Una “lista di cose da fare” è uno strumento primordiale ed allo stesso tempo potentissimo per organizzare.
Si fanno liste per tutte le occasioni. Si inizia da piccoli con la lista dei desideri per Babbo Natale, poi si cresce e si fanno liste per la spesa, per preparare un viaggio, per elencare i documenti necessari ad aprire un conto in banca.
Anche sul lavoro si fanno liste: per i materiali da ordinare, per tutte le cose da fare nella prossima settimana, per le attività necessarie a chiudere un progetto.
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Cosa rende le liste così attraenti?
La risposta immediata è “ci aiutano a non dimenticare niente”.
Ecco perché andiamo a fare la spesa con una lista in mano o perché abbiamo accanto alla nostra postazione di lavoro un blocco notes: “per non dimenticare niente”.
Si potrebbe pensare che è colpa della modernità e della nostra vita frenetica che non ci concede il tempo per fermarsi a riflettere e mettere insieme le idee, ma purtroppo non è così.
Anche Michelangelo, nel 1518, aveva lo stesso problema anche se la sua lista era decisamente più artistica delle nostre.
Credo che la migliore caratteristica di una lista sia di “liberarci dalla paura di dimenticare”.
Vi è mai capitato di avere, nel cuore della notte, un’idea folgorante che vi risolverà un annoso problema?
La paura di dimenticarla vi impedirà di dormire.
Allora prendete un foglio di carta, scrivetela, giratevi dall’altra parte e continuate a dormire tranquillamente.
Il semplice fatto di poter depositare in un luogo sicuro (il foglio) aiuta a “scaricare” la mente.
Quindi la “lista” può essere una check-list (la lista di viaggio o della spesa), un contenitore di idee, ma anche una lista di cose da fare, ovvero una to-do list.
Le To-do list funzionano?
Ho potuto sperimentare la potenza delle to-do list personalmente in ambito casalingo. Mi piace fare piccole riparazioni, costruire oggetti, cucire, riciclare etc. Lo ammetto sono un fanatico del Fai-da-te (DIY), ma il tempo libero è poco e quando trovavo qualche minuto mi venivano in mente solo i lavori più complessi che richiedevano ore o giornate per essere completati. Allora la pigrizia prendeva il sopravvento e accendevo la TV.
Da qualche anno a questa parte ho iniziato ad usare Twproject per gestire queste piccole attività. Creo un progetto privato che inizia il 1° gennaio e finisce il 31 dicembre (sapete che i progetti privati in Twproject possono essere visti solo dalle persone che ci lavorano e nessun’altro? ) sul quale registro i miei ToDo.
Quando ho un minuto libero, prendo il cellulare apro Twproject, do un’occhiata alle cose da fare, scelgo quella che mi ispira e che è compatibile con il tempo a disposizione e mi metto al lavoro. Se non la trovo….. accendo la TV.
Da quando uso Twproject, ovvero la sua ToDo list, ho fatto centinaia di riparazioni, decine di oggetti nuovi, rammendi etc. che erano in triste attesa da anni:
Le ToDo list e la gestione dei progetti
Si può utilizzare la To Do List per la gestione dei progetti? Certamente.
Il project management “classico” ha da sempre considerato questo approccio destrutturato, un po’ semplicistico ed immaturo. Sicuramente non idoneo alla gestione di progetti complessi, ma è vero?
L’avvento delle metodologie Agili, che volendo estremizzare si basano proprio sulla gestione di liste secondo regole specifiche (vedi kanban), ha fatto si che la to-do list sia stata in qualche modo accettata anche nel mondo classico.
Ma lo scetticismo resta, anche a causa di strumenti non adeguati
Sono disponibili sul mercato diversi prodotti di to-do list che si spacciano per sistemi di gestione progetti. E’ possibile che funzionino bene? Quali sono i requisiti che dovrebbero avere per ottenere il massimo per la gestione di un progetto?
To Do List: Le Informazioni
Non sappiamo quali dati dovrà contenere il nostro ToDo per essere efficace.
Obbligatorio un grande spazio descrittivo. Un titolo per facilitare una visualizzazione compatta della lista si può rivelare molto utile.
Se si devono gestire tanti ToDo si deve avere a disposizione la possibilità di taggarli e magari assegnare delle tipologie più strutturate (come “idee”, “riparazioni”, “da discutere” etc.) che siano pre-determinate dal team per avere una “terminologia” comune sul cosa ogni ToDo rappresenta.
In Twproject oltre a quanto sopra troverai anche codice, impatto, gravità, priorità, durata stimata, data di segnalazione, commenti ed allegati:
… e se non bastasse fino ad otto campi personalizzabili.
To Do List: Lo Stato
In una visione semplicistica un ToDo ha due stati: “da fare” o “fatto”.
In un ambito professionale di gestione progetti potrebbe essere comodo avere la possibilità di più stati, come “sospeso”, “da testare” o altri che calzino bene il processo aziendale.
Questa possibilità ti consentirà di modellare meglio la tua gestione Agile del progetto.
In Twproject gli stati dei ToDo sono definibili, in modo da adattarsi alla perfezione al tuo modus operandi.
Definendo uno stato potrai dire se questo si comporta come “chiuso” o “aperto”:
Forse non lo sai, ma in Twproject, quando chiudi un ToDo ti può essere richiesto di inserire quanto tempo è stato necessario per “chiuderlo”.
Se deciderai di monitorare i tempi (e quindi i costi) sui progetti, la raccolta dei tempi di chiusura dei ToDo è un’informazione di “alta qualità”. Nel momento stesso della chiusura ci si ricorda quanto tempo abbiamo impiegato, siamo felici di aver chiuso un’attività e quindi siamo nel mood giusto per mettere un’informazione accurata.
