L’impostazione di uno standard di revisioni di progetto e quando farle, è in grado di migliorare l’efficienza e aiuta a mantenere un progetto funzionante in base a tempistiche e budget.
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I motivi più comuni per i quali le revisioni di progetto non vengono effettuate, troviamo:
- Paura di affrontare il fallimento e le sue cause. Se il fallimento è visto come qualcosa da negare e nascondere, invece che un’opportunità di crescita, è chiaro come le revisioni vengano evitate il più possibile.
- Incolpare. Se la cultura si basa sulla colpa e sulla punizione per motivare il comportamento, ci saranno resistenza e difesa nei confronti delle revisioni – soprattutto se negative. Incolpare promuoverà la paura.
- Esperienza negativa, ad esempio quando le recensioni precedenti sono state inutili o non è stato dato loro seguito per attuare cambiamenti basati sulle lezioni apprese.
- Mancanza di facilitatori qualificati. Sono necessari facilitatori qualificati per rendere efficaci le revisioni affrontando la tendenza dei project manager e degli esecutori ad essere orientati all’azione piuttosto che introspettivi e riflessivi. Un facilitatore consentirà ai partecipanti di confrontarsi direttamente con situazioni negative, senza cadere in un atteggiamento difensivo.
- Mancanza di tempo. Le parti interessate sono già passate al progetto successivo o tornano alle loro attività operative e la revisione non è considerata un’attività prioritaria e preziosa e viene quindi lasciata perdere. Se non esiste una cultura che punti ad un miglioramento continuo non c’è abbastanza motivazione per sostenere lo sforzo di una revisione.
- Mancanza di un processo di gestione del progetto documentato. L’assenza di linee guida e modelli comporta sforzi inutili e l’assenza di informazioni utili acquisite durante il progetto.
Tuttavia, è ormai ampiamente accettato che le revisioni siano la chiave per migliorare le prestazioni future imparando dalle prestazioni passate.
Ecco, quindi, quali sono i consigli pratici per revisioni di progetto di successo.
Tipi di revisioni di progetto
Ci sono quattro tipi di revisioni che possono essere condotte nel corso di un progetto.
Prima revisione del progetto: La prima revisione del progetto determinerà se il progetto soddisfa i requisiti definiti come necessari.
Revisione del completamento: La revisione del completamento determinerà se il progetto ha soddisfatto tutti i requisiti, le approvazioni e i risultati finali definiti dall’ambito del progetto e se il processo di gestione ha soddisfatto tutti gli standard richiesti.
Revisioni speciali: Le revisioni speciali determineranno se il progetto soddisfa tutti i requisiti, le approvazioni e i risultati finali definiti dall’ambito del progetto nel momento in cui viene condotta la revisione speciale. Stabilirà inoltre che tutti i processi di gestione del progetto siano in atto e soddisfino tutti gli standard richiesti. Infine, la revisione speciale può concentrarsi su un sottoinsieme di attività, condizioni o prodotti di lavoro evidenziati come “a rischio”.
Revisione richiesta dalle parti interessate: Uno stakeholder di progetto può richiedere una revisione “ad hoc” o “special review”. I motivi per questo tipo di revisione possono includere ad esempio: cambiamento nel management, un problema significativo che può influire sulla capacità del progetto di fornire la soluzione richiesta, progetto che è stato classificato come “non conforme” e richiede una specifica constatazione. Il formato di questa revisione è simile alla revisione del progetto standard.
Descrizione del processo di revisione
Come visto precedentemente esistono diversi tipi di revisione. Tendenzialmente, il processo è simile per tutti i casi e può variare leggermente.
Introduzione della revisione di progetto
Il team di revisione avvia il processo di revisione programmandolo con il project manager.
È importante programmare la revisione in modo che possa essere condotta in un modo che non sia dirompente per il progetto stesso.
Questo non è sempre possibile; tuttavia, l’interruzione causata da una revisione dovrebbe essere presa in considerazione.
Fase di iniziazione della revisione di progetto
Il team di revisione del progetto compila un pacchetto di ingresso, che contiene materiali per aiutare il project manager a comprendere il processo di revisione e ciò che deve rendere disponibile per la revisione del progetto.
I successivi incontri saranno programmati con il project manager e i membri del team di progetto designati.
Il pacchetto di ingresso in genere conterrà la documentazione del processo, la lista di controllo e domande di esempio.
Fase di ricerca della revisione di progetto
La fase di ricerca è suddivisa in due attività: revisione della documentazione e intervista.
Durante la revisione della documentazione, i documenti vengono recuperati per l’analisi per garantire che i risultati del progetto richiesti siano nella posizione designata.
Durante la seconda attività, il team di revisione condurrà interviste esplorative informali con il project manager ed il team di progetto, o alcuni membri, ed eventuali altri stakeholder.
I risultati e la documentazione verranno quindi analizzati e confrontati con la metodologia di progetto approvata.
Questa fase può durare da uno a due giorni lavorativi, a seconda delle dimensioni, dell’ambito e della complessità del progetto.
Fase del rapporto finale della revisione di progetto
Al project manager verrà fornito alla fine un rapporto di revisione del progetto.
Questo documento serve a garantire che non vi siano problemi di comunicazione sui risultati tra il project manager e il team di revisione.
In caso di divergenze di opinioni, project manager e team di revisione potranno organizzare ulteriori incontri.
Al termine, il team di revisione formalizzerà le informazioni raccolte durante tutto il processo di revisione con eventuali raccomandazioni e modifiche che il project manager sarà tenuto ad implementare.
Sulla base di questi risultati, il progetto sarà classificato come rosso, giallo o verde e questo stato del progetto indicherà se il progetto è conforme agli standard o no.
Se il progetto è determinato come rosso, cioè “a rischio”, sarà programmata una revisione di follow-up.
Imparare a valutare i progetti, in corso o passati, è uno dei modi migliori per scoprire quali aree necessitano di miglioramenti e come fare un lavoro migliore in futuro.
Man mano che le organizzazioni e i loro processi maturano, revisioni efficaci delle prestazioni come parte integrante del miglioramento continuo delle prestazioni del progetto dovranno diventare una norma.
