Le metriche di progetto

Le metriche di gestione del progetto sono fondamentali per implementare pratiche e processi di gestione del progetto sostenibili in qualsiasi organizzazione.

La chiave è mantenerle semplici e pertinenti per l’organizzazione.

Le metriche di gestione del progetto sono inoltre fondamentali per migliorare il modo in cui i progetti sono gestiti e consegnati, oltre a dimostrare i miglioramenti nel tempo della maturità della gestione del progetto.

Le metriche di gestione del progetto aiutano a:

• Misurare e comprendere la maturità dell’organizzazione
• Gestire progetti e risorse in modo più efficace
• Dimostrare un miglioramento delle prestazioni nel tempo

 

Tutte le metriche dovrebbero essere:

• Semplici e logiche per l’organizzazione
• Misurabili con chiarezza, correttezza e senza ambiguità
• Supportate da dati reali

 

Esistono alcuni requisiti e linee guida chiave per l’implementazione e la misurazione coerente delle metriche di gestione del progetto e queste sono:

• Processi di gestione dei progetti ripetibili e sostenibili
• Monitoraggio della conformità ai processi
• Raccolta di dati mediante uno strumento di gestione del progetto
• Comunicazione tempestiva e chiara della baseline e di qualsiasi successiva modifica delle metriche o del processo di raccolta dei dati
• Non avere troppe metriche, specialmente se sono simili

 

L’implementazione delle metriche di gestione del progetto dovrà affrontare alcune sfide che devono essere gestite con processi e controlli adeguati:

• Man mano che la conformità migliora, inizialmente le cifre potrebbero non cambiare o non mostrare miglioramenti
• Se la definizione delle metriche o il processo di misurazione venissero modificati, i dati degli anni precedenti dovrebbero essere ricalcolati
• Se i dati di base cambiano, anche le metriche cambiano e devono essere ricalcolate.

6 metriche utili per la gestione dei progetti

Diverse metriche di gestione del progetto possono essere definite in base all’obiettivo e alla complessità di un progetto.

Tuttavia, le seguenti sei metriche, in genere, coprono le misure più importanti:

 

• Produttività: questa metrica consente ai project manager di valutare l’utilizzo delle risorse di un progetto. Confronta lo sforzo totale con lo sforzo previsto, che ha un impatto diretto sui profitti. Ritardi nella tempistica, sottoperformance da parte del personale o del fornitore e circostanze inevitabili possono influire sulla metrica della produttività.

 

• Ambito del progetto: l’ambito del progetto è in genere definito direttamente, ma le modifiche e le aggiunte possono far deragliare anche gli sforzi del miglior project manager. È necessario quindi tenere traccia delle richieste di modifica per controllarle e mantenere il progetto in tempo e dentro il budget.

 

• Qualità e soddisfazione del cliente: l’assicurazione della qualità è una metrica realmente orientata al cliente. Assicurare bassi difetti durante tutto il progetto, nonché una qualità accettabile alla fine, dovrebbe essere uno degli obiettivi di ogni lavoro. L’individuazione precoce dei difetti può anche aiutare a prevenire il fallimento dell’intero progetto. Non dimenticate che la soddisfazione del cliente in un progetto è sempre un elemento imprescindibile.

 

• Soddisfazione dei dipendenti: come il cliente finale deve essere soddisfatto, così anche i dipendenti ed i membri del team devono esserlo lavorando al progetto. Il morale dei dipendenti è direttamente correlato al successo del progetto. Ricerche hanno dimostrato che un dipendente soddisfatto lavora meglio ed in modo più efficiente. Gli alti costi del turnover dei dipendenti inoltre, che vanno dal 50% al 200% dello stipendio di un dipendente, dovrebbero essere motivo sufficiente per prestare attenzione alle persone che lavorano direttamente ad un progetto. Qui puoi trovare buoni suggerimenti su come motivare il Team di progetto.

 

• Costo: l’analisi e la gestione dei costi è spesso fondamentale per il successo di un progetto. La gestione dei costi è correlata ad altre variabili, come qualità, portata e produttività, quindi se varia sopra o sotto le proiezioni, il progetto può risentirne. Idealmente, i costi sono attentamente monitorati durante tutto il progetto, quindi se i costi aumentano inaspettatamente, le variabili come ambito o tempo vengono adattate e il progetto può ancora raggiungere i suoi obiettivi.

 

• Margine lordo: in genere, l’obiettivo finale di un progetto è quello di contribuire all’organizzazione aumentandone i profitti. Il margine lordo è la differenza tra il reddito totale realizzato e i costi totali spesi per il progetto. Un progetto dovrebbe avere un margine lordo target stabilito nelle fasi di pianificazione del progetto e dovrebbe essere misurato in tutto il ciclo di vita del progetto. I project manager che raggiungono o addirittura superano i margini lordi target sono spesso estremamente preziosi.

Il monitoraggio di queste sei metriche di gestione del progetto può aiutare i responsabili di progetto ad ottenere un migliore controllo e, di conseguenza, migliori probabilità di successo.

Nel tempo, le organizzazioni possono ottenere informazioni su quali metodi hanno successo e quali richiedono una messa a punto più precisa nel loro caso specifico.

Implementazione delle metriche di progetto

Una volta che le metriche sono state chiaramente definite per soddisfare le esigenze di un’organizzazione, è tempo di iniziare a implementarle.

Innanzitutto, il primo passo è comunicare con tutte le parti interessate per aiutarle a comprendere il processo, la sua importanza e in che modo le metriche possono aiutare a migliorare i progetti.

Fornire esempi chiari e creare un piano di metriche con linee guida comprensibili a tutti può essere un valido aiuto per chiarire le idee e prevenire i ritardi delle informazioni.

Quindi, una volta compiuti tutti questi passi ed una volta che tutti sono sulla stessa linea, è possibile cominciare ad implementare il piano.

Durante il percorso, è inoltre fondamentale correggere il piano quando si identificano metriche inutilizzabili.

Infine, l’implementazione delle metriche di gestione del progetto può costruire dati storici per aiutare a migliorare la pianificazione futura e consentire confronti.

Mentre si continua ad accumulare metriche sui progetti nel portafoglio dell’organizzazione, si sta infatti costruendo un prezioso database di dati di benchmarking interno.

Queste metriche possono essere confrontate con altri progetti della stessa organizzazione per vedere dove è possibile apportare miglioramenti al processo o dove è possibile introdurre requisiti di conformità.

Inoltre, è possibile anche confrontare le metriche con i dati di riferimento di altre aziende nello stesso mercato.

La sfida finale è assicurarsi che lo stato del progetto includa metriche che dimostrino il valore della gestione del progetto.

E come diceva Peter Drucker mezzo secolo fa: “Se riesci a misurarlo, puoi migliorarlo.”