I migliori software di project tracking del 2025

Se vuoi sapere perché in un’azienda è fondamentale il project tracking, o monitoraggio dei progetti, e come farlo al meglio con i software più adatti, leggi questo articolo.

Un altro modo di chiamare il project tracking è monitoraggio e controllo, proprio perché si riferisce a tutte quelle attività che monitorano il progresso del progetto in corso sotto diversi punti di vista.

Spesso ci si concentra su singole attività di gestione e ci si dimentica del quadro generale. E invece il project tracking deve essere al centro dell’attività di project management.

E dunque oggi proveremo a rispondere alla domanda: quali sono i migliori strumenti software per monitorare l’avanzamento dei tuoi progetti?

Cos’è esattamente il project tracking?

Partiamo da una precisazione. Il project tracking è una delle fasi progettuali, in particolare quella che è deputata al controllo dell’avanzamento del progetto in corso e che avviene in parallelo alla sua esecuzione.

Le fasi progettuali sono infatti: avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e controllo e chiusura. Il monitoraggio del progetto avviene dunque durante tutto l’arco operativo del ciclo di vita del progetto.

Nello specifico, il project tracking è volto alla misurazione delle prestazioni del progetto e alla verifica della sua conformità sulla base di quanto stabilito nel piano di progetto.

Il project manager dovrà seguire da vicino lo stato di avanzamento e le prestazioni del progetto, esaminano lo stato del progetto, identificano potenziali problemi e implementano azioni correttive quando necessario per mantenere il progetto nei tempi e nei limiti di budget previsti.

I benefici che ne derivano sono una maggiore consapevolezza e controllo, la prevenzione di ritardi e sforamenti e il supporto decisionale.

I principali ambiti del project tracking

Le principali aree di gestione del progetto influenzano la tipologia di project tracking che deve essere messo in atto e gli strumenti con cui effettuarlo.

Vediamo quali sono le principali:

1. Tracking dei costi

Il monitoraggio dei costi di progetto aiuta a evitare sforamenti di budget. Per tracciare i costi di progetto le azioni utili da mettere in atto sono:

• Il confronto tra costi pianificati vs. reali
• Seguire la budget baseline in modo da rilevare con esattezza la variazione di costo
• Individuare tra i KPI la CV (Cost Variance) e la CPI (Cost Performance Index)

Per svolgere queste operazioni puoi utilizzare i fogli di calcolo, in cui inserire le formule descritte, oppure più semplicemente affidarti a un software di monitoraggio dei costi di progetto che svolga in automatico questi calcoli.

2. Tracking dei tempi

Monitorare i tempi di progetto significa assicurarsi di far rispettare le scadenze nel lungo periodo ma anche in funzione di traguardi intermedi (le cosiddette milestone di progetto). Per farlo al meglio, esistono alcuni strumenti di monitoraggio molto efficaci, quali:

• Il Gantt chart, che includa il Metodo del Percorso Critico e le milestone
• Utilizzo di timeline e dati statistici che permettano il confronto tra le tempistiche previste e quelle reali
• Tutte le tecniche di rescheduling

I software che prenderemo in considerazione nella nostra classifica possiedono a vario titolo questi strumenti, per permettere tracking dei costi di progetto automatizzato ed efficiente.

3. Tracking delle risorse

La gestione e il monitoraggio delle risorse di progetto significa mettere in atto tutte le strategie per assicurarsi che le risorse coinvolte svolgano il lavoro in maniera ottimizzata. In particolare ci si riferisce a:

• L’allocazione dei compiti in base alla disponibilità e alle competenze delle risorse
• La gestione del carico di lavoro per evitare da un lato i sovraccarichi e dall’altro la presenza di risorse inattive

Esistono diversi strumenti digitali che gestiscono in maniera parallela l’assegnazione del lavoro alle risorse e l’ottimizzazione dei carichi. Nella nostra lista vedremo quali sono i migliori.

4. Tracking della qualità

Tra i parametri per definire la qualità di un progetto citiamo la precisione dei deliverable, l’approvazione degli stakeholder e la soddisfazione del cliente. Per monitorare questi parametri di qualità del progetto ecco cosa possiamo mettere in atto:

• Definizione di KPI qualitativi che prendano in considerazione errori, conformità, variazioni
• Svolgimento di analisi costi-benefici
• Creazione di checklist e audit di progetto

Buoni strumenti di reportistica possono aiutare in maniera significativa il project manager a redigere il piano della qualità del progetto, un documento fondamentale da mettere a disposizione di clienti e stakeholder.

