Ricevere feedback in modo efficace in qualità di project manager, è importante almeno quanto essere in grado di darli.
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Il feedback è una parte vitale delle competenze di qualsiasi manager e contribuisce enormemente al successo di un progetto.
Senza Feedback tutto rimane vincolato alle “sensazioni” del Team e dello stesso PM. Sicuramente una attenta lettura dei dati può tornare di grande aiuto, ma quello che davvero sta accadendo fuori dal recinto è tutta un’altra storia.
Proviamo pertanto a capire quali sono i feedback che assolutamente un buon Project Manager deve riuscire ad ottenere e come fare per ottenerli.
I vantaggi del feedback
Tanto per cominciare, fornire feedback, se fatto regolarmente, mantiene tutti in pista e questo è vantaggioso per chiunque sia coinvolto nel progetto.
Una comunicazione chiara e onesta nel team aiuta i dipendenti a evitare errori gravi. In questo un buon software di progetto con una chat del Team può aiutare in modo determinante.
Il feedback consente di risparmiare tempo per correggere il lavoro di qualcuno o i rimpianti di un altro che ha fatto male il suo.
Inoltre, il feedback aiuta a instaurare rapporti migliori fra il project manager ed il team e fra i membri del team stesso.
È chiaro che il feedback spesso implica critiche – qualcosa con cui la maggior parte delle persone non si sente a proprio agio – ma se dato nel modo giusto, può aiutarle ad evolversi personalmente e professionalmente.
Deve essere considerato come un consiglio, non come un giudizio. Il project manager deve credere nei membri del suo team e usare il feedback come strumento per aiutarli a raggiungere prima l’obiettivo del progetto.
Il feedback costruttivo potrà così servire come strumento per motivare i dipendenti e migliorare le loro prestazioni. Esso riguarda l’ascolto attivo, permette di vedere cosa tutti possono cambiare per migliorare la propria attenzione e risultati e riunisce le persone mentre si crea un flusso di comunicazione salutare.
La situazione ideale sarebbe quella di creare un ambiente di lavoro amichevole in cui tutti siano aperti alle critiche e persino a chiedere feedback da soli.
Quali sono i feedback più importanti in un progetto
Cinque argomenti in particolare sono i più importanti quando si parla di feedback in un progetto:
- Abbiamo un approccio strutturato al progetto?
Ottenere feedback sulla qualità dell’approccio del progetto è fondamentale per ottenere un lavoro di squadra adeguatamente strutturato, allineato e produttivo. Quando si lavora su impegni con i clienti, è anche consigliabile ottenere feedback regolari dalle parti interessate e identificare potenziali blocchi nella comunicazione.
Ecco 3 elementi tipici su cui è possibile ottenere informazioni abbastanza facilmente:
- Chiarezza dell’ambito del progetto (cosa riguarda il progetto e cosa no)
- Definizione e comunicazione delle tappe chiave del progetto
- Trasparenza sul monitoraggio dell’avanzamento del progetto e sugli aggiornamenti di stato
2) Siamo in grado di prendere decisioni?
Molte iniziative sono paralizzate da uno scarso processo decisionale. Essere in grado di strutturare e organizzare il processo decisionale è in realtà una delle abilità chiave dei project manager di successo. Se si vuole essere sicuri che il processo decisionale funzioni senza intoppi, è necessario controllare e ricevere feedback da:
- Le parti interessate e i responsabili delle decisioni a bordo
- Le riunioni del progetto
- I membri del team
3) Stiamo per consegnare la prossima milestone in tempo?
La maggior parte dei progetti segue un approccio dall’alto verso il basso con un flusso di comunicazione indiretto. Quando il project manager chiede aggiornamenti sullo stato di avanzamento delle attività, avere intermediari che consolidano le informazioni sul progetto in prima linea genera perdita di informazioni. Pertanto, è importante chiedere direttamente al team se:
- fornirà i risultati desiderati con standard di alta qualità in tempo
- ha tutte le competenze e le capacità necessarie per raggiungere i suoi obiettivi
- sta facendo progressi continui o sta riscontrando eventuali intoppi
4) Siamo bravi a mettere in atto le decisioni che prendiamo?
