Avanzamento di progetto in sintesi: le formule di calcolo

Per un project manager, avere una visione immediata e chiara dello stato di avanzamento di un progetto in termini percentuali è fondamentale per prendere decisioni informate e tempestive.

Infatti, arriva sempre il momento nella vita di un progetto in cui il responsabile si troverà a dover rispondere alla fatidica domanda: “a che punto siamo?“

Agli albori della nostra attività in questo settore, tanti anni fa, il compito del PM veniva riassunto dalla creazione di un enorme diagramma di Gantt (più era dettagliato più era brava la persona che lo aveva realizzato!), che veniva puntualmente stampato, o all’epoca “plotterato” e appeso in ufficio alle spalle del PM.

Poi il progetto partiva e….

Purtroppo la realtà non era stata informata sulla strada tracciata dal PM e nonostante le buone intenzioni i percorsi si potevano separare.

Ma ecco che inaspettatamente l’atroce suddetta domanda calava dall’alto sulla testa dell’ignaro PM.

Seguivano giorni di concitate telefonate, giri di email, scambi di excel, strilli e ansie per riuscire a raccogliere i dati sul campo e aggiornare il malefico Gantt (che tanto più dettagliato era e tanto più difficile da aggiornare).

L’idea di Twproject è nata in quell’epoca travagliata (si parla del lontano 2001) proprio per risolvere questa situazione.

Twproject nasceva con lo scopo di:

• essere uno strumento per tutta l’azienda
• poter raccogliere le informazioni laddove le attività vengono portate avanti, ovvero a livello operativo
• fornire dati aggiornati e strumenti di gestione al PM
• presentare analisi e dati aggregati per il top management

Senza l’ausilio di un software di project management come Twproject, il PM una volta raccolti i dati e aggiornato il Gantt doveva effettuare una stima manuale della percentuale di avanzamento del progetto, l’estrema sintesi.

66.6%

Riteniamo “diabolico” sintetizzare un’infinità di parametri in un unica cifra, ma in fondo questo è quello che ci viene richiesto.

Avere la percentuale di avanzamento del progetto significa possedere un indicatore visivo e intuitivo che facilita la comunicazione con i membri del team, i clienti e gli stakeholder.

In altre parole si offre un punto di riferimento comune e comprensibile, da condividere durante le riunioni sullo stato di avanzamento dei lavori (SAL).

Ma per calcolarlo con precisione, quanto può essere utile un software che ci aiuti a valutarlo, magari offrendoci vari punti di vista?

I dati sullo stato di avanzamento nella dashboard di progetto

Noi di Twproject crediamo che avere sempre a portata di mano questo dato è molto utile ed è per questo che nella overview di progetto abbiamo inserito l’avanzamento in posizione centrale.

Vedere infatti la percentuale espressa numericamente è molto utile per avere a colpo d’occhio lo stato di salute del progetto.

Abbiamo inoltre incluso alcuni grafici circolari che mostrano la percentuale dei singoli aspetti del progetto, tra cui:

• Lavoro svolto / stimato: mostra le percentuali di lavoro svolto da ciascun membro del team, rispetto a quanto resta ancora da svolgere secondo la pianificazione.

• Fasi chiuse / totale: (se applicabile, ossia se ci sono delle sotto-fasi) indica la percentuale di fasi chiuse o sospese rispetto a quelle totali.

• Timing delle fasi: offre la percentuale delle tempistiche delle sotto-fasi di progetto, che presentano un range di puntualità.

• Status dei ToDo: mostra la situazione di completamento dei ToDo inseriti.

• Gravità dei ToDo: indica i vari livelli di urgenza urgenza dei ToDo attualmente attivi sul progetto.

• Costi sostenuti / stimati: presenta la suddivisione dei costi in tipologia (addizionali o da lavoro dei dipendenti) rispetto a quanto preventivato nel budget di progetto.

Questi grafici vengono mostrati o meno a seconda della tipologie di avanzamento che si decide di monitorare.

Infatti, editando i dati di progetto, si può impostare la tipologia di avanzamento con cui indicare lo stato attuale di sviluppo del progetto.