Il fatto che l’inserimento sia facile e rapido aumenta la qualità stessa dell’informazione.
To Do List: Scope
Quando si lavora con progetti non banali, una singola lista di ToDo potrebbe presto diventare molto lunga e difficile da gestire. Occorre che sia possibile scomporre la “listona” in sub-list o raggruppare i ToDo.
Le soluzioni adottabili sono molte, ma senza inventarne di nuove, la scomposizione secondo delle strutture gerarchiche, ben note ai PM, come la WBS o temporali come il Gantt sono quelle preferibili. Sono preferibili in quanto strumenti ideati proprio per dare un ordine di esecuzione di massima. Non è necessario andare troppo nel dettaglio con la strutturazione: 2-3 livelli sono più che sufficienti anche per progetti mediamente complessi.
I ToDo sono in Twproject gli elementi più piccoli di un progetto e “vivono” all’interno di un progetto/fase, il che rende la gestione molto facile.
In questo caso la navigazione avverrà attraverso il progetto e la sua WBS:
Una lista riassuntiva cross-progetto si può visualizzare tramite dei criteri di filtraggio (… lo sai che tutte le liste in Twproject utilizzano un potente sistema di filtraggio Query By Example e che sono sempre esportabili in Excel? Se vuoi approfondire vedi “la ricerca in Twproject“).
Twproject è la soluzione perfetta per tracciare in modo impeccabile l’attività dei nostri collaboratori e monitorare le ore dedicate a ciascuna tappa del progetto
To Do List: Responsabilità
Quando un team affronta una lista di ToDo deve avere la possibilità di specificare chi ha la responsabilità di portare a termine una attività. Il nostro strumento dovrà quindi gestire l’informazione relativa all’assegnatario.
L’assegnazione può avvenire secondo diversi criteri; competenze specifiche, minor carico di lavoro, responsabilità sul cliente o sul progetto, etc.
In particolare sarebbe importante tenere traccia ben visibile di chi è il richiedente dell’attività, dato che non tutti i richiedenti hanno lo stesso “peso”.
In Twproject assegnatario e richiedente sono sempre ben visibili:
To Do List: Timing
Tipicamente le attività in lista vengono eseguite così come sono state ordinate, ma si dovrebbe avere la possibilità di specificare il “quando”.
Con questa informazione la tua ToDo list può diventare un vero scadenziario.
La data prevista di esecuzione è importante per il carico di lavoro dell’assegnatario, ma anche per eventuali vincoli con le attività dipendenti.
Altro aspetto è che le attività possono essere ripetitive per cui il tool dovrebbe gestire anche ToDo ricorrenti.
Anche la data in cui è stata richiesta un’attività può avere una grande importanza quando i ns. ToDo sono dei “ticket”. In questo casi si potrebbero avere dei vincoli temporali di esecuzione sulla base della “gravità”.
In Twproject saprai sempre quando è stato segnalato un ToDo, potrai specificare la data di esecuzione prevista o inserire una ricorrenza.
Dato che i ToDo “vivono” all’interno di un progetto/fase ne dovranno rispettare le date e le eventuali dipendenze. Un progetto/fase non potrà essere dichiarato chiuso se ha ancora dei ToDo che non sono stati completati.
Se un progetto è gestito tramite liste di ToDo, in Twproject, potrai far calcolare automaticamente la percentuale di avanzamento del progetto sulla base dei ToDo completati.
To Do List: Tools di gestione
Per essere veramente funzionale un strumento di ToDo management deve consentire una riorganizzazione rapida e senza troppi sforzi della lista.
Ordinamento: una lista non può trascendere dalla possibilità di essere ordinabile. E’ fondamentale tu possa ordinare i ToDo secondo un tuo criterio. Quasi tutti gli strumenti consentono il drag & drop dei ToDo.
Con Twproject potrai ordinare sia manualmente con il D&D ma anche agendo direttamente sulle colonne per un maggior controllo:
Ci sono poi delle attività tipiche che sarebbe necessario poter gestire su uno o molti ToDo con pochi click come l’assegnazione.
In fase di distribuzione delle attività tra i membri del team è importante che sia possibile ri-assegnare facilmente i Todo.
Sarà importante anche poter fare la riclassificazione tramite tag, la fusione di ToDo simili, lo spostamento su liste differenti, il cambiamento di stato, l’assegnazione di una data, l’aggiunta di commenti etc.
La possibilità di fare azioni su tanti ToDo in una sola volta, inoltre, non deve essere trascurata se hai intenzione di utilizzarli in ambienti con un minimo di complessità.
Twproject ti mette a disposizione una serie di azioni massive “bulk” che potrai applicare con pochi click:
Inoltre avrai a disposizione due strumenti più visuali per l’organizzazione dei tuoi ToDo, il Kanban e il Planner.
Il primo ti consente un’organizzazione tra stati, fasi, assegnatari e gravità:
Il secondo ti consente una pianificazione temporale dei ToDo, ovvero del tuo scadenzario:
Conclusioni
Le ToDo liste rappresentano un approccio Agile, rapido e di facile comprensione, quindi ben accettato dai gruppi di lavoro.
Per poter trarre il massimo vantaggio nella gestione di progetti multipli con team di lavoro eterogenei, è importante che lo strumento ti consenta di arricchire i tuoi ToDo con tutte le informazioni necessarie e ti metta a disposizione gli strumenti di gestione e supervisione necessari.
Twproject coniuga al meglio tutti questi aspetti fornendoti in uno strumento di lavoro semplicissimo da usare, ma allo stesso tempo con strumenti di gestione professionali che possono soddisfare sia l’esigenza di immediatezza delle piccole aziende che i requisiti di progetti complessi con vasti gruppi di lavoro delle grandi corporate.
