Piano di Gestione delle risorse: 5 suggerimenti chiave per crearne uno perfetto

La gestione delle risorse è il processo che determina quali risorse sono necessarie, in quali quantità e quando usarle per completare un progetto.

Questo processo, inoltre, aiuta anche a prevedere i costi e la tempistica associati ad un progetto.

Organizzare queste risorse in modo efficiente per garantire la corretta esecuzione dei lavori richiede una corretta pianificazione.

Vediamo in questo articolo 5 suggerimenti per creare un piano di gestione delle risorse.

Che cos’è un piano di gestione delle risorse?

Un piano di gestione delle risorse è un programma che guida il modo in cui le risorse del progetto devono essere classificate, allocate, gestite e rilasciate.

Ecco quali sono alcuni dei componenti di un buon piano di gestione delle risorse:

• Risorse: queste includono dai membri del team ai macchinari, dalle attrezzature agli spazi necessari per il completamento del progetto.
• Tempistiche: tenendo traccia della disponibilità temporale di ciascuna risorsa, si potrà avere un quadro migliore di come ciascuna di esse può adattarsi alla pianificazione generale.
• Quantità: la quantità si riferisce generalmente a risorse di tipo fisico ed è un ulteriore elemento importante per pianificare efficacemente i lavori.
• Presupposti e vincoli: i presupposti possono includere ipotesi sulla disponibilità dei dipendenti, ipotesi sugli impegni di lavoro, ecc. I vincoli si riferiscono alla pianificazione, al costo e all’ambito del progetto.
• Ruoli e responsabilità: per evitare conflitti all’interno del progetto, è necessario chiarire i ruoli e le responsabilità di ciascun membro che ci lavora.

Perché la creazione di un piano di risorse è importante?

1.     Consente la pianificazione efficiente delle risorse di progetto

È auspicabile portare a termine un progetto, ma non disporre di risorse sufficienti per eseguire i lavori porta necessariamente ad un blocco, a ritardi e a un impatto sulla qualità.

Un piano intelligente delle risorse aiuta quindi il project manager a prevedere in anticipo tutte le esigenze.

In questo modo è quindi possibile allocare una risorsa o pensare ad assumerne se necessario.

2.     Riduce al minimo i costi delle risorse del progetto

Un efficace piano delle risorse aiuta il project manager a prendere decisioni basate sui dati e ad implementare le giuste misure al  momento giusto.

In questo modo, tutte le risorse vengono allocate nella maniera più conveniente possibile, contribuendo a mantenere al minimo i costi di progetto.

Allo stesso modo un’efficiente gestione massimizza l’utilizzo redditizio delle risorse.

3.     Permette di consegnare il progetto in tempo e rispettando il budget

Il punto di riferimento per una consegna di successo è rispettare le scadenze del progetto ed evitare il superamento del budget.

Un buon piano di gestione del personale aiuta il project manager a rivedere periodicamente le prestazioni del progetto utilizzando i report di previsione rispetto a quelli effettivi.

Il monitoraggio regolare porterà quindi al raggiungimento delle metriche di progetto come la soddisfazione del cliente, una migliore qualità o una maggiore fedeltà al marchio.

Creare un piano di gestione delle risorse: 5 suggerimenti

Una volta visto che cos’è un piano di gestione delle risorse, ecco 5 suggerimenti per crearlo:

1. Determinare le risorse necessarie per il progetto

Determinare quali risorse sono necessarie per completare il progetto è il primo passo per redigere un piano di gestione delle risorse corretto.

Queste informazioni possono provenire dalla conoscenza del progetto, comprendendo gli obiettivi e le attività e confrontandoli con le competenze delle risorse, o utilizzando precedenti progetti simili di successo come guida (lesson learned).

2. Abbinare le risorse giuste ai compiti giusti

Una gestione efficace delle risorse significa essere in grado di allineare le esigenze del progetto con le risorse meglio attrezzate per gestirle.

È importante assicurarsi che le attività impostate siano allineate con le competenze della risorsa e che la risorsa abbia il tempo disponibile per completare i compiti assegnati.

Per pianificare con precisione le risorse, il project manager non dovrebbe solo considerare cosa deve essere fatto con il progetto corrente, ma anche tutti i progetti attuali o ricorrenti che la stessa risorsa è impegnata a completare.

3. Tenere d’occhio l’avanzamento del progetto

È più facile risolvere un potenziale problema prima che si presenti piuttosto che cercare di riparare un danno già fatto.

Ciò significa che prima si percepiscono problemi nella gestione delle risorse, più facile sarà trovare una soluzione.

Il project manager deve quindi tenere sotto controllo il progetto durante tutto il suo ciclo di vita, osservando e controllando regolarmente come le prestazioni effettive si confrontano con l’allocazione delle risorse prevista.

4. Apportare modifiche se necessario

In qualsiasi progetto è importante aspettarsi che non tutto vada sempre come previsto.

Un project manager deve essere pronto in qualsiasi momento ad apportare modifiche e adeguamenti se la situazione lo necessita.

5. Eseguire un’analisi post-progetto

Al termine dei lavori è buona prassi confrontare le risorse e la pianificazione previste con ciò che effettivamente si è utilizzato.

Questi insegnamenti sono utili per evitare errori in futuro soprattutto in caso di progetti simili.

Oltre a esaminare i report, può anche essere utile intervistare direttamente le risorse per avere un altro punto di vista e capire se ritengono che il progetto sia andato liscio o se hanno qualche idea per migliorare i processi.

La gestione delle risorse richiede quindi dati in tempo reale per tenere traccia dei costi e delle tempistiche spese per mantenere il progetto in carreggiata.

Mentre i fogli di calcolo possono fare un lavoro soddisfacente per progetti semplici, nel caso di progetti più complicati questo può diventare molto difficoltoso.

Pianificare le risorse in questo modo può diventare praticamente impossibile quando il team si espande e si inizia ad affrontare più progetti contemporaneamente.

È qui che l’utilizzo di un buon software di project management diventa necessario.

Questo strumento di gestione delle risorse fornisce informazioni pertinenti e tempestive permettendo di mantenere il progetto in carreggiata.