Assegnare le giuste risorse a un progetto in base alle loro competenze e disponibilità rende più semplice valutare la fattibilità tecnica del progetto.
Infatti, nel corso dello studio di fattibilità del progetto, l’allocazione delle risorse attiene all’ambito della sfera tecnica ed è determinante per verificare se l’azienda dispone delle competenze adeguate per rispondere alle esigenze di progetto.
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È fondamentale considerare le persone coinvolte in un progetto sin dalla fase di pianificazione, poiché sono loro a determinare il successo o l’insuccesso dell’iniziativa.
Ciò permette di pianificare le risorse in modo più efficace, facilitare la comunicazione e prevenire conflitti.
Un’attenta valutazione del fattore umano aiuta a creare un ambiente di lavoro collaborativo e a gestire meglio le dinamiche interne, contribuendo a raggiungere gli obiettivi del progetto in modo più efficiente e armonioso.
Ricreare la struttura aziendale
È proprio perché ritiene fondamentale il fattore umano che Twproject ha implementato un sistema alberizzato per l’inserimento delle risorse umane.
Il suo sistema consente di ricostruire la struttura aziendale, riunendo il personale in gruppi e sotto-gruppi, ognuno dei quali ha la sua funzione all’interno dell’azienda.
Ricalcare la struttura aziendale, o nel caso di progetti singoli la struttura organizzativa di progetto, non è un esercizio fine a se stesso.
Vedremo in seguito come e perché ci tornerà utile assegnare una fase di progetto direttamente a un gruppo di lavoro e non a una singola risorsa.
Ecco come appare la scheda principale di una risorsa in Twproject. Oltre all’appartenenza all’azienda e a un eventuale dipartimento o sotto-gruppo, possiamo anche inserire una serie di tag, che riassumano le competenze specifiche della persona.
Ad esempio all’interno del dipartimento informatico, il manager potrà inserire i linguaggi di programmazione conosciuti, i tool utilizzati, eccetera.
I tag delle risorse sono un elemento fondamentale nella ricerca delle risorse da allocare sui progetti, visualizzabile quando si utilizza uno speciale filtro per il team.
Vediamo ora come tutti questi strumenti per assegnare le risorse possono aiutare a valutare la fattibilità tecnica di un progetto nel momento in cui le attività vengono distribuite.
Assegnare una fase di progetto a un dipartimento (e dunque alle sue risorse)
Quando il capo progetto si troverà a schedulare le risorse nei progetti, potrebbe trovare utile questa opzione che Twproject offre ai suoi utenti.
Se abbiamo infatti raggruppato il personale secondo la struttura aziendale, potremo anche assegnare una fase di progetto a un intero dipartimento.
Per farlo, selezioneremo dal diagramma di Gantt, ad esempio, l’intero dipartimento IT quale responsabile generale di tutta la fase di creazione dell’infrastruttura di un’applicazione.
Questa operazione può avere due vantaggi:
- consente di vedere immediatamente il carico totale per tutto il dipartimento e dunque valutare la disponibilità del personale e la fattibilità della fase di progetto.
- permette di rimandare a un secondo momento l’affidamento diretto dei compiti alle risorse; o altrimenti lascia la decisione ai diretti responsabili del reparto, che meglio conoscono le risorse, le loro competenze e disponibilità.
Se inseriamo il carico di lavoro stimato, vedremo aggiornarsi la percentuale di disponibilità per tutto il dipartimento. Questa percentuale indica quanto sono occupate durante la fase di progetto in questione tutte le risorse presenti un dipartimento.
Questo garantisce che ci sia la disponibilità generica a svolgere l’attività: chi e come dovrà svolgere i singoli compiti potremo vederlo in seguito.
Assegnare alle risorse dirette: l’uso dei tag
Venendo nel caso specifico degli affidamenti diretti, ecco come ottimizzare le allocazioni alle risorse selezionando queste ultime per competenze specifiche possedute.
Mettiamo il caso che per la fase di design del nostro progetto abbiamo bisogno di un esperto di CAD.
Utilizzando il pulsante + Team dalla finestra di assegnazione delle risorse del Gantt, potremo visualizzare tutte le risorse a cui è stato attribuito in precedenza quel tag.
Se abbiamo svolto un buon lavoro durante la fase di inserimento delle risorse, i tag ci torneranno molto utili in questo frangente.
Possiamo anche inserire temporaneamente tutte le risorse con quel tag e vedere poi quale di esse ha più disponibilità per svolgere il progetto.
Ipotizzando un carico di lavoro stimato di 100 ore, vediamo che la risorsa con maggiore disponibilità, nell’immagine qui sopra, è Robert.
Per non sovraccaricare le altre due colleghe, potremo quindi scegliere Robert come assegnatario della fase di progetto.
Questa funzione è dunque molto utile per trovare la persona giusta in base alle sue competenze e, insieme alla visualizzazione del carico, ci consente di svolgere al meglio il nostro piano di gestione delle risorse.
Ripianificare le tempistiche di progetto se le risorse sono a pieno carico
Abbiamo visto come si assegnano le fasi di progetto ai gruppi di lavoro o alle singole persone in base alle loro competenze specifiche.
E Twproject, nel farlo, ci mostra da subito quanto la nuova assegnazione inciderà sul carico di lavoro.
Ma cosa succede se la risorsa scelta o ancora peggio tutto il dipartimento sono già a pieno carico per il periodo di riferimento?
Questo non dovrà necessariamente compromettere la fattibilità del progetto; semmai, ci consentirà di differire la fase a un periodo con maggiori disponibilità del personale coinvolto.
Con Twproject non serva fare calcoli complicati per individuare le tempistiche giuste, e tanto meno dovremo posticipare il lavoro a un momento futuro indefinito.
Infatti possiamo sfruttare gli strumenti che il Gantt ci mette a disposizione per fare questi calcoli al posto nostro.
Innanzitutto dovremo selezionare l’icona del carico di lavoro, che mostrerà in rosso la percentuale di lavoro della risorsa attualmente in sovraccarico.
Contemporaneamente apparirà accanto alle date di progetto l’icona per la rischedulazione delle tempistiche. Cliccando su di essa, il Gantt suggerirà un aggiustamento delle tempistiche che consente di rispettare il carico massimo della risorsa.
In questo caso vediamo che ci viene proposto di differire la data di fine fase di una decina di giorni, in modo da non sovraccaricare le risorse coinvolte.
Quello che il Gantt ci suggerisce è un consiglio, che potremo accettare o meno, o modificare a nostro piacimento.
Il diagramma Gantt di Twproject è infatti uno strumento operativo, che consente di fare prove e ipotizzare scenari. Ogni modifica è provvisoria e per renderla definitiva dovremo effettuare il salvataggio dei dati.
A quel punto il nostro cronoprogramma sarà salvato e pronto per essere condiviso.
Per concludere, in sintesi
In questo post abbiamo provato a fornirti alcuni esempi di come stimare le risorse di un progetto in maniera pratica e con la solita flessibilità che offre Twproject.
L’intento è quello di mostrarti quanto è facile personalizzare questa attività in base alle tue esigenze.
Ma ancora di più crediamo che se svolta con cura, l’assegnazione delle risorse di progetto è un fattore cruciale per valutare la fattibilità tecnica dello stesso.
Nel caso la fattibilità non sia garantita, Twproject ha anche gli strumenti giusti per riprogrammare al meglio il nostro piano di progetto e garantire una migliore riuscita.
Se queste sono le soluzioni che cercavi, prova gratis Twproject per 14 giorni e guarda quanto è facile e intuitivo pianificare così.
