Come fare un budget di progetto

Come faccio a creare un budget per un progetto se non ho basi storiche sulle quali orientarmi?

Quando si avvia un progetto, è difficile sapere quanto costerà.

Se si tratta di un progetto ripetitivo nel tempo molto probabilmente avremo uno storico su cui basarci.

In questo caso potrà risultare più facile stilare un budget di progetto, ma diverso è il discorso in caso di un progetto nuovo.

I project manager sono tenuti a rendere conto delle loro stime di budget .

Considerata la grande incertezza che di solito regna nella fase iniziale di un progetto, questa può rappresentare una delle maggiori sfide dei project manager.

La capacità di creare un budget accurato è una competenza essenziale per un project manager.

Può essere un compito scoraggiante, soprattutto per i nuovi project manager; tuttavia, una volta creato il primo budget, si avrà un primo sistema d riferimento.

Da allora in poi, sarà più semplice gestire questo aspetto per progetti futuri.

Gli approcci per redigere un budget

Esistono due approcci principali che si possono adottare quando si redige un budget:

• Approccio top-down: decidere quanto costerà il progetto in totale e dividere l’importo tra le varie fasi di lavoro;
• Approccio bottom-up: calcolare le singole fasi di lavoro, partendo dal livello più basso, e poi sommare il tutto per stimare il costo totale del progetto.

Entrambi gli approcci, come tutte le cose, hanno i loro vantaggi e svantaggi. Proviamo a valutarli insieme.

Come fare un budget di progetto: L’approccio top-down

L’approccio top-down, letteralmente dall’alto al basso, è più di un tirare ad indovinare una cifra totale su cui basare l’intero progetto.

Infatti, è necessario spiegare come si svolgerà e strutturerà il lavoro all’interno della quantità di budget assegnata per ciascuna fase di progetto.

Bisognerebbe chiedersi se il bilancio sembra realistico sulla base dell’esperienza dei progetti passati, ammesso che ce ne siano.

Il vantaggio dell’approccio di bilancio top-down è che si concentra sul raggiungimento del progetto all’interno del budget stanziato e porta all’efficienza e alla riduzione delle pratiche dispendiose.

Uno svantaggio è che presuppone che la persona che crea il budget disponga di conoscenze e competenze sufficienti per effettuare una stima dei costi ragionevole.

Se così non fosse, potrebbe verificarsi un conflitto quando a una persona del team viene assegnato un budget non realistico e insufficiente per concludere la sua fase di lavoro.

Esiste, infatti, il rischio che vengano creati bilanci volutamente bassi con la – falsa – convinzione che ciò incoraggerà il risparmio sui costi e l’eliminazione degli sprechi.

Come fare un budget di progetto: l’approccio bottom-up

Nel secondo approccio, bottom-up, letteralmente dal basso verso l’alto, il budget di progetto si costruisce partendo dalle singole fasi di lavoro, dal livello più basso, e sommandole per arrivare al costo totale del progetto.

Il team è spesso coinvolto per identificare i compiti e le attività necessarie per completare il progetto e per stimare i vari costi.

Il vantaggio dell’approccio di bilancio bottom-up è la sua accuratezza, a patto di non aver dimenticato nessuna attività, e di conseguenza il suo costo.

È positivo per il morale della squadra perché il project manager coinvolge il team nella creazione del budget.

Questo approccio è talvolta chiamato anche bilancio partecipativo per questo motivo.

Uno svantaggio dell’approccio bottom-up è la difficoltà di ottenere un elenco completo di attività e compiti necessari al completamento del progetto, soprattutto se si tratta di qualcosa di nuovo, o se abbiamo a che fare con un team giovane e/o inesperto del settore.

Il rischio, infatti, nell’avvio di progetti nuovi o nel coinvolgimento di risorse junior, può essere quello di non contemplare intere fasi di attività e processo.

Questo porta inevitabilmente a sballare totalmente sia i costi ma anche i tempi di realizzazione del progetto.

I diversi tipi di costo nella creazione del budget

Nella creazione del budget il Project Manager deve tener conto di diversi fattori e soprattutto delle diverse tipologie di costo.

Esistono fondamentalmente due tipi di costi che interessano i project manager quando creano un budget:

•  i costi diretti;
• e quelli indiretti.

I primi sono univocamente attribuiti al progetto e facilmente individuali, come ad esempio: il costo del personale, dell’attrezzatura, delle trasferte, dei consulenti, ecc.

I costi indiretti sono, invece, relativi a voci di spesa caricati contemporaneamente su più di un progetto.

Solo una parte del loro costo totale è a carico di un singolo progetto.

Sono ad esempio: le bollette telefoniche, l’affitto degli uffici, l’assicurazione aziendale, il materiale d’ufficio, ecc

Come calcolare questi costi?

Per esempio, se il progetto richiederà 6 settimane e la bolletta internet è di 50€ al mese, il costo totale che riguarda il progetto sarà di 75€.

Per avere un’idea sugli altri costi, si può dare un’occhiata all’anno precedente.

Bisognerà vedere ciò che si è speso nell’insieme e dividerlo quindi per 52 (il numero delle settimane nell’anno) per ottenere un costo medio settimanale.

