Schedulare le risorse nei progetti

Schedulare le risorse nei progetti significa utilizzare le risorse produttive di un’azienda in modo più efficiente e intelligente di fronte a un mercato globale altamente competitivo e volatile.

Per sfruttare al massimo le risorse disponibili è importante seguire il Piano di gestione delle risorse ed evitare sprechi che potrebbero inficiare il risultato finale del progetto.

Bisogna sempre tenere conto che le risorse sono limitate, e per raggiungere il pieno potenziale delle sue risorse limitate, un’organizzazione deve stabilire un processo di schedulazione delle risorse adeguato.

Che cos’è la schedulazione delle risorse?

La schedulazione implica l’identificazione e l’allocazione delle risorse per un periodo specifico a vari tipi di attività.

I project manager stimano i requisiti di risorse necessari per soddisfare i risultati finali e sulla base di questi avviene l’allocazione delle risorse.

Ogni progetto è un’integrazione di più attività che richiedono determinate competenze di nicchia per produrre risultati tangibili.

Spetta al project manager e garantire che la risorsa giusta stia lavorando al compito giusto nel momento giusto.

Se le competenze della risorsa non sono in linea con le attività del progetto, o se l’attività viene svolta nel momento sbagliato, verrà compromessa la qualità del progetto e si otterranno risultati insoddisfacenti.

È pertanto indispensabile che il project manager tenga sotto controllo la disponibilità della forza lavoro. Ad esempio, se una risorsa critica viene prenotata per più progetti contemporaneamente, questa potrebbe essere a rischio di burnout.

Inoltre, ogni attività ha una tempistica definita ed è responsabilità del project manager garantire che il progetto venga consegnato in tempo rispettando i vincoli di progetto e nel rispetto del budget.

Se le risorse non vengono pianificate e schedulate in maniera efficiente, si verificheranno ritardi nell’esecuzione dell’attività e, nei casi peggiori, si potrebbe addirittura arrestare il progetto.

Le migliori pratiche per una schedulazione efficiente delle risorse di progetto

La schedulazione delle risorse non consiste solo nel colmare il buco pianificando o allocando risorse rispetto ai progetti, ma va molto oltre.

Una soluzione completa per la schedulazione delle risorse include la pianificazione delle risorse a livello aziendale, la gestione dell’utilizzo, il monitoraggio dei valori effettivi, ecc.

Fra le migliori pratiche per schedulare le risorse di progetto in maniera efficiente possiamo includere:

• Creare una struttura di suddivisione del lavoro che definisce tutti gli elementi essenziali del progetto e definisce le dipendenze delle attività insieme alle competenze richieste. Una volta che i dettagli sono a posto, i manager o i coordinatori di progetto, possono individuare le attività e programmare le risorse con le giuste competenze per le attività di progetto.
• Tecniche di ottimizzazione delle risorse per gestire meglio i progetti. Queste possono essere ad esempio il livellamento delle risorse o smoothing delle risorse.
• Centralizzare la pianificazione delle risorse aziendali: dovrebbe esserci un unico programma per l’intera azienda da cui ogni project manager può attingere informazioni. In questo modo la pianificazione e schedulazione possono essere eseguite in tempo reale da più parti interessate e ci si può assicurare che non esista una doppia prenotazione per una risorsa.
• Tenere traccia delle competenze in tempo reale in modo da poter assegnare le persone giuste alle attività giuste. Le persone vengono assegnate al progetto giusto in base a capacità, esperienza, qualifiche, ubicazione, tasso di costo, ecc. Queste informazioni devono essere sempre aggiornate in modo da avere una visione chiara e veritiera della situazione.

È essenziale integrare strumenti tecnologici avanzati che supportino queste attività.

L’uso di software di project management come Twproject non solo facilita la
programmazione e la gestione delle risorse, ma migliora anche la comunicazione e la collaborazione tra i membri del team, assicurando che ciascuna attività sia eseguita secondo i piani.