5. Tracking dei rischi

La gestione dei rischi serve a monitorare le potenziali minacce per la buona esecuzione del progetto e individuare le aree di intervento per trasformare i rischi in opportunità. Alcuni azioni utili da svolgere sono:

• La compilazione di un registro dei rischi, o risk form, per calcolarne probabilità vs impatto
• Il monitoraggio continuo degli indicatori di rischio
• L’attuazione di strategie di mitigazione

In questo caso sono utilissimi gli strumenti formali di gestione del rischio, ad esempio per eseguire in maniera automatizzata un calcolo sul rischio potenziale e creare di conseguenza delle pratiche di intervento e dei report per ogni evenienza.

6. Tracking delle performance complessive

Individuare il raggiungimento di obiettivi generali, che tengano conto di più fattori combinati tra loro, aiuta a stabilire la performance generale del progetto. In particolare, è utile dotarsi di:

• Dashboard integrate
• Strumenti statistici
• KPI generali: con indicatori di avanzamento progetto

Queste strategie saranno più efficaci e precise se si utilizzano strumenti di gestione dei progetti integrati e con cruscotti che mostrano statistiche e dati di performance generali.

Quali sono i migliori software per monitorare l’avanzamento dei progetti?

Passiamo ora dalla teoria alla pratica per fornirti una lista dei migliori software per svolgere il monitoraggio dei progetti aziendali, al fine di ridurre gli sforzi e ottimizzare la produttività.

1. Twproject

La prima scelta ricade sicuramente su Twproject, un software di project management completo che possiede tutti i gli strumenti fondamentali per project tracking.

Grazie al suo strumento di gestione dei costi e al suo diagramma di Gantt completo e dinamico, Twproject consente di settare una baseline iniziale da utilizzare come parametro di confronto per tutta la fase di esecuzione del progetto.

Grazie alle sue funzionalità puoi raccogliere periodicamente dati quali i costi diretti e indiretti, le ore di lavoro svolte, le fasi completate e intervenire eventualmente con lo strumento di gestione dei carichi o quello di ottimizzazione automatica delle tempistiche.

Tutti i dati sono registrati nel pannello di statistiche del progetto e nella dashboard generale, che ti mostra le percentuali di avanzamento secondo diversi indicatori (completamento di fasi o attività, raggiungimento del budget, tempi delle risorse, ecc.)

Infine consente di esportare i dati rilevati attraverso report configurabili e di condividerli agevolmente con gli stakeholder o con il team.

Caratteristiche principali:

• Dashboard: il cruscotto principale del progetto, che mostra a un primo colpo d’occhio la situazione di avanzamento in tempo reale.
• Diagramma di Gantt: si evolve nel tempo ed è sempre aggiornato, essendo integrato con le altre componenti del software. Permette di assegnare il lavoro in base ai carichi e offre strumenti di riprogrammazione delle tempistiche.
• Percorso critico: facile da settare e individuare, ci consente di seguire il flusso di lavoro e di evitare i colli di bottiglia.
• Gestione dei costi: i costi di progetto, diretti e indiretti, sono gestiti in un unico ambiente, insieme ai ricavi e ai costi delle risorse. Consente il confronto tra costi pianificati e reali per ogni progetto o fase di progetto.
• Gestione del carico di lavoro: consente di distribuire il lavoro in maniera semplice e intuitiva, riassegnare le attività e bilanciare il lavoro all’interno del team.
• Calcolo automatizzato dell’avanzamento di progetto: per avere un’idea immediata in real time dell’avanzamento del progetto e delle sue fasi.
• Timeline: strumento presente nella pagina di statistiche e all’interno del Gantt stesso, che permette di rivedere la pianificazione iniziale e la situazione in qualsiasi momento della vita del progetto, per un più efficace monitoraggio.
• Alert: strumenti di notifica personalizzabili che consentono di notare subito eventuali criticità.
• Custom form: consente di creare form personalizzati per individuare la rilevanza, la complessità e i rischi di progetto.
• Condivisione: grazie a reporting e analisi personalizzabili, si ottengono informazioni chiare e condivisibili sulle prestazioni del progetto e delle sue singole parti.
• Template: ogni progetto o sua sotto-fase può essere usato come modello per progetti simili, per risparmiare tempo nella pianificazione futura.

