Proceso de toma de decisiones colaborativo

Todos saben que la toma de decisiones individual es más rápida y fácil que la toma de decisiones en equipo, ¿verdad?

Sí, siempre y cuando quien toma la decisión esté completamente informado sobre todos los detalles de una decisión y sea imparcial, el proceso es ciertamente más rápido.

Sin embargo, si quien toma la decisión no es omnisciente e imparcial —y esto se aplica a la mayoría de los casos—, entonces la participación de más partes interesadas y especialistas conduce indudablemente a mejores resultados.

«Colaboración» se convierte así en la palabra clave, incluso en el proceso de toma de decisiones, y la toma de decisiones colaborativa, como era de esperar, está en el corazón de los equipos más exitosos del mundo.

Qué es realmente la toma de decisiones colaborativa

La toma de decisiones colaborativa ocurre cuando un equipo de individuos llega a un consenso.

Este consenso debe alcanzarse sobre la mejor solución posible, basándose en una serie de propuestas.

Este enfoque no solo promueve un ambiente de trabajo en equipo, sino que todas las personas involucradas están más comprometidas con la implementación exitosa de la solución.

A continuación, se presentan algunos pasos para hacer que el proceso de toma de decisiones sea colaborativo.

Cómo hacer que el proceso de toma de decisiones sea colaborativo: Elegir un facilitador

La mayoría de las iniciativas requieren un facilitador para asegurar que se alcancen los objetivos. La toma de decisiones colaborativa no es diferente.

Sin un liderazgo comprometido, el proceso corre el riesgo de fracasar.

Este facilitador tendrá la tarea de gestionar aspectos como:

• Obtener la aceptación y el compromiso de las principales partes interesadas
• Crear definiciones de éxito y fracaso para la iniciativa
• Alinear la iniciativa con otros objetivos
• Fomentar el trabajo en equipo y el diálogo constructivo durante todo el proceso

El facilitador también garantizará que el grupo se mantenga centrado en el problema en cuestión y lo guiará a través del proceso de identificación y selección de la solución.

Cómo hacer que el proceso de toma de decisiones sea colaborativo: Identificar y comprender el problema

Sin una identificación clara del problema en cuestión, todo el proceso de toma de decisiones puede fallar, lo que podría llevar al desánimo y la confusión del equipo.

Por lo tanto, el primer paso hacia el éxito es asegurar que cada miembro pueda articular el problema claramente.

 

Luego, el siguiente paso es enumerar las incógnitas que rodean el problema y rastrear qué información aún debe ser descubierta.

También es vital involucrar a las personas directamente afectadas por el problema.

Este consejo puede parecer obvio, pero si observas cómo se toman las decisiones más burocráticas, verás que no es lo que sucede en la realidad.

Sin embargo, las personas afectadas por una decisión generalmente están más conectadas con el tema que los propios expertos; por lo tanto, pueden ofrecer una variedad de experiencias e información valiosa, interpretaciones y perspectivas sobre el tema.

Cómo hacer que el proceso de toma de decisiones sea colaborativo: Desarrollar un diálogo positivo y descubrir soluciones alternativas

En lugar de detenerse en los impactos negativos del problema actual, el equipo debería centrarse en encontrar una solución.

Es fácil sentirse abrumado por el pesimismo cuando la atención se centra completamente en los aspectos negativos.

El equipo debería entonces centrarse en los detalles que pueden cambiarse y cada miembro del equipo debería tener la libertad de aportar sus ideas más originales sin ser juzgado.

A veces, la mejor solución puede no provenir de la fuente más obvia o de los expertos más reconocidos.

Cómo hacer que el proceso de toma de decisiones sea colaborativo: Recopilar datos

Una vez que se han recopilado soluciones potenciales, se deben obtener datos para respaldarlas.

El equipo del proyecto debe evaluar y analizar el valor de los datos recopilados frente a la capacidad de apoyar las medidas de éxito predefinidas, sin perderse en otros detalles de poca importancia para la situación específica.

Cómo hacer que el proceso de toma de decisiones sea colaborativo: Considerar soluciones alternativas y realizar una selección

Ahora el equipo está finalmente listo para elegir la mejor solución al problema.

El facilitador puede ayudar a los miembros del equipo a estructurar sus pensamientos sobre cada solución propuesta utilizando herramientas específicas, como la matriz de decisión.

Claramente, existe la posibilidad de que no se alcance un consenso inmediato y, en ese caso, puede ser útil completar el proceso con otros tipos de herramientas, como un análisis de costo-beneficio.

Esto ayudará al equipo a seleccionar la solución que mejor se adapte a los objetivos del negocio.

Cómo hacer que el proceso de toma de decisiones sea colaborativo: Elaborar un plan de implementación para la solución elegida

La selección de una solución no significa que el trabajo esté completado. Sin implementar correctamente la solución propuesta, el problema permanecerá sin resolver.

Un plan de implementación efectivo tiene en cuenta el objetivo final y se centra en crear pasos y actividades que pondrán la solución en marcha.

El equipo no debe asustarse si se descubren barreras u obstáculos inesperados; este es un evento común en la fase de implementación.

Al igual que con el resto, cualquier problema puede abordarse aplicando el mismo proceso de toma de decisiones colaborativa.

 

Las organizaciones de todo tipo y tamaño se beneficiarán de un enfoque colaborativo para la toma de decisiones.

En el mercado competitivo actual, los equipos deben abordar la resolución de problemas de nuevas maneras y evitar los peligros y amenazas que la incertidumbre, el desacuerdo y la confusión pueden crear.

La metodología facilitada y colaborativa de una toma de decisiones liderada por el equipo es el camino más corto hacia una resolución de problemas duradera y para mantener o fomentar una fuerte cultura de trabajo en equipo.

En última instancia, perseguir un enfoque más colaborativo probablemente aumentará la efectividad de cualquier proceso importante de toma de decisiones.

Aumentar la colaboración comienza identificando a los colegas que tienen más probabilidades de proporcionar aportes útiles y luego escuchando sinceramente estas ideas antes de tomar una decisión final.

Más importante aún, en un proceso de toma de decisiones colaborativo la mayoría de las decisiones son de mucha mejor calidad y el compromiso con esas decisiones es considerablemente mayor, lo que hace que la colaboración sea la primera opción en un proceso de toma de decisiones, y no la última.