Avanzamento di progetto: l’estrema sintesi

Arriva il momento nella vita di un progetto in cui il PM si troverà a dover rispondere alla fatidica domanda: “a che punto siamo?”

Agli albori della mia attività in questo settore, tanti anni fa, il compito del PM veniva riassunto dalla creazione di un enorme Gantt (più era dettagliato più era bravo il PM che lo aveva realizzato!), che veniva puntualmente stampato, o all’epoca “plotterato” ed appeso in ufficio alle spalle del PM.

Poi il progetto partiva e….

Purtroppo la realtà non era stata informata sulla strada tracciata dal PM e nonostante le buone intenzioni i percorsi si potevano separare.

Ma ecco che inaspettatamente l’atroce domanda calava dall’alto sulla testa dell’ignaro PM: “A CHE PUNTO SIAMO?”

Seguivano giorni di concitate telefonate, giri di email, scambi di excel, strilli ed ansie per riuscire a raccogliere sul campo i dati ed aggiornare il malefico Gantt (che tanto più dettagliato era e tanto più difficile da aggiornare).

L’idea di Twproject è nata in quell’epoca travagliata (si parla del lontano 2001) proprio per risolvere questa situazione.

Twproject doveva:

• essere uno strumento per tutta l’azienda
• poter raccoglie le informazioni là dove le attività vengono portate avanti, ovvero al livello operativo
• fornire dati aggiornati e strumenti di gestione al PM
• presentare analisi e dati aggregati per il top management

Senza l’ausilio di un software di project management come Twproject, il PM una volta raccolti i dati ed aggiornato il Gantt doveva effettuare una stima manuale della percentuale di avanzamento del progetto, l’estrema sintesi.

66.6%

Ritengo “diabolico” sintetizzare un’infinità di parametri in un unica cifra, ma in fondo questo è quello che ci viene richiesto.
Un buon PM riuscirà comunque ad estrapolare un dato verosimile, ma quanto può essere utile un software che ci aiuti a valutarlo?

Calcolo avanzamento manuale

Twproject ti fornisce una vista dei parametri salienti, così che il PM possa basare le proprie considerazioni e poi, manualmente inserire il progress.

Vediamo come esempio i dati della fase di sviluppo di Twproject 7.0.007.

Senza andare troppo nel dettaglio il progetto è gestito in modalità Scrum-like; abbiamo un backlog in cui raccogliamo tutte le idee, migliorie, bug sotto forma di ToDo. Gli Sprint, della durata di 20gg, rappresentano le releases di Twproject.

Per ogni sprint/release spostiamo dal Backlog i ToDo che andremo a sviluppare.

Questa è la struttura che attualmente utilizziamo:

Su ogni sprint sono assegnate delle risorse (Scrum team) con le ore stimate per chiudere i ToDo.

Ecco come Twproject riassume i dati utili alla determinazione dell’avanzamento.

Guardando le cifre vedo che per questo progetto è passato il 69% del tempo, sono stati chiusi l’82% dei to-do, lavorate l’ 84% delle ore.

Sicuramente un progetto in buona salute che potrebbe essere stimato al 80% di avanzamento.

Lasciare questo compito in mano al PM ha però due risvolti negativi:

• il top management non ha a disposizione questa informazione in tempo reale e quindi il PM deve aggiornare la valutazione quando necessario
• la soggettività della valutazione è foriera di discussioni e richieste di chiarimenti

Calcolo avanzamento automatico

Per risolvere questi due problemi la soluzione è stata quella di introdurre un meccanismo di calcolo automatico dell’avanzamento del progetto.

Per far questo abbiamo identificato le situazioni più comuni e le abbiamo combinate per consentire di modellare, con facilità, il comportamento anche di progetti complessi.

Vediamo in dettaglio le altre tipologie di calcolo oltre quella manuale:

Worklog fatto su stimato

Ho stimato di lavorare 100 ore ne ho lavorate 45, sono al 45%.
Ottimistico. Modella bene sia i contratti di supporto a pacchetto di ore che le fasi di preventivazione e studio.

