Il cronoprogramma e la sua importanza per il Project Manager

Il cronoprogramma si riferisce in genere alle competenze, agli strumenti e alle tecniche utilizzate dal project manager per gestire il tempo quando si eseguono progetti per raggiungere obiettivi specifici.

Un cronoprogramma deve adattarsi a un periodo di tempo specificato e utilizzare le risorse disponibili con le giuste competenze.

Date le molte incertezze e variabili e la possibilità che la disponibilità delle risorse o l’ambito di un progetto possano cambiare, è difficile creare un cronoprogramma che rimanga stabile dall’inizio alla fine.

Perché è necessario pianificare il tempo per la pianificazione del progetto

All’inizio di ogni progetto è necessario sapere in che modo gli eventi e le attività verranno organizzate dal punto di vista del tempo.

E non bisogna dimenticare che durante il ciclo del progetto, sarà necessario spendere del tempo per aggiornare le scadenze considerando gli eventuali cambiamenti al piano di progetto.

L’investimento di tempo nello specifico per la pianificazione del cronoprogramma del progetto può sembrare superfluo, ma in realtà è assolutamente necessario per il successo.

Durante il ciclo di vita del progetto dovrebbe essere prevista una parte di tempo spesa per rivedere il cronoprogramma e le dipendenze delle varie attività.

Questo consente di verificare se i piani di progetto sono ancora in pista, cosa sta funzionando e cosa no.

Il cronoprogramma di un progetto è composto da attività sequenziate, milestone e traguardi che devono essere consegnati entro una data scadenza.

Avere un cronoprogramma di progetto significa sapere esattamente cosa deve essere consegnato e in quale ordine.

Inoltre, con le giuste tecniche di pianificazione è possibile regolare le attività nel caso in cui il progetto sia in ritardo o se si verificano eventuali modifiche al suo ambito.

Il Cronoprogramma: come strutturare la routine di pianificazione del progetto

Ci sono due routine che il project manager può seguire per la pianificazione del progetto, in particolare considerando il suo cronoprogramma:

1. Pianificazione del progetto settimanale

Fissare un momento una volta alla settimana per analizzare il cronoprogramma ed il piano del progetto e determinare i risultati raggiunti nella settimana passata e definire gli obiettivi per la settimana corrente.

Questo tempo deve essere anche utilizzato per garantire che tutte le risorse siano allineate per garantire l’esecuzione ed il raggiungimento degli obiettivi.

2. Pianificazione del progetto quotidiana

Pianificare almeno 30 minuti al giorno per riflettere sulla giornata e/o rivedere il programma previsto per il giorno successivo.

Questo momento può avvenire ad inizio o fine giornata lavorativa, dipendendo dalla preferenza del project manager e dalla tecnica che garantisce miglior efficienza.

Ecco un breve esempio di quello che può essere la pianificazione del progetto quotidiana per un project manager:

• Esaminare il programma ed aggiornare il diagramma di Gantt, se necessario.
• Assicurarsi che i meeting e le riunioni previste per il giorno successivo siano pianificate correttamente e confermate.
• Pianificare la giornata seguente in base a qualsiasi deliverable sia prevista. Se necessario, il project manager bloccherà una parte della sua agenda per poter lavorare tranquillamente su questo.

Come si ottiene un cronoprogramma

Il processo per ottenere un cronoprogramma è composto da quattro fasi:

• Creare un modello logico di come verrà eseguito il lavoro;
• Stimare le durate delle attività;
• Calcolare i tempi per le attività;
• Presentare i risultati.

Ogni aspetto del processo è preso in considerazione dal team, utilizzando esperti in materia, quando necessario.

Un programma concordato con il team infatti, ha più probabilità di successo piuttosto che uno imposto dall’alto.

La stima delle durate delle attività deve prendere in considerazione molti fattori, come lo sforzo richiesto, l’efficienza delle risorse, i vincoli fisici, ecc.

Per quanto riguarda il terzo punto, la più semplice forma di calcolo è l’analisi critica del percorso. Questo utilizza una stima di durata che comprende tutti i fattori.

I risultati finali vengono in genere presentati come diagramma di Gantt.

Il vantaggio principale di un questo modello è che può essere aggiornato frequentemente con nuove informazioni e ricalcolato rapidamente.

Questo è un processo continuo durante tutto il ciclo di vita del progetto e utilizza le informazioni sui progressi effettivi per prevedere l’eventuale completamento del progetto.

La maggior parte della pianificazione del progetto viene normalmente eseguita con l’ausilio di un software per project management specifico.

In passato, i calendari stampati e appesi su un muro dell’ufficio o i fogli di calcolo condivisi tramite e-mail potevano essere il metodo utilizzato dai project manager per tenere d’occhio il cronoprogramma di un progetto.

Tuttavia, oggi la maggior parte dei team e delle organizzazioni implementa strumenti di project management con le apposite funzionalità.

Questi infatti possono semplificare la creazione di cronoprogrammi e salvarli online, rendendo la pianificazione delle attività e dei team in generale molto più semplice.

Poiché i progetti hanno così tante parti mobili e cambiano frequentemente, il software di pianificazione dei progetti aggiorna automaticamente le attività che dipendono l’una dall’altra quando un’attività programmata non viene completata in tempo.

Con alcuni software è anche possibile avere il vantaggio di impostare le milestone, collegare le attività e vedere i progressi effettivi o pianificati dell’aggiornamento del cronoprogramma in modo dinamico.

Uno dei migliori software sul mercato è Twproject: dopo avere settato la struttura alberizzato di un progetto e averne definito le eventuali milestone, in Twproject è possibile inserire tutte le fasi stabilite in un diagramma di Gantt. Sarà sufficiente indicare il tempo stimato per ogni attività e poi concatenare le fasi di sviluppo, rendendone eventualmente alcune dipendenti da altre. Questo permette di aggiornare le statistiche in tempo reale, di ricalcolare le scadenze del progetto in caso di ritardi o modifiche e di avere una panoramica completa dell’andamento del progetto.

Quali sono i vantaggi di utilizzare un cronoprogamma?

Abbiamo dunque visto che ci sono molti vantaggi che un cronoprogramma di progetto ben fatto assicura al project manager, al team e all’organizzazione in generale:

• Manager, membri del team e stakeholder possono monitorare i progressi, impostare e gestire le aspettative, comunicare e collaborare con chiarezza.
• Compiti e risultati possono essere monitorati e controllati per assicurare la consegna tempestiva dei deliverables e del progetto – e se si verificano ritardi, è possibile valutare facilmente il loro impatto e apportare le modifiche necessarie.
• Aumentare la redditività.
• La comunicazione di chiari e migliori dettagli sul progetto aiutano l’organizzazione della distribuzione del personale e delle risorse dove sono più necessarie, contribuendo a raggiungere gli obiettivi del progetto.

Fare proprie queste abitudini quindi, assicura al project manager di essere sempre al top su qualsiasi progetto e di essere in grado di prevedere e mitigare i rischi prima che si trasformino in grandi ostacoli.

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