Il seguito delle decisioni prese è spesso un punto debole dei progetti. Essere sicuri che nessuna falsa promessa venga fatta nel processo è la chiave per soddisfare le aspettative. Pertanto, su base regolare, è importante chiedere se:
- Le decisioni chiave sono adeguatamente documentate e comunicate (ad esempio attraverso i verbali delle riunioni)
- Le decisioni del progetto hanno sempre un’alta priorità
- I rischi di esecuzione sono correttamente identificati e associati ad azioni di mitigazione
5) Abbiamo una chiara visione del progetto?
Ultimo ma non meno importante è avere una chiara visione del progetto. Il project manager deve assicurarsi che la visione sia chiara, condivisa e sostenuta da tutti gli stakeholder e quindi deve chiedere feedback ponendo queste domande:
- Tutti comprendono gli obiettivi a breve e lungo termine del progetto?
- I risultati attesi del progetto sono chiari?
- È chiaro per ogni membro del team come il gruppo deve raggiungere gli obiettivi del progetto desiderati?
Come funziona il processo di richiesta di feedback?
Una volta visti quali sono gli argomenti che assolutamente necessitano di feedback regolare durante un progetto, vediamo ora come funziona un processo di richiesta di feedback efficiente.
- Definire gli obiettivi del feedback
Come in ogni cosa, bisogna decidere qual è l’obiettivo.
Un buon feedback aiuterà a evitare di ripetere gli stessi schemi non ottimali o distruttivi che bloccano invece che spingere in avanti.
Uno degli obiettivi da non dimenticare è anche quello di ricevere feedback con una mente aperta e un atteggiamento positivo e accettante.
- Identificare le persone corrette a cui richiedere feedback
Chiedere un feedback ad ogni singola persona con cui si interagisce non è produttivo e può creare pensieri sbagliati.
Non tutti infatti possono fornire il tipo specifico di feedback che si sta cercando.
Un feedback con più prospettive può comportare un punto di vista completo riguardo al percorso da seguire, ma ciò non significa chiedere a tutti indistintamente.
Come project manager, il feedback può provenire da colleghi, membri del team, direzione e clienti.
A seconda della domanda, è importante quindi limitare la richiesta di feedback alle persone direttamente coinvolte.
- Preparare le domande
Le domande che si desiderano porre ai fornitori di feedback, devono essere formulare in base agli obiettivi.
Se l’obiettivo è migliorare le relazioni con i membri del team ad esempio, bisognerà porre domande che riguardano specificamente il clima lavorativo attuale e le interazioni.
Se l’obiettivo è invece una gestione del tempo migliore, sarà necessario porre domande in questo senso.
In particolare, una serie di domande aperte aiuterà a ottenere l’atmosfera pertinente.
- Ricevere feedback nel modo giusto
Quando arriva il momento di chiedere un feedback, bisogna essere disposti ad accettare le risposte con una mente aperta.
Se si sta sulla difensiva o si viene influenzati negativamente dai commenti forniti da altri, si avranno molte meno probabilità di ricevere risposte oneste in futuro.
- Prendere un impegno e mantenerlo
La più grande perdita di tempo è ricevere feedback e non farci nulla.
Non tutti i feedback saranno applicabili, ma molto probabilmente si noterà un tema ricorrente che dovrebbe servire da indicatore di quali cose specifiche devono essere migliorate nel futuro.
È importante agire su queste cose, apportare le modifiche necessarie e, una volta fatto, ritornare da chi ha fornito il feedback e mostrare l’implementazione ed il miglioramento.
Questo invierà il messaggio che il contributo è stato apprezzato ed incoraggerà a continuare a contribuire in modo onesto e diretto in futuro.