Prezzo: a partire da 4,89 € utente/mese.

Pro: Twproject è il software più completo per il project tracking perché ha tutte le funzionalità integrate in un unico ambiente. Si adatta bene a diversi settori aziendali e cresce insieme al progredire del business.

Contro: non rileviamo aspetti negativi.

Twproject è un sistema di controllo e monitoraggio dei progetti a 360 gradi, in grado di supportare il lavoro del project manager per ogni ambito di project tracking.

2. Jira

Jira è uno dei software più conosciuti per il tracciamento e il controllo di progetti: il project manager può monitorare in tempo reale lo stato delle attività, la velocità del team e i trend di completamento tramite dashboard e report avanzati.

Quando emergono ritardi o anomalie, Jira permette di ridefinire priorità e assegnazioni, o aggiustare la capacità del team. I workflow personalizzabili consentono di effettuare revisioni e approvazioni per aumentare il controllo qualità. La visibilità sulle issue bloccanti facilita interventi mirati per rimuovere ostacoli e ripristinare il flusso di lavoro.

Caratteristiche principali:

• Dashboard personalizzabili: con vista in tempo reale dello stato del progetto.
• Reportistica avanzata: per monitorare il completamento rispetto alla pianificazione, con diagrammi per individuare colli di bottiglia.
• Gestione timeline e pianificazione: per visualizzare la timeline dei progetti, le dipendenze e le milestone.
• Monitoraggio carichi di lavoro: identificazione di sovraccarichi e possibilità di riassegnare i compiti.
• Controllo qualità: con workflow personalizzabili con step di revisione, test e approvazione.
• Azioni correttive: possibilità di modificare priorità, scadenze, assegnazioni o dipendenze direttamente dalle board.
• Integrazioni: collegamento con Bitbucket, GitHub, GitLab, strumenti CI/CD, Slack, Confluence, ecc.
• Sincronizzazione dei dati: per avere una visione unica di pianificazione e avanzamento tecnico.

Prezzo: a partire da 7,53 $ al mese per utenti illimitati.

Pro: Jira è una piattaforma altamente personalizzabile (workflow, campi, dashboard); possiede una buona reportistica avanzata.

Contro: curva di apprendimento ripida e necessità di integrazione con altri strumenti per un funzionamento a 360 gradi.

Jira è un software di project tracking conosciuto e potente, ma da maneggiare con esperienza.

3. ProofHub

ProofHub centralizza tutte le informazioni di progetto in dashboard personalizzabili, che mostrano scadenze, avanzamento e carico di lavoro per ciascun membro del team. Grazie alle viste Gantt, il project manager può monitorare la sequenza delle attività e individuare subito eventuali ritardi o colli di bottiglia. Il modulo di proofing consente di controllare la qualità dei deliverable prima dell’approvazione.

Quando si identificano deviazioni dal piano, è possibile intervenire spostando le attività nel Gantt, riassegnando i compiti o modificando le dipendenze tra attività. Il controllo dei carichi di lavoro aiuta a riequilibrare le risorse, evitando sovraccarichi e ritardi futuri.

Caratteristiche principali:

• Diagramma di Gantt: consente di impostare le dipendenze delle attività, visualizzare le tempistiche del progetto e rispettare le scadenze.
• Liste di attività: per avere una visione d’insieme delle attività nelle varie fasi, individuare i colli di bottiglia e creare flussi di lavoro unici.
• Strumenti di collaborazione: chat integrata, discussioni, commenti sulle attività e menzioni.
• Condivisione dei file: tra progetti e attività per facilitare l’accesso e la collaborazione sui documenti.
• Tracciamento del tempo: manuale o con time tracker.
• Fogli di presenza: per monitorare la produttività del team e identificare gli ostacoli al flusso di lavoro.
• Report dettagliati: per ottenere informazioni in tempo reale sull’avanzamento delle attività, individuare le aree di miglioramento ed effettuare revisioni delle prestazioni.

Prezzo: a partire da 45 $ al mese per utenti illimitati.

Pro: ha una buon interfaccia pulita e intuitiva, con curva di apprendimento minima; è personalizzabile e scalabile a seconda delle esigenze e offre un completo controllo amministrativo.

Contro: non adatto a piccoli team; le sua mole di notifiche può risultare a volte eccessiva.