4 strategie per gestire al meglio le risorse di progetto

Ecco ulteriori strategie che possono essere adottate per gestire al meglio le risorse di progetto:

1. Utilizzo di software di gestione del progetto per la visualizzazione in tempo reale: Twproject permette ai manager di visualizzare lo stato attuale di ogni risorsa, compreso il carico di lavoro e la disponibilità. Questo aiuta a prevenire il sovraccarico di lavoro e a ridistribuire le risorse in modo più efficiente.
2. Implementazione di sistemi di allerta e notifiche: configurare alert automatici per avvisare i gestori di progetto quando una risorsa è a rischio di sovraccarico o quando le scadenze si avvicinano. Questo sistema proattivo aiuta a mantenere i progetti nei tempi e nel budget prestabiliti.
3. Formazione e sviluppo continuo delle competenze: investire nella formazione delle risorse non solo aumenta la loro efficacia ma anche la loro flessibilità di essere assegnati a diversi progetti. Twproject può aiutare a tracciare le competenze acquisite e le lacune di competenza, permettendo così una pianificazione più informata delle necessità di formazione.
4. Revisione e adattamento periodici dei piani: con Twproject, i piani di progetto non sono statici ma possono essere aggiornati e adattati in base al progresso del progetto e alle mutate condizioni del mercato. Questo assicura che la schedulazione delle risorse rimanga sempre ottimale, indipendentemente dalle sfide che emergono nel corso del progetto.

In che modo schedulare le risorse avvantaggia un’organizzazione?

Un efficace sistema di schedulazione delle risorse fornirà immensi vantaggi in un’azienda:

• Mantiene ed eleva la qualità del progetto

Avere la persona giusta con le giuste competenze è fondamentale affinché un progetto finisca entro i tempi previsti e assicurando una buona qualità. In assenza di una schedulazione efficiente, il project manager assegnerà risorse non qualificate o insufficienti alle attività andando a causare possibili superamenti del budget e delle tempistiche, mettendo a repentaglio la qualità del progetto e traducendosi in una bassa soddisfazione del cliente.

• Consente la pianificazione proattiva della capacità con una previsione basata sui dati

È possibile prevedere la domanda di risorse per un progetto per identificare carenze o sovra-allocazioni di risorse. È possibile così modificare le tempistiche del progetto, riqualificare i dipendenti attuali o assumere una forza lavoro contingente in anticipo.

• Migliora la redditività

L’utilizzo fatturabile delle risorse è un KPI fondamentale per un’azienda per garantire redditività e sostenibilità.

Scegliere un software per la schedulazione delle risorse

Molti progetti possono trarre vantaggio da un software di project management come ad esempio Twproject che include una parte dedicata alla schedulazione dei progetti e più in dettaglio delle risorse.

In questo modo le parti interessate possono visualizzare facilmente il processo di pianificazione dell’intero ciclo di vita del progetto e, nel dettaglio, la schedulazione delle risorse.

Il software che si andrà a scegliere dipende dai metodi di pianificazione del progetto, ma è necessario garantire la capacità di produrre diagrammi di Gantt in modo semplice ed efficiente.

Grazie ad un software di questo tipo, inoltre, è possibile centralizzare la pianificazione delle risorse aziendali; punto che precedentemente abbiamo citato come best practice per quanto riguarda la schedulazione delle risorse.

Il superamento del budget o della deadline di un progetto sono i principali problemi che molte aziende si trovano ad affrontare.

Ciò si verifica principalmente a causa di correzioni degli errori dell’ultimo minuto – perché non notati in tempo – e di miglioramenti che spesso richiedono più tempo di quanto inizialmente previsto.

I progetti che si trovavano sulla strada giusta all’improvviso sono in ritardo, risultare costare molto di più del previsto, per non parlare della qualità dei risultati che il cliente non ritiene soddisfacente.

Pianificare e schedulare le risorse di un progetto è quindi un ottimo modo per evitare questi problemi.