Fasi completate su totale

Il progetto si compone di 3 fasi; finite le prime due sono al 66%.
Un calcolo piuttosto brutale, ma di facile comprensione.
Può essere utile in caso di progetti composti di molte fasi ripetitive.
Es.: installazione di 200 apparecchiature identiche.

ToDo chiusi / totale

Ho 100 ToDo sul progetto/fase, ne ho chiusi 50, sono al 50%.
Adatto quando le attività del progetto si possono riassumere in delle liste (vedi liste di ToDO in Twproject) .
Questo calcolo è particolarmente calzate con metodologie Agile.

Peso ToDo chiusi / totale

E’ un raffinamento del precedente con cui si considera la “gravità” del ToDo.
Se ho gli stessi 80 ToDo di prima di cui 40 “Bloccanti” e 40 “bassa priorità”, se chiudo i 40 bloccanti avrò un avanzamento maggiore rispetto a chiudere quelli a bassa priorità.
E’ uno stimolo per indurre a seguire delle buone pratiche.

Costi sostenuti su stimato o budget

Hai una previsione di spesa (o di budget) di 100, se hai speso 30, sei al 30%.
Modella diverse tipologie di contratti legate ai SAL.
Funziona anche per alcune metodologie Agili iterative no-estimate
Non sono i miei algoritmi preferiti 🙂

Per data

E’ passato il 90% del tempo previsto siamo al 90%
Va sempre tutto bene; di gran lunga il mio preferito!
Purtroppo non si può applicare spesso nei progetti reali. Tipico è l’uso nelle costruzioni in alcune fasi di “attesa” quali assestamento, essiccazione e simili.
E’ però molto utile per modellare contratti di supporto annuali e situazioni simili.

Per fasi ponderate

Ho volutamente lasciato per ultima questa tipologia di calcolo perché è la più flessibile e “raffinata”.

Si basa sulla percentuale di avanzamento delle fasi che compongono il progetto, pesate sulla rilevanza di ciascuna di esse.

Supponiamo di avere un progetto composto da tre fasi che possono procedere il parallelo, la prima di rilevanza 60, la seconda 30 e la terza 10.

Se l’avanzamento della prima fase è del 20%, della seconda il 50% e del 100% della terza, il risultato sarà

60 * 20% + 30 * 50% + 10 * 100% = 37%

Quando una fase avanza, automaticamente anche il progetto avanzerà.

Se vi sembra complicato dare una rilevanza, non vi preoccupate, Twproject livella tutti i valori anche se il totale non facesse 100.

Conclusioni

Tornando al nostro esempio dello sprint Twproject 7.0.007, la formula automatica più indicata è quella “Peso todo chiusi/totale”, perchè lo sprint è completamente determinato dall’insieme dei ToDo che lo compongono.

Se editiamo il progetto e cambiamo tipologia di calcolo vedremo immediatamente l’effetto:

Quindi leggermente meglio dell’80% previsto a sensazione.

Twproject consente di utilizzare regole di calcolo dell’avanzamento non solo sul progetto, ma anche su ogni fase, sotto-fase, sotto-sotto-fase e così via.
In questo modo si riuscirà a modellare facilmente anche comportamenti complessi ed eterogenei.

Per il progetto Twproject 7.0 abbiamo dei partner per lo sviluppo; nel loro caso abbiamo acquistato dei pacchetti di giornate e per l’avanzamento utilizziamo il “worklog fatto/stimato”

Potrei quindi avere un progetto la cui fase di studio avanza con il lavoro svolto, una fase di sviluppo Agile con cui si avanza a ToDo completati ed una fase di manutenzione con cui si avanza con il tempo.

Facile, potente, intuitivo, automatico, oggettivo e soprattutto senza troppi sforzi per il PM!

Le informazioni relative all’avanzamento sono poi visibili in Twproject non solo nelle liste riepilogative ma anche in dashboard specifiche che gli utenti di alto livello possono verificare in autonomia senza disturbare il team.

Naturalmente tutte le modifiche del progress saranno tracciate anche nei dati statistici del progetto, ma anche di questo parleremo in un altro post.