In questo articolo vi aiuteremo a esplorare le caratteristiche principali di due giganti del software di gestione dei progetti, e scegliere quale tra i due, Wrike o Clickup, scegliere.
Immaginiamo la scena: finalmente hai deciso di adottare un sistema unificato per il tracciamento dei progetti e per l’assegnazione delle attività al tuo team di lavoro. Così facendo, speri di ottimizzare i tempi che dedichi ogni giorno destreggiandoti tra cartelle condivise, e-mail, note cartacee, file di worklog sparsi ovunque e sei alla ricerca di uno strumento unico che ti permetta di gestire tutti questi aspetti in una sola piattaforma. Ma quale scegliere?
Sicuramente il passaggio richiederà del tempo, tanti dati andranno trasferiti sul nuovo sistema e dovrai affrontare le resistenze da parte di qualcuno.
Però ormai hai maturato la consapevolezza che dovrai scegliere tra uno dei due “big” sul mercato del project management, ovvero Wrike o Clickup, e vorresti che questa valutazione non ti portasse via troppo tempo. Di solito questi software offrono una prova gratuita di due settimane, ma per chi sente l’urgenza di iniziare, consapevole del fatto che la curva di apprendimento potrebbe protrarsi per un po’, è importanze velocizzare la fase di test del software.
Ma è qui che ti veniamo incontro. Abbiamo testato a lungo i due software più popolari e possiamo fornirti un’analisi dettagliata delle principali funzionalità mettendole a confronto ed evidenziandone pro e contro. Abbiamo cercato di prevedere le domande che potresti farti e abbiamo suddiviso le principali questioni per argomento.
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Come premessa, ci teniamo a dirti che non ti pentirai del percorso intrapreso e che l’adozione di un buon sistema di project management ti porterà indubbi benefici, sia in termini di ottimizzazione di tempi e risorse, sia in termini di qualità del livello di collaborazione all’interno del team. Numerose ricerche hanno dimostrato che la condivisione delle informazioni e la responsabilizzazione individuale dei lavoratori, come quando vengono messi a capo di fasi di progetto, aumentano la produttività generale e la soddisfazione del team. Ma tutto questo è più facile a farsi che a dirsi quando impari ad avvalerti di buoni strumenti.
Ma veniamo al dunque e partiamo con l’analisi delle singole funzionalità di questi software, suddivise per macro aree.
Wrike o Clickup: Pianificazione del progetto e diagramma di Gantt
Il primo aspetto che abbiamo preso in considerazione riguarda uno strumento che i project manager ritengono visivamente molto utile.
Se hai fatto qualche ricerca in questo campo saprai già di cosa si tratta, tuttavia si può dire semplicemente che è un grafico a barre orizzontali che mostra le varie fasi di un progetto comprese tra una data di inizio e una di fine e la eventuale relazione tra esse.
Nel corso del nostro studio di questo aspetto all’interno dei due software presi in esame, siamo stati colpiti da una buona usabilità dello strumento in entrambi, ma in particolare Clickup ci è piaciuto per un piccolo ma utile dettaglio: una barra verde che mostra l’intera durata delle fasi di progetto operando una somma tra le attività presenti al suo interno.
In entrambi i software abbiamo poi trovato utile vedere il nome dell’assegnatario sulle fasi del progetto, e tuttavia sarebbe stato utile a nostro avviso poter visualizzare anche delle ulteriori informazioni, come ad esempio i codici di progetto, di cui molte aziende fanno uso per una più immediata individuazione.
In Wrike è possibile inserire i propri giorni di assenza, come vedremo nel prossimo punto, e ciò ha una ripercussione sul Gantt e sulla durata del progetto in generale, poiché fa “slittare” in avanti tutte le attività pianificate per quei giorni e tutte quelle ad esse collegate. Di conseguenza il progetto si estende oltre quanto era stato pianificato.
Inoltre, il project manager non riceve una notifica degli avvenuti cambiamenti e pertanto riteniamo questa modalità abbastanza inaccettabile per il conseguimento di buoni risultati. Su Clickup il problema non si pone perché non è contemplata la possibilità di inserire giorni di assenza da parte dei dipendenti. Dunque, anche se questa è una carenza generale, perlomeno ciò non va a intaccare le tempistiche dei progetti.
Wrike o Clickup: Carico di lavoro
Il secondo aspetto che andrai a migliorare con l’adozione di un tool di project management è la gestione del carico di lavoro. Infatti, questo è un fattore che gioca un ruolo chiave nella buona riuscita di un progetto dato che è normale in un’azienda avere il personale coinvolto su più fronti. Calcolare il carico di ogni risorsa è fondamentale per capire chi e quando potrà portare a termine le assegnazioni. Se unifichiamo i sistemi di gestione, questo lavoro sarà sicuramente più rapido ed efficace.
