Recibir comentarios de manera efectiva como gerente de proyecto es tan importante como saber darlos.
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Los comentarios son una parte clave de las habilidades de cualquier gerente y contribuyen enormemente al éxito de un proyecto.
Sin comentarios, todo se limita a las «sensaciones» del equipo y del propio gerente de proyecto. Sin duda, una lectura cuidadosa de los datos puede ser de gran ayuda, pero lo que realmente está sucediendo fuera de la oficina es otra historia.
Así que intentemos ver cuáles son los comentarios que un buen Project Manager debe poder obtener absolutamente y cómo conseguirlos.
Los beneficios de los comentarios
Para empezar, proporcionar comentarios, si se hace regularmente, mantiene a todos en el camino correcto y esto es conveniente para cualquiera involucrado en el proyecto.
Una comunicación clara y honesta entre el equipo ayuda a los empleados a prevenir errores graves. Aquí un buen software de proyecto con un chat de equipo puede ser de gran ayuda.
Los comentarios ahorran tiempo que se habría utilizado para corregir el trabajo de alguien o los lamentos de otro que ha hecho el suyo mal.
Además, los comentarios ayudan a construir mejores relaciones entre el gerente de proyecto y el equipo, y entre los miembros del equipo.
Es obvio que los comentarios a menudo implican críticas, algo con lo que la mayoría de las personas no se sienten cómodas, pero si se dan de la manera correcta, pueden ayudarles a evolucionar personal y profesionalmente.
Deben verse como consejos, no como juicios. El gerente de proyecto debe creer en los miembros de su equipo y usar los comentarios como una herramienta para ayudarles a lograr primero el objetivo del proyecto.
Los comentarios constructivos pueden luego servir como una herramienta para motivar a los empleados y mejorar su rendimiento. Se trata de escucha activa, ver qué puede cambiar cada uno para mejorar su atención y resultados, y unir a las personas mientras se crea un flujo de comunicación más saludable.
La situación ideal sería crear un ambiente de trabajo agradable donde todos estén abiertos a las críticas e incluso pidan comentarios sobre su propio trabajo.
Cuáles son los comentarios más importantes en un proyecto
Hay cinco temas en particular que son los más importantes cuando se habla de comentarios en un proyecto:
- ¿Tenemos un enfoque estructurado para el proyecto?
Obtener comentarios sobre la calidad del enfoque del proyecto es clave para lograr un trabajo en equipo correctamente estructurado, alineado y productivo. Cuando se trabaja con clientes, también es aconsejable obtener comentarios regulares de las partes interesadas e identificar posibles cuellos de botella en la comunicación.
Aquí hay 3 elementos típicos sobre los cuales puedes obtener información bastante fácilmente:
- Claridad del alcance del proyecto (lo que concierne al proyecto y lo que no)
- Definición y comunicación de los hitos clave del proyecto
- Transparencia en el monitoreo del progreso del proyecto y actualizaciones de estado
2) ¿Somos capaces de tomar decisiones?
Muchas iniciativas se ven obstaculizadas por una mala toma de decisiones. Poder estructurar y organizar el proceso de toma de decisiones es, de hecho, una de las habilidades clave de un gerente de proyecto exitoso. Si quieres asegurarte de que el proceso de toma de decisiones funcione sin problemas, necesitas controlar y recibir comentarios de:
- Partes interesadas y tomadores de decisiones
- Reuniones del proyecto
- Miembros del equipo
3) ¿Entregaremos el próximo hito a tiempo?
La mayoría de los proyectos siguen un enfoque descendente con un flujo de comunicación indirecto. Cuando el gerente de proyecto solicita actualizaciones sobre el progreso de las actividades, tener intermediarios fortalece la información del proyecto en la primera línea, pero genera pérdida de información. Por lo tanto, es importante preguntar directamente al equipo si:
- proporcionará los resultados deseados con altos estándares de calidad a tiempo
- posee todas las habilidades y capacidades necesarias para lograr sus objetivos
- está progresando continuamente o está experimentando contratiempos.