Uno strumento completo, ideale per grandi team che vogliono migliorare il tracciamento dei progetti.

4. ActiveCollab

ActiveCollab è uno strumento che si definisce project-oriented e dunque adatto al monitoraggio e controllo dei singoli progetti. Fornisce strumenti per monitorare costi, ore lavorate e avanzamento delle attività in tempo reale.

Il project manager può visualizzare dashboard con indicatori chiave, filtrare le attività per stato o priorità e confrontare il lavoro pianificato con quello effettivamente svolto. Il sistema di time tracking e gestione delle spese permette di verificare se un progetto sta rimanendo nei limiti di budget.

In caso di scostamenti, il PM può intervenire riassegnando compiti, modificando le priorità o ridefinendo le scadenze direttamente dal calendario.

Caratteristiche principali:

• Vista progetto: a scelta tra Kanban, Gantt, elenco o calendario.
• Template di progetto: consente di creare modelli riutilizzabili.
• Comunicazione: chat, commenti, suggerimenti.
• Report orari: possibilità di filtrate i record di tempo per progetto, cliente, assegnatario, tipo di lavoro, mese, anno e altro ancora.
• Stima e tracciamento: strumenti di confronto tra i tempi stimati con quelli tracciati per individuare le attività a rischio.
• Panoramica sulle assegnazioni: vista d’insieme degli incarichi, comprensiva di straordinari e giorni non lavorativi.
• Tempo e spese sostenute: tracciamento di ore e spese fatturabili.
• Avvisi: in caso di sforamento di tempi e costi.
• Redditività del progetto: panoramica dello stato del budget con controllo sulla percentuale dell’importo speso.
• Report: in particolare per evidenziare il lavoro non ancora fatturato.

Prezzo: a partire da 10 $ utente/mese.

Pro: comodo, preciso e con una facile interfaccia; utile per gestire progetti di larga scala con numerosi stakeholder.

Contro: non ha un flusso di lavoro incorporato, e non è l’ideale se si hanno esigenze di tracciamento dei progetti più avanzate; mancano alcune funzioni di “vista d’insieme”.

Un software che svolge il compito che si è prefissato, ma che dovrebbe crescere e migliorare un po’ in quanto a versatilità.

5. Teamhood

Teamhood è una piattaforma di gestione dei progetti incentrato sulla gestione delle risorse umane, che integra in un unico ambiente strumenti professionali come il diagramma di Gantt, il tracciamento accurato dei tempi di lavoro e funzionalità di reporting. È progettato per supportare aziende di medie e grandi dimensioni.

Il sistema si basa su spazi di lavoro organizzati in lavagne personalizzabili, che consentono di gestire attività, monitorarne lo stato e registrare il tempo impiegato. Queste lavagne fungono da hub collaborativo, permettendo ai membri del team di condividere aggiornamenti, documenti e feedback in tempo reale.

Un punto di forza di Teamhood è la sua reportistica visiva, che rende immediata l’interpretazione delle metriche di progetto. Ciò consente di individuare rapidamente scostamenti, colli di bottiglia e aree di miglioramento.

Caratteristiche principali:

• Diagramma di Gantt: le sue funzioni sono piuttosto standard, ma ha alcune opzioni di personalizzazione, tra cui la possibilità di scegliere se le fasi dipendenti da altre sono auto-rischedulate.
• Gestione timesheet: possibilità di impostare tariffe orarie per i collaboratori del progetto e vedere i costi del progetto in tempo reale.
• Baseline vs Actual: strumento che fissa le scadenze concordate per il progetto e nel corso del tempo confronta la situazione effettiva con il piano originale.
• Report sui fogli di presenza: confronto tra il tempo effettivo impiegato e le stime iniziali. Consente di calibrare le stime.
• Visualizzazione del carico di lavoro: consente di gestire il carico di lavoro del team, bilanciare le risorse e ottimizzare i tempi.

Prezzo: a partire da 9 € utente/mese.

Pro: buona flessibilità in termini di configurazione delle impostazioni, pur mantenendo una semplicità di base.

Contro: tutte le funzioni di project tracking si focalizzano sulla gestione delle risorse, mentre altri aree sono meno accurate.

Strumento produttivo ed efficiente con un particolare approccio alla alla gestione del team.