In Wrike abbiamo rilevato una gestione del carico di lavoro semplice e intuitiva. Questo aspetto è gestibile nell’area “Strumenti” e permette facilmente di spostare le assegnazioni da un utente all’altro, quando il carico è eccessivo. Per calcolare il carico totale, Wrike permette di inserire il numero di ore giornaliere richieste per ogni task, anche se non è possibile differenziare tra i vari giorni.
Purtroppo in Wrike non è possibile impostare orari di lavoro diversi dalle 8 ore e il project manager non può inserire i giorni di assenza pianificata dei dipendenti, poiché ciascun utente può inserire solo le proprie ore: questo limita un po’ i processi di gestione del carico.
In maniera forse un po’ meno intuitiva, Clickup invece propone come soluzione l’inserimento di un numero massimo di task giornalieri per ogni dipendente, ma non permette di indicare le ore da dedicare ai progetti. Riteniamo che questa modalità sia molto riduttiva poiché non tiene conto delle differenze sostanziali che possono esserci nell’impiego delle risorse a seconda delle attività da svolgere. Anche in Clickup è facile riallocare le attività tra il personale coinvolto, tuttavia il sistema pecca un po’ in accuratezza. Inoltre Clickup non supporta strumenti per la gestione degli orari, delle ferie e dei permessi. Wrike d’altro canto non ha la registrazione dei worklog.
Se dunque Wrike si presenta dal punto di vista del carico di lavoro come superiore rispetto al suo principale competitor, sarebbe utile a nostro avviso fare un passo ulteriore e permettere di allocare il carico in maniera dinamica, con una distribuzione ottimizzata che assegni le ore sui progetti anche in maniera differenziata tra i giorni, a seconda che la risorsa sia impegnata o meno su altri fronti.
Wrike o Clickup: Gestione Agile con il Kanban
Per individuare quale fra Wrike e Clickup presenti un migliore approccio alla metodologia Agile ci siamo concentrati principalmente sulla composizione della loro Kanban board. Questa sorta di “lavagna” al cui interno le attività di progetto compaiono come dei post-it disposti su colonne in base al loro stato di produzione è molto amata da chi vuole velocizzare i tempi di aggiornamento dei dati.
Anche in questo caso le due piattaforme si sono dimostrate esteticamente appaganti e facili nell’uso, ma Clickup ha ottenuto un punteggio leggermente superiore per averci permesso di personalizzare gli stati delle fasi dei task. Non solo quegli stati standard previsti dal software in uso (tipicamente: da fare – in corso – da approvare – chiuso) ma tutti quelli di cui abbiamo bisogno e con un’etichetta scelta da noi.
Ancora meglio sarebbe stato dare la possibilità di organizzare le colonne secondo altri criteri oltre che allo stato, ma in generale abbiamo trovato questa funzione soddisfacente.
Wrike o Clickup: Gestione dei costi
Ed eccoci giunti all’ultimo punto preso in esame e anche quello che ha collezionato più note dolenti dal nostro punto di vista. La gestione dei costi non offre nessun vantaggio ulteriore rispetto al mero utilizzo dei classici fogli di calcolo e l’unico vantaggio è dunque quello di poterla integrare nel software utilizzato. Ma il project manager dovrà inserire tutto manualmente e definire senza alcun supporto da parte del sistema i valori da prendere in esame.
Nessuna delle due piattaforme presenta funzionalità di calcolo automatico e il budget dei progetti è un valore quasi accessorio, di nessuna utilità nelle funzionalità di base.
Wrike recupera un po’ di terreno nella sua versione “Enterprise” poiché offre la possibilità di scaricare della reportistica avanzata con diversi template predefiniti da cui prendere spunto e all’evenienza modificare.
Ma occorrono competenze di alto livello per riuscire a capire il funzionamento della sezione Report, molto poco intuitiva rispetto al resto della piattaforma, e ciò potrebbe scoraggiare i project manager di piccole imprese o chi è alle prime armi con l’argomento.
E se esistesse una terza soluzione?
In sintesi, abbiamo preso in esame quattro specifici argomenti che riteniamo fondamentali nel settore del project management e la sfida tra Wrike o Clickup è finita in pari merito. Benché offrano entrambi una soluzione alle quattro problematiche proposte nessuno dei due può essere ritenuto completo.