Vediamo ora quali e quanti criteri possiamo impostare per monitorare lo stato di avanzamento del progetto.

Tutte le tipologie di avanzamento del progetto

Twproject offre diverse modalità per monitorare e aggiornare lo stato di avanzamento dei progetti, permettendo ai PM di scegliere il metodo più adatto alle specifiche esigenze del progetto.

Ecco di seguito quali sono. Grazie ad esse potrai sempre avere un quadro aggiornato e flessibile sui tuoi progetti.

1. Calcolo avanzamento manuale

In questo caso il PM potrà semplicemente aggiornare manualmente la percentuale di completamento del progetto o delle singole attività.

Come abbiamo visto Twproject fornisce una vista dei parametri salienti, così che il PM possa basare le proprie considerazioni e poi, manualmente inserire il progress.

Vediamo come esempio i dati della fase di sviluppo di Twproject 7.0.007.

Senza andare troppo nel dettaglio il progetto è gestito in modalità Scrum-like; abbiamo un backlog in cui raccogliamo tutte le idee, migliorie, bug sotto forma di ToDo. Gli Sprint, della durata di 20gg, rappresentano le releases di Twproject.

Per ogni sprint/release spostiamo dal Backlog i ToDo che andremo a sviluppare.

Questa è la struttura che attualmente utilizziamo:

Su ogni sprint sono assegnate delle risorse (Scrum team) con le ore stimate per chiudere i ToDo.

Ecco come Twproject riassume i dati utili alla determinazione dell’avanzamento.

Guardando le cifre vediamo che per questo progetto è passato il 69% del tempo, sono stati chiusi l’82% dei to-do, lavorate l’ 84% delle ore.

Sicuramente un progetto in buona salute che potrebbe essere stimato al 80% di avanzamento.

Lasciare questo compito in mano al PM ha però due risvolti negativi:

• il top management non ha a disposizione questa informazione in tempo reale e quindi il PM deve aggiornare la valutazione quando necessario
• la soggettività della valutazione è foriera di discussioni e richieste di chiarimenti

2. Calcolo avanzamento automatico

Per risolvere questi due problemi la soluzione è stata quella di introdurre un meccanismo di calcolo automatico dell’avanzamento del progetto.

Per far questo abbiamo identificato le situazioni più comuni e le abbiamo combinate per consentire di modellare, con facilità, il comportamento anche di progetti complessi.

Vediamo in dettaglio le altre tipologie di calcolo oltre quella manuale:

2.1. Da worklog / stimato

Twproject può calcolare automaticamente l’avanzamento in base al tempo effettivamente registrato rispetto al tempo pianificato.

Se ad esempio abbiamo stimato di lavorare 100 ore e ne abbiamo lavorate 45, saremo al 45%.

Questo è un calcolo utile ad esempio per una tipologia di lavori che prevedono un contratto a consumo oppure per le fasi di preventivazione e studio.

2.2. Per fasi (ponderate)

Questo è un tipo di calcolo utile per chi si basa fortemente sulla WBS, come ad esempio le aziende di produzione che articolano la loro attività in tante fasi del ciclo produttivo.

In questo caso l’avanzamento è calcolato in base a quello dei figli, pesato sulla loro rilevanza.

Possiamo avere ad esempio un’azienda di produzione di automobili che divide il processo produttivo in diverse fasi:

• Progettazione (peso: 40%)
• Produzione delle componenti principali (peso: 30%)
• Assemblaggio finale (peso: 20%)
• Controllo qualità (peso: 10%)

Ogni fase contribuisce all’avanzamento complessivo del progetto in modo proporzionale alla sua rilevanza. Se:

• La progettazione è completata al 100%,
• La produzione delle componenti principali è completata al 50%,
• Le altre due fasi non sono ancora iniziate

L’avanzamento del progetto sarà calcolato come:
(40% × 100%) + (30% × 50%) + (20% × 0%) + (10% × 0%) = 55% di completamento.

Se sembra complicato assegnare una percentuale di rilevanza, non preoccuparti, Twproject livella tutti i valori anche se il totale non è pari a 100.

