Sequenza temporale di gestione del progetto

Nessun piano di progetto è completo senza una sequenza temporale di gestione del progetto.

In sostanza quando si affronta un progetto non lo si affronta mai come un processo unico. Molto meglio vederlo come tanti microprogetti collegati tra loro.

Qualsiasi sia il livello di difficoltà del progetto che affrontiamo, infatti, suddividere un compito in parti più piccole lo rende molto più gestibile.

Soprattutto affrontare un progetto complesso un passo alla volta è molto meno opprimente che cercare di affrontarlo in una volta sola.

Questo è essenzialmente il motivo per cui parliamo di una sequenza temporale di gestione del progetto: aiuta a scomporre i grandi lavori in piccoli pezzi e quindi a organizzare quei pezzi in un ordine logico.

Vediamo in questo articolo di capirne di più.

Che cos’è una sequenza temporale di gestione del progetto?

Una sequenza temporale di gestione del progetto è una panoramica dei risultati di un progetto disposti in ordine cronologico.

Questa consente al project manager di vedere ogni singola attività in un unico posto, il che semplifica la pianificazione.

Di solito, viene fornita in un formato visivo, il che permette di ottenere una rapida panoramica della situazione, comprese le attività, le loro dipendenze e le date di inizio e fine.

Gli elementi che entrano nella sequenza temporale di un progetto possono variare in base alle dimensioni del progetto e alla quantità di dettagli che si desiderano mostrare.

Una sequenza temporale di gestione del progetto può assumere molte forme, sebbene i diagrammi di Gantt siano stati il tipo più popolare di sequenza temporale utilizzato per decenni.

I vantaggi di una sequenza temporale di gestione del progetto

Ogni buon project manager sa che una sequenza temporale di progetto è il suo fidato compagno quando inizia una nuova avventura.

Non solo questo strumento aiuta tutte le persone coinvolte a visualizzare i passaggi di un progetto, ma anche a tenere traccia delle attività.

Ecco alcuni dei vantaggi principali di una sequenza temporale di gestione del progetto:

• Rivela un chiaro percorso: è facile vedere quale passo fare per primo e cosa deve succedere dopo.
• Visualizza il quadro generale: è difficile vedere la fine di un progetto quando ci sono così tanti piccoli passi necessari per arrivarci. Una sequenza temporale del progetto aiuta a visualizzare il quadro più ampio.
• Garantisce che tutti abbiano lo stesso obiettivo: l’intero team deve essere a bordo affinché un progetto abbia successo. Le tempistiche del progetto aiutano tutti a riconoscere quale ruolo svolgono nel successo generale di un progetto.
• Tiene tutti al corrente: una sequenza temporale di gestione del progetto aiuta tutte le persone coinvolte a tenere traccia dello stato di avanzamento di un progetto, il che crea fiducia con le parti interessate e rende la comunicazione molto più semplice.
• Previene i colli di bottiglia: questo strumento permette di vedere le dipendenze che potrebbero portare a colli di bottiglia che ritardano un progetto e frustrano le parti interessate.
• Rende facili le modifiche: i progetti non seguono sempre un percorso lineare. Una sequenza temporale di gestione del progetto semplifica la modifica attiva degli elementi.

Come creare una sequenza temporale di gestione del progetto

La creazione di una sequenza temporale di gestione del progetto dovrebbe essere uno dei primi passi che si compiono in qualsiasi progetto.

Configurarla in anticipo aiuterà a iniziare più rapidamente e a rimanere in pista.

Innanzitutto, ci sono cinque elementi chiave coinvolti in una sequenza temporale di gestione del progetto:

• Le attività
• Le loro date di scadenza
• La loro durata
• Le dipendenze
• I membri del team o dipendenti a loro assegnati

Una volta chiariti questi elementi, si passa alla creazione di una sequenza temporale di gestione del progetto.

Comprendere l’ambito di progetto

Prima di fare qualsiasi cosa, è fondamentale conoscere lo scopo di un progetto.

Questo aiuterà a decifrare quanto tempo richiede ogni attività, la sequenza temporale generale e quanti membri del team devono essere coinvolti per portare a termine il lavoro.

Suddividere il progetto in pietre miliari

Dopo aver scritto una dichiarazione di scopo, bisogna elencare tutto ciò che è coinvolto nel processo di progetto.

Una volta individuati questi elementi, è possibile trasformare l’elenco in work packages.

Da lì, si passa a suddividere ogni traguardo in attività più piccole e gestibili e di tracciarle nella sequenza temporale.

Ad esempio:

Il primo work package nella costruzione di una bicicletta potrebbe essere la realizzazione del frame set. Ciò potrebbe comportare la realizzazione del telaio, del manubrio, della forca e del sellino.

Stimare il tempo di ogni attività

È molto più facile stimare quanto tempo impiegherà un’attività se questa è stata suddivisa in parti.

Anche se potrebbe essere difficile sapere quanto tempo ci vorrà per creare, ad esempio, un telaio completo, è possibile però essere abbastanza certi dei tempi necessari per fare il manubrio, il sellino o la forca.

In corrispondenza di ogni attività più piccola elencata si individua un periodo di tempo stimato in modo da poter iniziare a vedere il progetto generale prendere forma.

Assegnare le attività al team

A questo punto, si passerà a distribuire le varie attività ai membri del team corrispondenti.

Innanzitutto, bisogna aver chiare tutte le risorse di cui si potrà aver bisogno specificando i talenti e le abilità necessarie.

Inutile dire che ogni attività dovrebbe essere assegnata al membro del team con le skills più idonee, nonché a quello in grado di portare a termine il lavoro nel tempo necessario perché non già allocato su altre attività.

In questo caso, avere uno strumento che sia in grado di valutare il carico delle risorse è fondamentale.

Scegliere un software di project management

È possibile tenere traccia della sequenza temporale di gestione del progetto con un foglio di calcolo o tramite un altro metodo manuale.

Tuttavia, è molto più semplice utilizzare un software di project management che permetta di gestire questa funzionalità in tempo reale.

Inoltre, in questo modo la sequenza temporale di gestione del progetto sarà in un unico posto accessibile da tutti in qualsiasi momento e luogo e sempre aggiornata.

Tracciare ogni attività sulla sequenza temporale

Una volta che si inseriscono le attività nella sequenza temporale, sarà possibile individuare tutte le dipendenze.

In questo modo sarà possibile farsi un’idea migliore di quali attività accadranno in un dato momento permettendo ai membri del team di gestire facilmente i propri programmi.

Questo è facilmente fattibile con uno strumento come Twproject che include un Gantt editor già integrato alla stesura della wbs (suddivisione in attività) e alla distribuzione del carico di lavoro!

Per concludere, una sequenza temporale di gestione del progetto può fare la differenza tra il successo e un mucchio disordinato di attività che portano a risultati mancati.

Gestire un progetto è difficile, ma con gli strumenti giusti, molte sfide possono essere superate facilmente.