, el equipo del proyecto no se distrae de participar en la toma de decisiones del proyecto. Esto les proporciona más tiempo para concentrarse en sus tareas. Sin embargo, sigue siendo importante que quien toma las decisiones considere exactamente cómo impactarán dichas decisiones tanto en el proyecto como en los empleados, de lo contrario, los resultados podrían ser negativos.

Desventajas:

• La principal desventaja del enfoque de planificación top-down radica en el hecho de que la administración rara vez está familiarizada con las oportunidades y problemas individuales de cada departamento. Esto causa cuellos de botella, reduce la productividad y lleva a la búsqueda de objetivos irreales y, por lo tanto, inalcanzables.
• Además, muchas organizaciones han comenzado a experimentar que el enfoque top-down puede dejar a los miembros del equipo desmoralizados y desmotivados, ya que típicamente tienen muy poco control sobre lo que necesitan hacer y cómo deberían hacerlo.
• Por otro lado, seguir este enfoque abre la puerta a la ambigüedad y al potencial fracaso. De hecho, los gerentes deben ser tan específicos como sea posible al comunicar sus expectativas.
• Por último, la idea de que una sola persona – o un grupo limitado de líderes – dirija el proyecto y tome decisiones por todos, especialmente si a menudo son ineficientes, puede generar un clima dictatorial, afectando la moral del equipo. Además, si el líder no es percibido como tal, será más difícil para los empleados asumir responsabilidades.

Gestión de proyectos bottom-up

La gestión de proyectos bottom-up está ganando popularidad de manera constante, en particular en industrias donde los proyectos implican nuevos desafíos que demandan soluciones innovadoras.

En el modelo bottom-up, los objetivos del proyecto aún son establecidos por la dirección de la organización, pero se pide a los miembros del equipo que realizarán el trabajo que aporten ideas sobre cómo se alcanzarán los objetivos del proyecto.

Las listas de tareas pendientes del proyecto y los plazos generalmente no se completan hasta que el equipo del proyecto haya evaluado qué hacer, lo que a menudo resulta en cronogramas más realistas y menos sorpresas (agradables) a lo largo del camino.

Las listas de tareas se integran en el plan general para ayudar a prevenir sorpresas indeseadas, y existe transparencia total en términos de plazos, presupuestos, entregables, riesgos y posibles problemas.

Ventajas y desventajas del enfoque bottom-up

También el enfoque de gestión bottom-up tiene sus propias ventajas y desventajas. Veamos cuáles son:

Ventajas:

• A menudo, las organizaciones encuentran que los empleados están más involucrados personalmente en los planes que emplean un enfoque bottom-up. Los planes se desarrollan en los niveles más bajos y luego se pasan a cada nivel superior siguiente, llegando a la alta dirección para su aprobación.
• Otra ventaja es que con la planificación bottom-up, se da más enfoque al proyecto porque hay más empleados involucrados, cada uno con su propia área de especialización, y donde todos tienen la oportunidad de diseñar soluciones de proyecto que se centran más en los requisitos prácticos que en nociones abstractas. Por lo tanto, los planes son más realistas.

Desventajas:

• Un posible inconveniente de esta estrategia es que las etapas iniciales del proyecto pueden tomar mucho más tiempo y requerir más esfuerzo para coordinar, ya que los gerentes de proyecto deben incorporar las aportaciones de un gran número de partes interesadas en el plan del proyecto. Demasiadas ideas, de hecho, pueden estancar la agilidad empresarial o incluso resultar en cuellos de botella o problemas.
• Nuevamente, a pesar de todas sus ventajas, el estilo bottom-up por sí solo no podrá hacer que los proyectos prosperen. De hecho, según muchos expertos, el enfoque bottom-up no es la solución ideal, ya que a veces no logra proporcionar claridad y control.
• En última instancia, algunas personas tienen ego. Cuando todos tienen voz, la motivación de algunos empleados puede ser puramente personal, impulsando su autoestima en lugar de centrarse en el bien mayor y el objetivo real. Esto puede llevar a conflictos y divisiones dentro del equipo del proyecto, y a un entorno competitivo negativo.

Il New York Times: un ejemplo real

Uno de los ejemplos más populares cuando se trata del enfoque top-down y bottom-up es el New York Times, una empresa líder en periodismo.

Esta empresa implementó un estilo de gestión top-down y, según el American Journalism Review, los ejecutivos de New York Times sintieron que lo que estaban haciendo no era capaz de crear un lugar de trabajo vibrante y un negocio exitoso.

