Gestiona las criticidades del proyecto

Las criticidades del proyecto no están realmente ausentes y gestionarlas es lo que un Project Manager debería poder hacer con total control.

Los project managers necesitan ser multitarea y deben ser capaces de gestionar múltiples elementos individuales de un proyecto al mismo tiempo, manteniendo todo bajo control.

Sin embargo, incluso en el caso de proyectos liderados por los managers más eficientes, pueden surgir problemas críticos durante las fases de planificación y ejecución del proyecto. Estos problemas son difíciles de evitar, pero a menudo fáciles de resolver.

Para ayudarte a comprender y darte una perspectiva sobre cuáles podrían ser los problemas más comunes a gestionar, en este artículo proporcionaremos una visión general de los 7 principales desafíos que los project managers pueden enfrentar.

Gestión de las criticidades del proyecto: Interrupciones durante el proceso de planificación del proyecto

Un project manager competente sabe que la planificación es uno de los pasos más importantes en el proceso de gestión de proyectos.

Sin embargo, a veces los project managers no dedican el tiempo adecuado en esta etapa e intentan pasar directamente a resolver el problema de inmediato. En lugar de planificar y crear estrategias más efectivas para evitar el problema, prefieren resolverlo cuando aparece.

Por el contrario, una mejor planificación significa tener más control sobre el proyecto y mayor tranquilidad cuando se trata de la implementación.

Así que, por favor, sigue este consejo: es importante nunca comenzar un proyecto antes de analizar el problema, explorar posibles soluciones, encontrar la mejor y planificar todas las actividades y recursos necesarios para resolver el problema.

Ten siempre presente que algunos riesgos pueden afectar al proyecto de manera significativa y, por lo tanto, encuentra soluciones alternativas cuando aparezcan o cuando tengas la certeza de que aparecerán.

Claramente, existe una diferencia en la planificación entre proyectos a largo plazo y a corto plazo: los primeros tienden a requerir una planificación detallada, mientras que los segundos requieren un enfoque más pragmático y ágil.

Gestión de las criticidades del proyecto: Scope Creep

Es muy importante tener un esquema claro del proyecto antes de ejecutarlo. Sin embargo, incluso cuando ya ha comenzado un buen proceso de planificación, el alcance del proyecto puede cambiar durante la ejecución.

Este cambio de alcance, o scope creep, puede ser particularmente amenazante porque puede resultar en que el proyecto se desvíe de los plazos y/o del presupuesto.

Cuando ocurre esta criticidad, para gestionarla, es ante todo importante centrarse en los objetivos y la necesidad real que el proyecto debe satisfacer:

• ¿Han cambiado los objetivos?
• ¿Se debió a la planificación o a la ejecución?
• ¿Es realmente necesario cambiar el alcance?

Si la respuesta a estas preguntas es sí, se debe programar una reunión con todas las partes interesadas del proyecto para que todos puedan encontrar la solución unánime más fácil y conveniente.

Tomarse el tiempo para reenfocar tu proyecto, reasignar recursos, crear nuevas actividades, reprogramarlas e informar a todos sobre lo ocurrido es esencial en esta situación.

Toda la documentación debe actualizarse para que todos puedan trabajar bajo las mismas condiciones y estar plenamente informados sobre cada aspecto.

Gestión de las criticidades del proyecto: El presupuesto se excede

El proyecto ha sido planificado, los recursos necesarios han sido definidos y, consecuentemente, se ha establecido el presupuesto final del proyecto.

Entonces, si todos estos pasos se han seguido correctamente, ¿por qué, a pesar de una tan buena planificación, se excede el presupuesto?

Esto podría deberse a tres razones:

• El proceso de planificación no fue tan eficiente como parecía,
• No hubo un proceso eficiente de monitoreo y control durante la fase de ejecución
• El proyecto fue influenciado por fuentes externas (entorno, regulaciones, tipo de cambio, etc.), incluso imprevistas

Cuando un proyecto excede el presupuesto, necesitas averiguar qué sucedió e intentar reasignar los recursos restantes para que puedas continuar manteniendo los mismos gastos.

Una práctica sólida durante la planificación del proyecto es establecer un pequeño presupuesto «colchón» para excepciones, es decir, tener una reserva en caso de que surjan contingencias que estén fuera del control del project manager.

Gestión de las criticidades del proyecto: Comunicación ausente o ineficiente

Un plan de comunicación deficiente o ausente resulta en conflictos no resueltos, lo cual podría tener un impacto negativo en el proyecto.

Un proyecto es ejecutado por un equipo de miembros, cada uno responsable de tareas y plazos específicos.

Si un miembro no está siguiendo el plan y el resto del equipo o el project manager no se da cuenta de esto, el proyecto definitivamente se retrasará. En los peores casos, surgirán problemas mayores si la brecha persiste.

Tener reuniones recurrentes y enviar registros de estas reuniones a los participantes y partes interesadas es una gran idea para mantener a todos alineados.

Gestión de las criticidades del proyecto: Plazos incumplidos

En un proyecto, las tareas dependen de otras subtareas y muchas de ellas no pueden comenzar si una tarea previa aún no se ha realizado.

Así que, esencialmente, un plazo incumplido podría llevar a otros 1.000 plazos incumplidos en un efecto dominó y, al final, a una entrega tardía del resultado final del proyecto.

Por esta razón, la gestión del tiempo y de los plazos es crucial en un proyecto.

Un buen software con un Gantt claro y fácilmente accesible es muy útil en este sentido.

Cuando ocurren retrasos, es importante analizar primero si la actividad vencida forma parte de la ruta crítica.

Si no es así, puedes verificar otras actividades dentro de la ruta crítica que puedan realizarse y reasignar recursos para que puedas mantener la misma fecha de finalización.

Gestión de las criticidades del proyecto: Falta de responsabilidad

Cada tarea usualmente solo necesita una persona a cargo, es decir, una persona que se haga cargo de la tarea específica y de cualquier cosa relacionada con su completitud.

Un project manager debe, por lo tanto, definir claramente las responsabilidades y el poder de decisión de cada miembro del equipo, así como las expectativas de las partes interesadas para esa actividad en particular.

Gestión de las criticidades del proyecto: Información descentralizada

Es clave mantener a todos actualizados sobre el estado del proyecto en todo momento.

La falta de información accesible, disponible y confiable puede llevar a errores y retrasos en el proyecto.

Además, la información desorganizada, como múltiples versiones del proceso temporal, varias carpetas de documentos, muchos correos electrónicos, puede llevar a una información descentralizada que crea confusión para todos los miembros del equipo.

Una solución a este problema es utilizar un software de gestión de proyectos para ayudar a coordinar a los empleados en múltiples ubicaciones y, si corresponde, en diferentes zonas horarias.

 

Un project manager construirá y desarrollará habilidades efectivas de gestión de proyectos con capacitación de calidad y experiencia directa en el lugar de trabajo.

Además, el equipo del proyecto no debe ser pasivo, sino que, en el mejor de los casos, ayudará proactivamente al project manager a gestionar los diversos proyectos y sus problemas críticos.