2.3. Per fasi completate / totali

In questo altro caso l’avanzamento è calcolato in base al numero di sotto-progetti chiusi rispetto al totale.

Mettiamo il caso che il progetto si componga di 3 fasi; finite le prime due saremo al 66%.

Un calcolo piuttosto brutale, ma di facile comprensione, e che può essere utile in caso di progetti composti di molte fasi ripetitive es.: l’installazione di 200 apparecchiature identiche.

2.4. ToDo chiusi / totale

Qui l’avanzamento è determinato in base al numero di ToDo completati rispetto al totale.

Se abbiamo 100 ToDo sul progetto/fase e ne abbiamo chiusi 50, saremo al 50%.
Questo è un dato interessante quando le attività del progetto si possono riassumere in liste di ToDo.

La tipologia di calcolo è particolarmente calzante per chi lavora con metodologia Agile.

2.5. Peso ToDo chiusi / totale

È un raffinamento del precedente con cui si considera la “gravità” del ToDo.

Se abbiamo 80 ToDo di cui 40 “bloccanti” e 40 a “bassa priorità”, se chiudiamo i 40 bloccanti avremo un avanzamento maggiore rispetto a chiudere quelli a bassa priorità.

Questo metodo di lavoro è uno stimolo per indurre a seguire delle buone pratiche.

2.6. Da costi sostenuti su stimato o budget

Twproject offre una gestione dei costi di progetto molto raffinata ed è per questo che anche l’avanzamento del progetto può essere valutato sulla base di diversi criteri legati all’andamento dei costi.

Se ad esempio abbiamo una previsione di spesa (o di budget) di 100, se abbiamo speso 30, saremo al 30%.

Questo tipo di analisi dei dati è utile a chi opera su diverse tipologie di contratti legate ai SAL.

Ma funziona anche per alcune metodologie Agili iterative no-estimate.

2.7. Per data

Infine il modello di calcolo più semplice, quello per cui va sempre tutto bene 😉

Se è passato il 90% del tempo previsto siamo al 90%.

Purtroppo non si può applicare spesso nei progetti reali. Tipico è l’uso nelle costruzioni in alcune fasi di “attesa” quali assestamento, essiccazione e simili.

Può essere però molto utile per modellare contratti di supporto annuali o simili scenari.

Conclusioni

Tornando al nostro esempio dello sprint Twproject 7.0.007, la formula automatica più indicata è quella “Peso todo chiusi/totale”, perché lo sprint è completamente determinato dall’insieme dei ToDo che lo compongono.

Se editiamo il progetto e cambiamo tipologia di calcolo vedremo immediatamente l’effetto:

Quindi leggermente meglio dell’80% previsto a sensazione.

Twproject consente di utilizzare regole di calcolo dell’avanzamento non solo sul progetto, ma anche su ogni fase, sotto-fase, e così via.

In questo modo si riuscirà a modellare facilmente anche comportamenti complessi ed eterogenei.

Per il progetto Twproject 7.0 abbiamo dei partner per lo sviluppo; nel loro caso abbiamo acquistato dei pacchetti di giornate e per l’avanzamento utilizziamo il “worklog fatto/stimato”

Potremmo quindi avere un progetto la cui fase di studio avanza con il lavoro svolto, una fase di sviluppo Agile con cui si avanza a ToDo completati e una fase di manutenzione con cui si avanza con il tempo.

Facile, potente, intuitivo, automatico, oggettivo e soprattutto senza troppi sforzi per il PM!

Le informazioni relative all’avanzamento sono poi visibili in Twproject non solo nelle liste riepilogative ma anche in dashboard specifiche che gli utenti di alto livello possono verificare in autonomia senza disturbare il team.

In conclusione, queste diverse modalità di monitoraggio consentono una gestione flessibile e precisa dell’avanzamento dei progetti, adattandosi alle diverse metodologie di lavoro e alle specifiche necessità di monitoraggio.

Come sempre, in Twproject la flessibilità è tutto. Provalo gratis per 14 giorni è verifica subito quanto può semplificarti i calcoli, e la vita, in maniera efficace.