4) ¿Somos buenos implementando las decisiones que tomamos?
El seguimiento de las decisiones tomadas es a menudo una deficiencia del proyecto. Asegurarse de que no se hagan falsas promesas en el proceso es la clave para cumplir con las expectativas. Por lo tanto, regularmente, es importante preguntar si:
- Las decisiones clave están debidamente documentadas y comunicadas (por ejemplo, a través de las actas de las reuniones).
- Las decisiones del proyecto siempre tienen alta prioridad
- Los riesgos de implementación se identifican correctamente y se asocian con acciones de mitigación.
5) ¿Tenemos una comprensión clara del proyecto?
Por último, pero no menos importante, es tener una comprensión clara del proyecto. El gerente de proyecto debe asegurar que la visión sea clara, compartida y apoyada por todas las partes interesadas y, por lo tanto, debe solicitar comentarios haciendo estas preguntas:
- ¿Todos entienden los objetivos a corto y largo plazo del proyecto?
- ¿Son claros los resultados esperados del proyecto?
- ¿Tiene claro cada miembro del equipo cómo debe lograr el equipo los objetivos deseados del proyecto?
¿Cómo funciona el proceso de solicitud de comentarios?
Habiendo examinado qué temas absolutamente necesitan comentarios regulares durante un proyecto, veamos ahora cómo funciona un proceso eficiente de solicitud de comentarios.
- Establecer objetivos de los comentarios
Como en todas las cosas, tienes que decidir cuál es el objetivo.
Un buen comentario ayudará a evitar repetir los mismos patrones subóptimos o destructivos que obstaculizan un proyecto en lugar de impulsarlo hacia adelante.
Uno de los objetivos que no debes olvidar es también recibir comentarios con mente abierta y una actitud positiva y aceptante.
- Identificar a las personas adecuadas para solicitar comentarios
Solicitar comentarios a cada persona con la que interactúas no es productivo y puede llevar a mensajes erróneos.
No todos pueden proporcionar el tipo específico de comentario que estás buscando.
Los comentarios con múltiples perspectivas pueden llevar a una perspectiva exhaustiva sobre el camino a seguir, pero esto no significa preguntar a todos indiscriminadamente.
Como gerente de proyecto, los comentarios pueden provenir de colegas, miembros del equipo, la gerencia y los clientes.
Dependiendo de la pregunta, es importante limitar la solicitud de comentarios a aquellos directamente involucrados.
- Preparar preguntas
Las preguntas que deseas hacer para recibir comentarios deben formularse según los objetivos.
Si el objetivo es mejorar las relaciones con los miembros del equipo, por ejemplo, se deben hacer preguntas que se relacionen específicamente con el clima laboral actual y las interacciones.
Si el objetivo es mejorar la gestión del tiempo, se deberán hacer preguntas al respecto.
En particular, una serie de preguntas abiertas ayudará a lograr el ambiente relevante.
- Obtener comentarios de la manera correcta
Cuando llegue el momento de solicitar comentarios, debes estar dispuesto a aceptar las respuestas con mente abierta.
Si te pones a la defensiva o te ves influenciado negativamente por los comentarios de otros, será mucho menos probable que recibas respuestas honestas en el futuro.
- Hacer un compromiso y cumplirlo
La mayor pérdida de tiempo es obtener comentarios y no hacer nada al respecto.
No todos los comentarios serán utilizables, pero es muy probable que notes un tema recurrente que debería servir como indicador de qué cosas específicas necesitan mejorarse en el futuro.
Es importante tomar medidas sobre estos aspectos, realizar los cambios necesarios y, una vez hecho, volver con quienes proporcionaron los comentarios y mostrar la implementación y la mejora.
Esto enviará el mensaje de que la contribución ha sido apreciada y animará a las personas a continuar contribuyendo honesta y abiertamente en el futuro.