Le carenze riscontrate ci fanno affermare con certezza che esiste una terza via: Twproject. Abbiamo messo alla prova le funzionalità delle due più grandi piattaforme di project management sul mercato e abbiamo scoperto che tutte le loro caratteristiche sono presenti con una maggiore scrupolosità in Twproject e in particolare:
1. La pianificazione del progetto e il diagramma di Gantt: l’impostazione delle tempistiche di un progetto e delle dipendenze tra le sue fasi è il lavoro di base del project manager che deve essere svolto con attenzione, considerando molteplici aspetti e non soltanto la disponibilità di un lavoratore.
Perciò la nostra scelta in Twproject è di lasciar gestire autonomamente le disponibilità dei dipendenti in base ai loro fogli di presenza, ma l’assenza di un dipendente non modificherà le date del progetto e delle sue fasi, ma semplicemente sarà ricalcolato il carico di lavoro.
Il Gantt di Twproject offre inoltre la possibilità di gestire dinamicamente le dipendenze tra le fasi, che non necessariamente devono essere consequenziali e senza intervalli fra esse, come invece avviene altrove.
Ancora, offre una vista integrata con le liste di ToDo, consentendo anche di agire su di essi dal Gantt stesso, integrando dunque due dei principali strumenti di project management in una sola vista.
2. Il carico di lavoro: la distribuzione del carico di lavoro in Twproject è realmente dinamica e ottimizzata, qualità che manca agli altri software. Ecco infatti come si presenta la nostra gestione intelligente delle ore.
Nell’immagine i colori diversi rappresentano diversi progetti e le ore dedicate cambiano a seconda del carico di ogni singolo giorno. Twproject infatti utilizza un algoritmo per la distribuzione del carico che ottimizza la capacità delle risorse, non esegue una mera somma dei valori proposti dall’utente.
Twproject distingue inoltre tra attività di progetto, routinarie e “spot”, permettendo di pianificare più realisticamente i tempi di realizzazione delle attività.
3. La gestione Agile con il Kanban: qui Twproject fa un salto ulteriore rispetto ai suoi competitor e ti permette di visualizzare le colonne del tuo Kanban secondo altri criteri oltre allo stato. Infatti, potrà esserti utile visualizzare tante colonne quanti sono i tuoi Progetti: potrai spostare agilmente i To-Do da un progetto all’altro. Ancora, potrai avere gli Assegnatari organizzati in colonne e muovere i compiti da una persona all’altra o anche distribuire i compiti non ancora assegnati. Se desideri, puoi visualizzare i To-Do in colonne di Priorità e dunque riassegnarle di conseguenza.
4. La gestione dei costi: come abbiamo visto, la pianificazione del budget non è praticamente contemplata nei due software analizzati. Al contrario, con Twproject, la gestione dei costi è una funzione di rilievo e permette davvero di curare questa esigenza in maniera completa all’interno del software, senza la necessità di avvalersi di ulteriori strumenti esterni. Il nostro software vi segue passo passo nella creazione del budget dei progetti poiché ha un prospetto dedicato per ogni progetto inserito e anche per le sue sotto-fasi e attività.
All’interno di questo prospetto il project manager può inserire il costo pianificato e la sua reale applicazione, suddivisa tra costi del personale e costi accessori, stimati ed effettivi.
Infatti, solamente Twproject permette di indicare il costo orario dei dipendenti e via via che essi inseriranno le ore lavorate sui progetti queste andranno a incrementare le spese sostenute su un progetto o una sua fase. Parallelamente, il project manager può registrare tutti i costi addizionali, partendo da cifre stimate e poi in seguito inserendo le voci di spesa reali.
In questo modo potrai tenere sempre sotto controllo le spese e confrontarle con i costi pianificati. Potrai eventualmente aggiustare i dati nel corso del tempo e il sistema ti avvertirà in caso di sforamento del budget pianificato.
Mettici alla prova
Il fatto che Twproject si sia rivelato migliore, anche rispetto ai grandi nomi, sotto molti aspetti chiave, è dovuto all’esperienza acquisita in oltre vent’anni di lavoro. Sin dalla prima release del software, abbiamo potuto confrontarci con ogni esigenza di aziende grandi e piccole e trovare soluzioni ad hoc per ciascuna di loro.
Twproject è un software sviluppato interamente in Italia e ti offre una prova gratuita di quindici giorni, durante i quali potrai avvalerti dei consigli del nostro team di supporto.
Facci sapere se lo proverai e non dimenticare di condividere con noi la tua esperienza.
