Muchos elementos están en marcha para asegurar el éxito en un proyecto, uno de los cuales es el control de gestión.
Esto ayuda al seguimiento del proyecto según la planificación inicial y permite al gerente de proyecto examinar los objetivos, tareas y recursos del proyecto.
En este artículo, analizaremos qué significa un control de gestión impecable y cómo lograrlo de la mejor manera.
CONTENIDO
¿Qué entendemos por control de gestión de proyectos?
El control de gestión de proyectos implica una serie de procesos diseñados para recopilar y analizar datos del proyecto y garantizar el cumplimiento de la planificación.
Es un sistema de control compuesto por herramientas técnicas y contables para asegurar que se cumplan los objetivos comerciales.
Aunque un proyecto puede manejar muchos parámetros diferentes, como calidad, alcance, etc., la disciplina del control de gestión se centra principalmente en los resultados financieros.
Por lo general, el gerente del proyecto supervisa el control de gestión; sin embargo, en organizaciones más complejas y numerosas, también puede existir un gerente de control de proyecto que reporte al gerente del proyecto.
Para que el control de gestión tenga éxito, no puede aplicarse únicamente en ciertos momentos, sino que las actividades de control deben abarcar todo el ciclo de vida del proyecto.
Más específicamente, el control de gestión consta de tres fases:
- Control previo o presupuestación: Se lleva a cabo durante la etapa de planificación y es fundamental para la presupuestación del proyecto.
- Control simultáneo: Se realiza durante las actividades del proyecto mediante la medición regular de datos.
- Control posterior: Se lleva a cabo al finalizar, mide los indicadores por última vez y permite una mejor evaluación de lo que se ajustó al plan y de lo que no.
Control de gestión: ¿cómo funciona?
1. Establece estándares de desempeño
Antes de que un gerente de proyecto pueda mantener una actividad de control, deben desarrollarse los estándares en los que se basará dicho control.
Un estándar de desempeño es una meta que debe alcanzarse para considerar exitoso un proyecto.
El equipo del proyecto debe cumplir con estos estándares, recibiendo así directrices y métricas en las que enfocar su atención.
Mientras se cumplan estos estándares, incluso si se superan, un gerente de proyecto puede estar seguro de que va por buen camino.
Todo proyecto incluye dos tipos de estándares: tangibles e intangibles.
Los estándares tangibles son metas específicas y medibles que pueden monitorearse directamente, mientras que los estándares intangibles son más abstractos y no pueden medirse directamente.
Algunos ejemplos de estándares de desempeño tangibles son:
- Ausencia de defectos en un producto
- Cumplimiento del presupuesto
- Cumplimiento de las normativas de seguridad laboral, etc.
Por otro lado, los estándares intangibles pueden ser:
- Moral del equipo
- Efectividad del liderazgo del gerente de proyecto
- Satisfacción de las partes interesadas internas y externas, etc.
Los elementos tangibles e intangibles de un proyecto están entrelazados, y las mejoras en uno a menudo afectan a los demás.
Los gerentes de proyecto que priorizan los estándares intangibles suelen obtener mejores resultados también en sus estándares tangibles.
2. Medir el desempeño
Después de establecer los estándares, el siguiente paso en el control de gestión es medir y monitorear el desempeño en relación con dichos estándares.
La medición y el monitoreo permiten al gerente de proyecto responder rápidamente y de forma efectiva ante cualquier brecha y devolver el proyecto al rumbo adecuado.
Los parámetros claros suelen determinar estándares tangibles.
Para estándares intangibles, los gerentes de proyecto necesitan ser más creativos.
De hecho, no se puede monitorear ningún parámetro específico, aunque se pueden recopilar datos cualitativos mediante encuestas, monitoreando actitudes generales o hablando con las partes interesadas.
Un plan de monitoreo exitoso (lee aquí cómo implementarlo) es clave para recopilar datos precisos y oportunos y asegurar que la información relevante esté disponible para el análisis y la toma de decisiones.
3. Analiza las desviaciones
Cuando un gerente de proyecto ha identificado dónde su equipo no está cumpliendo con los estándares, es necesario comprender por qué ocurre esta brecha.
Cuando esto sucede, indica que el gerente no ha considerado completamente todas las circunstancias posibles o los requisitos del proyecto.
Por lo tanto, identificar los elementos omitidos es esencial para revisar de manera efectiva los estándares o actividades involucradas en el proyecto y lograr el objetivo original.
Esto puede incluir una revisión exhaustiva de las actividades del proyecto, procesos, recursos asignados y restricciones encontradas. Analizar las causas de las desviaciones ayuda a identificar áreas que necesitan mejora o ajuste para evitar problemas similares en el futuro.
4. Realizar acciones correctivas
El último paso en el proceso es tomar medidas para mejorar las desviaciones identificadas y cumplir con los estándares. Algo debe cambiar para que el proyecto llegue a una conclusión exitosa.
Las acciones específicas que se deben tomar dependerán de la magnitud y gravedad de la desviación.
Por ejemplo, un equipo que va un día retrasado puede necesitar solo un recordatorio sobre la importancia del proyecto para redoblar esfuerzos y volver al camino correcto.
Por otro lado, si el retraso asciende a una semana, será necesario hacer más cosas, como contratar miembros adicionales del equipo o exigir horas extras obligatorias.
Cuanto antes identifique un gerente una desviación respecto a los estándares, menor será el impacto probable de dicha desviación.
Por eso el proceso de control y monitoreo se considera una parte fundamental de la gestión de proyectos.
Las acciones correctivas deben planificarse e implementarse rápidamente para evitar que las desviaciones pongan en riesgo el éxito general del proyecto.
Documentar las acciones correctivas y monitorear sus efectos es vital para garantizar mejoras efectivas y duraderas.
Qué tan esencial es el software de gestión de proyectos para un control de gestión impecable
El control de gestión abarca múltiples procesos e interactúa con diversos roles para garantizar el éxito del proyecto.
Esto requiere una atención constante al detalle durante todo el ciclo de vida del proyecto, un enfoque que sería imposible asegurar sin un buen software de gestión de proyectos.
Depender del monitoreo manual y la evaluación de las métricas del proyecto se ha vuelto imposible, especialmente en proyectos grandes.
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Esto ayudará a garantizar el éxito de un proyecto empresarial.
