Il Diagramma di precedenza, soprattutto se creato grazie ad un software di gestione dei progetti, può essere l’arma in più per un Project Manager.
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Con molte responsabilità complesse coinvolte nella gestione di un progetto, avere gli strumenti giusti di assistenza che aiutano a portare a termine con successo l’esecuzione dei compiti e diventa fondamentale.
Il diagramma di precedenza per stabilire le relazioni di dipendenza tra le attività è uno di questi. Vediamolo in dettaglio in questo articolo.
Cos’è il metodo del diagramma di precedenza?
Il metodo del diagramma di precedenza è una tecnica di rappresentazione grafica che sviluppa un diagramma di rete della pianificazione del progetto e che utilizza i cosiddetti “nodi” per rappresentare le attività.
Questi nodi sono collegati con frecce per rappresentare una progressione sequenziale delle dipendenze tra le attività del piano.
Il metodo del diagramma di precedenza consente rapidamente al team di progetto e agli stakeholder di comprendere tutte le attività programmate, le sue affiliate e le dipendenze fra un nodo e l’altro.
Come creare il diagramma di precedenza?
Per costruire il diagramma di precedenza e quindi per stabilire le relazioni di dipendenza fra le attività, la fase preliminare della pianificazione consiste nel lavorare sulla struttura di scomposizione del lavoro.
L’intero progetto diventa più comodo e gestibile quando i vari compiti vengono suddivisi.
A questo punto si ha una tabella con tre colonne, la prima colonna che elenca le attività e la seconda con la loro sequenza, mentre la terza mostrerà la durata di ogni attività.
In questo modo si hanno tutte le informazioni necessarie per disegnare un semplice diagramma di precedenza.
Per iniziare a creare il diagramma di precedenza, ogni attività viene rappresentata come un nodo.
Ogni casella dovrebbe avere una freccia che la collega al passaggio successivo: la prima attività inizierà a sinistra seguita dalla seconda, che sarà collegata da una freccia.
Se le prossime due attività hanno lo stesso predecessore, verranno impilate una sull’altra con due frecce provenienti dallo stesso punto di partenza.
Quando invece un’attività ha due predecessori, le frecce di quei predecessori si connettono entrambe all’attività.
Così si crea un rudimentale diagramma di precedenza.
Quali sono le quattro dipendenze dei diagrammi di precedenza?
Per creare un diagramma di precedenza, è necessario padroneggiare le dipendenze.
Una dipendenza è un’attività che dipende da un’altra attività per essere portata a termine.
In particolare, esistono quattro tipi di dipendenze:ù
1. Dipendenza obbligatoria
Una dipendenza obbligatoria è una dipendenza inevitabile, come l’aggiunta di acqua alla piscina dopo la sua costruzione. Non è possibile aggiungere prima l’acqua e costruire la piscina attorno ad essa.
2. Dipendenza discrezionale
Una dipendenza discrezionale aiuta a ottimizzare le risorse. Secondo l’esempio precedente: non esiste una logica rigida per costruire i lati della piscina. Iniziare con un lato è altrettanto probabile e importante quanto l’altro. Tuttavia, potrebbe esserci un motivo per iniziare uno piuttosto che l’altro.
3. Dipendenza esterna
Una dipendenza esterna è al di fuori del controllo del team di progetto. Sempre con l’esempio della piscina, potrebbe esserci il maltempo che impedisce di iniziare a scavare o un processo di autorizzazione che si allunga più del previsto.
4. Dipendenza interna
Una dipendenza interna è una dipendenza controllabile. Se c’è solo una pala, due persone non possono scavare la buca per la piscina. In questo caso, il programma deve prevedere la divisione del lavoro tra le due persone o l’acquisto di un’altra pala.
A sua volta, ogni dipendenza può essere definita in quattro modi:
Fine – inizio : l’attività non può iniziare finché un’altra non è terminata. Il tipo di dipendenza più comune utilizzato tra le attività.
Fine – fine: l’attività non può terminare finché un’altra non è terminata.
Inizio – inizio: l’attività non può iniziare finché non ne è iniziata un’altra.
Inizio – fine: l’attività non può terminare finché un’altra non è iniziata. Si tratta del tipo di dipendenza meno utilizzato.
Vantaggi e svantaggi del metodo di diagramma di precedenza
Questo metodo offre molti vantaggi alla gestione del progetto:
- Aiuta a trovare relazioni e dipendenze tra le attività. Questo aiuta quindi a pianificare ed evitare i rischi. Se manca un’attività, è più facile identificarla.
- Consente di individuare il percorso critico e le attività critiche e concentrarsi su di esse. Qualsiasi ritardo nelle attività critiche ritarderà infatti il programma in generale.
- Un diagramma di precedenza è un buon strumento di comunicazione. Gli stakeholder possono visualizzare le attività in ogni momento e comprendere il programma generale.
- Aiuta ad identificare un possibile collo di bottiglia e ad attuare le dovute modifiche.
- Consente la visualizzazione delle pietre miliari, della durata del progetto in generale e della sua fine.
Per quanto riguarda gli svantaggi:
- Per progetti grandi e complessi, ci saranno migliaia di attività e relazioni di dipendenza. Senza un software di project management che abbia funzionalità apposite può essere molto difficile gestirlo. A peggiorare le cose, se il piano cambia durante il ciclo di vita del progetto, il diagramma di precedenza dovrà essere rivisto e ridisegnato e, di nuovo, senza un software adeguato, ciò potrebbe risultare molto complicato.
- Uno dei vantaggi di visualizzare un diagramma di precedenza di un progetto è che questo consente al team di rimanere concentrato sulle attività del progetto e agli stakeholder di avere una visione generale di tutto il processo. Tuttavia, nel caso di progetti di grandi dimensioni con migliaia di attività, potrebbe essere difficile riuscire a visualizzare il diagramma di precedenza dell’intero progetto senza doverlo scomporre in parti più piccole.
La raffinata arte dell’uso dei diagrammi di precedenza è, quindi, trovare un adeguato livello di dettaglio.
Più attività sono presentate, maggiore sarà la panoramica sul progetto, ma più dipendenze risulteranno e più difficile sarà gestire il diagramma di precedenza nel tempo.
Ecco perché l’uso di un software di gestione dei progetti adeguato diventa fondamentale.
Ciò fornisce la base per determinare il percorso critico del progetto, prevedere le carenze e identificare la possibile riallocazione delle risorse per risolvere i problemi.
Un adeguato uso del diagramma di precedenza fornirà al project manager informazioni sullo stato del progetto e faciliterà il controllo su attività e pianificazioni.