El poder estaba centralizado y los editores en la parte superior de la administración tenían el control general.

Como resultado, los empleados de niveles inferiores sentían que sus voces no contaban y no eran escuchadas.

Los periodistas no estaban motivados moralmente para realizar sus trabajos y no había una colaboración efectiva entre ellos.

Entonces, los gerentes se dieron cuenta de que necesitaban dar más libertad a los equipos.

Tomó bastante tiempo introducir elementos del enfoque de gestión bottom-up, pero al final valió la pena, ya que la colaboración ahora ha mejorado y los equipos trabajan con mayor productividad.

Decidir entre los enfoques top-down y bottom-up: el método híbrido

El enfoque de gestión top-down, como se vio anteriormente, es el método clásico de gestión que se aplica en la mayoría de las organizaciones.

Sin embargo, con el paso de los años, sus deficiencias han comenzado a volverse claras, especialmente para las organizaciones que buscan un entorno de trabajo vibrante, colaborativo, flexible y ágil.

Por eso, muchas organizaciones han comenzado a implementar el enfoque bottom-up, aunque ni siquiera este método de gestión es la solución perfecta, ya que a veces carece de claridad y control.

Por lo tanto, la mejor dirección, según muchos expertos, radica en equilibrar estos dos enfoques opuestos y simplemente tomar las mejores prácticas de ambos: optar por un método híbrido.

De hecho, en pocos casos una decisión formal y estática sobre cualquiera de los enfoques es una elección óptima para la organización.

Históricamente, es el enfoque top-down el que ha predominado en la mayoría de las empresas; sin embargo, un número creciente de organizaciones busca formas de incorporar algunos elementos de la filosofía bottom-up en sus prácticas actuales de gestión de proyectos.

Incluso las organizaciones en industrias donde los proyectos suelen ser repetibles y predecibles pueden mejorar la moral de sus empleados permitiendo que los miembros del equipo participen en el proceso de planificación del proyecto.

Además, las organizaciones en industrias de rápido movimiento, como la tecnología, tienen incentivos aún más fuertes para pasar a la gestión de proyectos bottom-up para obtener el máximo beneficio de la experiencia, la creatividad y el conocimiento innovador de sus empleados.

No es sorprendente, entonces, que un enfoque holístico que combine ambos métodos sea indiscutiblemente la estrategia más sabia.

La forma más efectiva de establecer un mapa de ruta exitoso podría ser, de hecho, un enfoque híbrido, comenzando con una breve evaluación de la organización real en relación con las mejores prácticas de gestión de recursos.

Una mezcla de ambos métodos de planificación permite una implementación eficiente, guiada por objetivos empresariales, y la inclusión de todos los departamentos relevantes.

Esto puede aumentar enormemente la calidad de los resultados de la planificación.

Uso de la tecnología como herramienta para combinar ambos enfoques

Las herramientas tradicionales de gestión de proyectos fueron diseñadas teniendo en cuenta el enfoque top-down.

Específicamente, las aplicaciones tradicionales no estaban diseñadas para la gestión bottom-up y se centraban en el gerente de proyecto, haciéndolo el principal enlace en la comunicación del proyecto.

A los miembros del equipo a menudo no se les daba acceso al plan del proyecto y no podían hacer contribuciones.

Por lo tanto, era el gerente de proyecto quien debía recopilar todos los datos e ingresar manualmente la información en el plan del proyecto, y luego comunicar los cambios a los líderes empresariales.

Afortunadamente, las viejas formas de compartir y recibir información se han transformado radicalmente en los últimos años.

Las nuevas tecnologías cambian la antigua forma de gestionar proyectos y traen nuevos modelos de colaboración, basados en la inteligencia colectiva.

Este conocimiento e inteligencia colectiva ahora se recopila y comparte con éxito en un entorno flexible y colaborativo ofrecido por el nuevo software de gestión de proyectos de segunda generación.

Esto permite que un software de gestión de proyectos como Twproject combine las ventajas de ambos enfoques de gestión. Twproject te permite gestionar proyectos con estrategia bottom-up, top-down, pero también ambos juntos.

La democratización de la gestión de proyectos no debe considerarse negativamente.

El objetivo principal es encontrar formas de hacer que la gestión de proyectos y la colaboración sean más eficientes, y las nuevas tecnologías aplicadas a la gestión de proyectos hacen que todo sea más efectivo y los equipos más productivos.

Al final, los proyectos se entregan más rápido y eso beneficia a todos.

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