6. Miro

Miro, pur essendo una lavagna collaborativa, offre strumenti utili per il monitoraggio e il controllo visivo del progetto. Con template dedicati a roadmap, timeline e Kanban, il project mangaer può organizzare e tenere sotto osservazione flussi di lavoro, dipendenze e avanzamento delle fasi. I diagrammi di flusso permettono di mappare problemi e colli di bottiglia in modo visivo, facilitando l’analisi delle cause.

Tutti i membri del team possono utilizzare Miro per ridefinire i processi, riallocare risorse o pianificare sprint correttivi. L’integrazione con strumenti operativi come Asana, Jira e Trello consente di trasformare le decisioni prese in Miro in azioni esecutive tracciabili.

Il suo approccio agile al monitoraggio dei progetti può essere limitante per alcuni, ma offre sicuramente vantaggi per altri.

Caratteristiche principali:

• Kanban board: struttura flessibile di schede per gestire progetti e processi.
• SWOT Analysis: simile alla lavagna Kanban, suddivide i compiti tra le varie categorie della SWOT analysis.
• Diagramma di Gantt: più simile a una timeline, consente di assegnare compiti e settare dipendenze tra le attività, non ha funzioni più evolute.
• Roadmap: altra visualizzazione delle attività non basata sulla linea del tempo ma su quella delle fasi principali di progetto.
• Retrospettive: strumenti di riesame della pianificazione iniziale, condivisibili con il team.
• Presentazioni: vari modelli per la creazione di report condivisibili e per l’impostazione di meeting di progetto.

Prezzo: a partire da 8 € utente/mese.

Pro: consente di mantenere inalterati i processi aziendali per chi ha già iniziato a monitorare i singoli aspetti dei progetti con piattaforme diverse.

Contro: necessità di integrare più applicazioni in una per ottenere una cornice completa. L’ottimizzazione dei processi viene dunque leggermente penalizzata.

Lavagna digitale che aiuta a tenere in ordine flussi e idee in team con approccio agile.

7. Roadmunk

Come dice il nome stesso, Roadmunk è uno strumento che utilizza le roadmap come focus point per il monitoraggio dei progetti aziendali.

Pensato per il monitoraggio strategico di più progetti o iniziative, offre roadmap visive in formato timeline o swimlane. Il project manager può tenere sotto controllo la progressione verso gli obiettivi chiave, verificando se le milestone vengono rispettate e se i deliverable sono in linea con le priorità strategiche.

Se emergono ritardi o cambiamenti di priorità, il project manager può rapidamente aggiornare la roadmap, riassegnare iniziative e comunicare le modifiche agli stakeholder tramite viste personalizzate.

Ciò funziona bene per aziende strutturate e con grande esperienza, con progetti e processi pianificati; al contrario, può risultare bloccane per piccole realtà o team di recente costituzione.

Caratteristiche principali:

• Roadmap: integrabile con la timeline, gestisce le attività attraverso le iniziative, gli obiettivi e le milestone
• Swimlane: tipologia di roadmap semplificata
• Condivisione: in HTML o attraverso URL protette
• Export: vari formati tra cui immagini
• Presentazione: trasformazione dei dati inseriti in slide di per meeting aziendali

Prezzo: a partire da 49 $ mensili per project manager e team di 5 utenti

Pro: strumento molto specifico per team che lavorano al completamento di fasi di progetto pianificate dalla base.

Contro: mancanza di viste secondarie fondamentali quali il Gantt o la gestione del budget di progetto.

Software di project tracking utile a patto che la pianificazione iniziale sia ineccepibile nella suddivisione del lavoro.

Conclusione: che software scegliere per un project tracking ottimale?

In questa lista abbiamo cercato di fornirti una panoramica sui software di monitoraggio dei progetti che racchiudano al loro interno maggiori funzionalità, in modo da permettere al project manager di variare a seconda delle esigenze.

Ecco un esempio di come avviene l’integrazione di più funzioni di project tracking all’interno di Twproject, il nostro primo della lista:

Hai visto quanto è semplice integrare tutte le funzionalità di controllo e avanzamento dei progetti in un unico ambiente?

Twproject è la bussola che ti consente di attraversare la fase di monitoraggio dei progetti con maggiore serenità, senza temere di perdere di vista gli elementi fondamentali.

Inoltre, è uno strumento adatto a team e progetti di qualsiasi dimensione. La sua scalabilità lo rende adatto a qualsiasi tipo di azienda ed è per questo che è la scelta numero uno di centinaia di project manager in tutta Italia e nel mondo

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