Il report di stato del progetto

Il report di stato del progetto è quel particolare documento che il project manager è tenuto a creare. In sostanza si tratta di rapporti regolari che contengono informazioni sul progetto al fine di aggiornare le parti interessate sullo stato di avanzamento dei lavori.

Per garantire che questi aggiornamenti contengano le informazioni essenziali di cui gli stakeholder hanno bisogno, in questo articolo spiegheremo nel dettaglio come creare questo tipo di documentazione.

Che cos’è un report di stato del progetto?

Si tratta di un documento che descrive lo stato di avanzamento di un progetto entro un periodo di tempo specifico e lo confronta con il piano del progetto.

I project manager utilizzano i report di stato per tenere informate le parti interessate sui progressi e monitorare costi, rischi, tempo e lavoro. Questa informativa può essere o trasmessa direttamente o comunicata durante una riunione di stato di avanzamento dei lavori.

Il report di stato di progetto generalmente includerà quanto segue:

• Il lavoro che è stato completato.
• Il piano per quello che seguirà.
• Il riepilogo del budget e del programma del progetto.
• Un elenco di elementi di azione.
• Eventuali problemi e rischi e cosa si sta facendo al riguardo.

I vantaggi dell’utilizzo del report di stato di progetto sono:

• Creare e consentire il consenso delle parti interessate.
• Fornire trasparenza sui progressi.
• Aiutare a identificare problemi e rischi.
• Individuare lo stato di avanzamento del lavoro svolto.
• Fornire un indicatore del livello di salute del progetto.
• Prevenire spiacevoli sorprese.
• Fornire un metodo per responsabilizzare i membri del progetto e i vari stakeholder.

Come creare un report di stato del progetto

Un report di stato del progetto può essere settimanale, mensile o trimestrale.

Indipendentemente dalla portata, i passaggi per la creazione di questo documento sono essenzialmente gli stessi. Ecco quali:

1. Dare un nome al report

Un’ottima opzione è usare semplicemente il nome del progetto per chiarezza e numeri e date progressivi.

2. Indicare lo status di progetto

Ciò significa indicare chiaramente se il progetto attualmente si trova in linea con gli obiettivi, a rischio o fuori strada. La salute del progetto può essere mostrata visivamente piuttosto che in forma narrativa, utilizzando un codice colore predeterminato per rappresentare lo stato di ogni elemento:

• Verde = in pista,
• Giallo = a rischio,
• Rosso = fuori pista.

3. Fornire un breve riepilogo del report sullo stato

Il riepilogo del report di stato del progetto dovrebbe essere breve, circa 2-3 frasi. L’obiettivo qui è dare ai lettori che potrebbero non avere il tempo di leggere l’intero rapporto le informazioni più importanti e i fatti essenziali.

4. Dividere in aree chiave o pietre miliari

Scegliere e dividere il report in aree chiave; ad esempio, si potrebbero suddividere le cose in ordine cronologico: cosa abbiamo fatto, su cosa stiamo lavorando e cosa accadrà dopo, come in un calendario. Oppure il report può essere suddiviso in segmenti settimanali, mensili e trimestrali. Un’altra opzione è raggruppare gli aggiornamenti per ruolo: marketing, design, IT, amministrazione, ecc.

5. Aggiungere una panoramica di alto livello per ogni area chiave

Per ogni area chiave contenuta nel report di stato del progetto, è importante aggiungere alcuni punti elenco riassuntivi che forniscano una panoramica rapida sui progressi, i risultati e il lavoro imminente.

6. Aggiungere collegamenti ad altri documenti o risorse

Anche se in un report di questo tipo non si vuole includere ogni piccolo dettaglio, alcune persone vorranno sicuramente saperne di più. Per quelle parti interessate che cercano informazioni più approfondite, fornire collegamenti a documenti o risorse che permettano una visione più nel dettaglio.

7. Prestare attenzione a qualsiasi problema o sfida in cui si è imbattuto nel progetto

Tutti i progetti incontrano ostacoli. Tenere le parti interessate al corrente quando sorgono problemi aiuterà tutti a sapere cosa sta succedendo e ad adeguarsi di conseguenza.

8. Includere note o punti salienti aggiuntivi

Questi potrebbero essere un elenco di passaggi successivi, complimenti e ringraziamenti a qualcuno o qualsiasi altra cosa degna di essere evidenziata nel report.

Le basi per un monitoraggio e un reporting efficaci dello stato del progetto vengono gettate già durante la pianificazione del progetto.

È qui che il project manager e le parti interessate definiscono obiettivi chiari e punti di controllo per misurare i progressi e sui quali i report di stato del progetto si baseranno.

Il vero valore di un report sullo stato di un progetto va oltre il suo utilizzo come canale di comunicazione, in quanto fornisce anche una storia documentata del progetto.

Questo può fornire dati storici che, durante un progetto simile in futuro, possono aiutare ad evitare passi falsi o colli di bottiglia.

Poiché i report sullo stato del progetto coprono in maniera riassuntiva molti importanti argomenti, la loro creazione può richiedere del tempo.

Tuttavia, grazie ad un buon software di gestione dei progetti è possibile accelerare e migliorare di molto il processo di reporting, avendo accesso immediato a tutte le informazioni più importanti e allo status delle attività.

È importante tenere a mente che le parti interessate si affidano al rapporto sullo stato di progetto per prendere decisioni.

Pertanto, è fondamentale che i project manager forniscano informazioni complete e accurate.

Se non lo hai ancora fatto prova gratuitamente TWproject.