La gestione del progetto può apparire molto formale a chi non è avvezzo al Project. Questo perché il project management traccia un processo specifico, apparentemente poco flessibile, per l’avvio, il monitoraggio e la chiusura di un progetto. Tutto viene svolto secondo una metodologia consolidata.
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Per un imprenditore o un coordinatore di una startup, la rigidità di questi sistemi di gestione dei progetti può sembrare vincolante. Tuttavia, la necessità di disporre di un quadro attorno al quale concentrare il team e le risorse è fondamentale per qualsiasi successo aziendale.
Per quanto il project management possa apparire una gestione rigorosa e formale, sappi, al contrario, che può essere adattato alle più diverse situazioni.
Esistono molti metodi, approcci e software di gestione dei progetti, a seconda del settore e del tipo di progetto. Inoltre, ci sono sempre nuove idee che vengono lanciate, comprese le metodologie ibride che ottengono il meglio da due mondi differenti.
Quindi, in che modo imprenditori e team di una start up possono ottenere il massimo dal project management, indipendentemente dall’ambiente di avvio o dal ciclo di vita aziendale?
Project Management per le start-up: Iniziare con una visione
Per utilizzare il project management in modo efficace, è necessario iniziare il progetto con una visione.
E’ necessario avere un’idea o un obiettivo chiaro su cui la squadra può concentrarsi. Per arrivare da qualche parte, ci deve sempre essere una destinazione e questa destinazione deve avere un risultato specifico che influisce sull’organizzazione.
Startup e imprenditori spesso cercano di fare un milione di cose contemporaneamente con uno staff limitato, quindi elaborare una visione è essenziale per garantire il successo del progetto.
E come si stabilisce questa visione?
Bisogna essere specifici ed investire un po’ di tempo ed energie per pensare a ciò che si vuole ottenere e all’impatto che si vuole avere.
Non è sufficiente dire qualcosa del tipo: “Vogliamo far crescere la nostra attività”.
Per dare ai progetti un senso, bisognerebbe prendere questa idea generale e affilarla. Dire qualcosa del tipo: “Vogliamo far crescere la nostra attività del 10% in questo trimestre creando una nuova linea di servizi per i nostri clienti esistenti” è una visione già più specifica e limitata nel suo scopo.
Questo è un esempio piuttosto semplice, ma la sostanza è che bisogna passare da un’idea vaga a una serie specifica di obiettivi.
Questo vale per qualsiasi tipo di attività, poiché tutti i progetti devono essere focalizzati, indipendentemente dal settore.
Project Management per le start-up: Fare un piano
Una volta raggiunto l’obiettivo o il risultato specifico, il secondo passo nell’implementazione del project management è creare un piano.
Sebbene abbiamo appena affermato che c’è bisogno di un piano, bisogna sapere che la creazione di un piano da seguire può avere controindicazioni. Attenersi ad un piano troppo rigido, infatti, può portare a bloccare, come con un paio di manette, il team. Se non gli si consente di avere alcuna flessibilità nel lavoro, alla fine il piano può essere solo controproducente.
Creare un piano è pertanto indispensabile ma è necessario essere flessibili nella creazione ed applicazione dello stesso.
Come imprenditore di una startup, è necessario essere a proprio agio con i cambiamenti.
I cambiamenti ci sono sempre e, sopratutto quando si sta aprendo una nuova pista, essere in grado di ruotare è la chiave del successo.
Qualunque piano si possa pensare e creare oggi, sarà solo un punto di partenza per dove si andrà in futuro.
Un piano si redige con l’obiettivo in mente:
- Dove si sta andando?
- Quando ci si vuole arrivare?
- Che tipo di risorse si necessitano?
- Quali altri fattori sono coinvolti nel completamento di questo progetto?
Quindi, il piano è importante, ma può cambiare.
Per pianificare, si può creare una sequenza temporale del progetto con pietre miliari, o fasi principali del progetto. Servirà per abbattere i passaggi o le attività che si dovranno completare al fine di concludere il progetto nel tempo assegnato.
Ma non dimentichiamoci la flessibilità.
Project Management per le start-up: Eseguire il progetto
Ora è il momento di passare alla fase di esecuzione del progetto.
Spesso, quando le persone e le organizzazioni non sono ottimali, i primi due passaggi di cui abbiamo parlato (visione e piano strategico) vengono saltati a piè pari e si passa direttamente a questa fase di esecuzione.
Quando ciò accade, il problema è che non si riesce a chiedersi: “Perché?”. Ad esempio, se si vuole sviluppare una nuova funzionalità, normalmente ci si è chiesti: “Perché si vuole la nuova funzionalità? Perché si vuole creare un nuovo prodotto?”
Un’organizzazione inefficiente (e le startup non possono permettersi di essere inefficienti) che non abbia una vision e un piano, rischia di dedicare molto tempo e risorse a cose che non avrebbero mai dovuto ricevere attenzione.
La fase di esecuzione effettiva del progetto, quando si è creato un piano completo e si è lavorato all’indietro, partendo da una scadenza per creare un programma realistico e un elenco di attività, non dovrebbe trovare ostacoli di sorta.
Ovviamente, è necessario monitorare e analizzare lo stato di avanzamento del progetto per assicurarsi di raggiungere i parametri di riferimento anche attraverso delle apposite riunioni.
Project Management per le start-up: Monitorare i progressi
- “I piani e le pietre miliari sono ancora rilevanti per raggiungere l’obiettivo o il risultato?”
- “Siamo in anticipo o in ritardo rispetto alle milestone?”
- “Il risultato è ancora rilevante per la nostra attività o stiamo solo completando ciò che abbiamo iniziato?”
Questi sono solo esempi di domande che un project manager di startup dovrebbe porsi costantemente.
Oltre a porre tali domande, è necessario anche monitorare i KPI e le altre metriche.
Una dashboard del progetto può essere di grande aiuto quando si tratta di tenere traccia di questi numeri su base giornaliera.
Un ostacolo che le startup e gli imprenditori incontrano è la riluttanza a riconoscere e accettare un obiettivo errato.
La cosa migliore da fare in questi casi è abbandonare le cose che devono essere abbandonate. Sapere quando smettere è un po’ un’arte.
Project Management per le start-up: Archiviare la documentazione
Una buona prassi, soprattutto nel caso di una startup, è raccogliere le lezioni apprese in un framework che è possibile utilizzare per progetti futuri.
Trascrivere i fattori ed i metodi che hanno funzionato e quelli che non hanno funzionato e perché.
Si possono raccogliere i programmi di comunicazione, i rapporti e altri documenti che possono essere utilizzati per creare modelli per progetti futuri.
Creare una risorsa che aiuti ad accelerare il calcio d’inizio di progetti futuri è la chiave per terminare bene un progetto.
La parola startup è spesso strettamente collegata con il concetto di incertezza.
Sebbene questa incertezza fornisca ossigeno per molte nuove idee e spunti innovativi, può anche portare alla caduta di una startup.
In generale però, se in una startup si riesce a pensare ai progetti strutturati in queste semplici cinque fasi, l’uso dei principi del project management sarà sicuramente più facile ed ottimizzato.