Ciò può essere valido per un costo indiretto come quello dell’attrezzatura.

Come fare un budget di progetto: la riserva di gestione

Una riserva di gestione o riserva di contingency viene solitamente aggiunta ai progetti e corrisponde di solito ad una percentuale del costo e del tempo totali del progetto.

Questo fondo viene utilizzato quando si verificano eventi legati a dei costi imprevisti durante il progetto.

Si dovrebbe regolare la riserva di gestione in base al livello di rischio identificato per il progetto.

Chiaramente, più rischioso è il progetto, maggiore dovrà essere la riserva di gestione, e viceversa.

Un progetto di routine, già svolto più volte, avrà una riserva di gestione inferiore rispetto ad un progetto totalmente nuovo.

Il budget sarà quindi composto da costi diretti, costi indiretti e dall’importo che funge come riserva di gestione.

Come fare un budget di progetto: i costi non ammissibili

Esistono anche dei costi che generalmente non sono ammissibili in un progetto e, quindi, non possono essere inseriti nel budget.

In generale li possiamo identificare nei seguenti:

• Spese non rendicontabili, ad esempio il lavoro volontario;
• Costi per investimento di capitale;
• Oneri finanziari;
• Interessi passivi;
• Perdite causate dal cambio valuta, fra l’altro non quantificabili vista la volatilità;
• L’IVA nel caso in cui si trattasse di un costo recuperabile;
• Spese il cui costo è coperto da un finanziamento dell’Unione Europea o da un altro tipo di finanziamento statale;
• Sanzioni.

Gestire le variazioni del budget

I progetti raramente vanno secondo i piani in ogni dettaglio.

È necessario quindi che il project manager sia in grado di identificare quando i costi variano dal budget e gestire tali variazioni.

Un project manager deve confrontare regolarmente la quantità di denaro speso con l’importo previsto e riferire queste informazioni ai manager, al presidente della società ed agli stakeholder.

È necessario quindi stabilire un metodo su come questi progressi saranno misurati e segnalati.

Un metodo ampiamente utilizzato per progetti di media e alta complessità è il metodo dell’earned value.

Si tratta di un metodo di confronto periodico dei costi preventivati – budget value – con i costi effettivi durante il progetto – actual value.

Il metodo dell’earned value può fornire informazioni non solo per quanto riguarda gli scostamenti di costo, ma anche per quanto riguarda gli scostamenti di tempo, cioè se il progetto è in ritardo o in anticipo.

Il project manager deve sapere se il progetto si sta svolgendo nei tempi previsti e all’interno del budget stabilito.

Un metodo semplice per valutare l’avanzamento del progetto è di considerare due valori:

• Costi diretti percentuali di competenza di un’attività;
• Somma delle ore già lavorate sull’attività e la previsione delle ore a finire.

L’avanzamento dell’attività risulterà quindi dal prodotto fra questi due indicatori.

Se inferiore ad 1 significa che siamo di fronte ad un ritardo del progetto.

Al termine di un progetto sarà necessario valutare se è avvenuto uno scostamento dal budget e quali sono stati i motivi che l’hanno causato.

Indipendentemente dall’approccio che si sceglie per stilare il budget, è fondamentale dedicare del tempo a controllarlo e tenerlo monitorato durante tutta la durata del progetto.

Per la gestione dei progetti, infatti, il monitoraggio dei costi è un aspetto strategico.

Per questo in Twproject abbiamo sviluppato le funzionalità in grado di inserire e gestire sia i costi generati dal lavoro (costi diretti) che i costi addizionali (costi indiretti), riservando, naturalmente tale accesso solo ai Project Manager.

L’importanza di monitorare e gestire un budget è fondamentale!

Ecco di seguito un piccolo esempio di quello in cui Twproject può supportarti.

In questo esempio (parte integrante della schermata precedente) il tuo margine di previsione (calcolato da budget e costi pianificati) è 850.

Questa è la prima stima che hai fatto, e probabilmente è molto vicina a quanto hai detto al tuo cliente.

Poi, in una seconda fase, hai raffinato la tua stima: la seconda riga rappresenta come sta andando in rapporto a quanto pianificato.

L’ultima riga è la situazione “reale”, hai un budget di 2500, e hai speso 1285. Grande! C’è un margine di 1215, meglio di quanto previsto!

Quale strumento usare per fare un budget di progetto?

Costruire, personalizzare e monitorare il budget sono aspetti fondamentali per un progetto vincente!

Si tratta perciò di uno dei compiti principali del project manager, al quale sono in capo anche molte altre attività durante il ciclo di vita del progetto.

Il supporto di un software di project management può rivelarsi una mossa molto efficace non tanto per eliminare il rischio di sforare i costi, quanto per aiutare a tenerli sotto controllo.

Uno strumento come Twproject è sviluppato per rispondere all’esigenza di vigilanza del Project Manager e di chi in azienda si occupa della gestione dei costi.

Guarda quanto è utile usare Twproject per gestire i tuoi costi:

Se vuoi iniziare oggi stesso a testare le funzionalità del nostro software, per creare un budget di progetto accurato, prova la versione demo: è gratuita e completa di tutte le funzionalità utili e necessarie.

E non dimenticare di condividere con noi la tua esperienza e di lasciarci un commento.