App di project management

Una buona app di project management rende la pianificazione, l’esecuzione e il monitoraggio dell’avanzamento del progetto un gioco da ragazzi.

Grazie ad un software adeguato è possibile creare un record trasparente in modo che tutti sappiano chi sta facendo cosa e quando e a che punto del progetto ci si trova.

Vediamo in questo articolo di capire meglio cos’è un’app di project management e come scegliere quella giusta.

Cos’è un’app di project management?

Uno strumento di gestione dei progetti è un software che aiuta i team a pianificare, gestire e ottimizzare le risorse all’interno di un’organizzazione.

Questi tool variano in termini di capacità, ma la maggior parte ha alcune cose in comune, fra cui:

• Tracciamento e assegnazione delle attività: la maggior parte, se non tutti, gli strumenti di gestione dei progetti hanno la capacità di assegnare e tenere traccia delle attività durante il loro ciclo di vita.
• Collaborazione: tutti gli strumenti di gestione dei progetti hanno funzionalità di collaborazione, come ad esempio chat interne e commenti.
• Condivisione di documenti: per completare con successo progetti e attività, è necessario essere in grado di condividere e lavorare insieme su materiali e risorse.

Come scegliere un’app di project management

Con migliaia di strumenti sul mercato, trovare il miglior strumento di gestione dei progetti può essere complicato.

Troppo spesso i team leader acquistano un software di project management solo per scoprire in pochi mesi di aver fatto la scelta sbagliata.

Quando si confrontano gli strumenti, è importante ricordare che un tool efficace dovrebbe soddisfare due requisiti principali.

In primo luogo, dovrebbe avere tutte le funzionalità di cui un project manager ha bisogno; in secondo luogo, dovrebbe essere qualcosa che l’intero team è disposto a utilizzare.

Soddisfare entrambi questi requisiti è più facile a dirsi che a farsi, quindi ecco 9 passaggi chiave per scegliere la giusta app di project management.

Come scegliere l’app di project management

1. Definire le esigenze

Il primo passo per trovare un’app di project management è identificare i problemi attuali nel modo in cui lavora il tuo team.

È importante scrivere questi punti deboli in un elenco su cui fare riferimento in seguito. Possibili problemi potrebbero includere:

• Mancanza di comunicazione tra i reparti
• Progetti disorganizzati e scadenze mancate
• Incapacità di capire il feedback dei clienti
• Carico e flusso di lavoro irregolare tra i membri del team
• Troppe riunioni che fanno perdere tempo

Questo elenco deve essere utilizzato come punto di partenza per definire quali funzionalità si desiderano in uno strumento di gestione dei progetti.

Se un tool non risolve questi problemi o li risolve solo in parte, bisogna passare ad un’altra soluzione.

2. Ricercare i migliori strumenti di gestione dei progetti

Dopo aver definito le esigenze, è il momento di vedere quali opzioni sono disponibili.

Ecco alcuni modi per iniziare:

• Chiedere ai colleghi cosa gli piaceva usare in passato
• Parlare con altri project manager del settore
• Dare un’occhiata ai consigli di siti web specializzati
• Leggere recensioni dei software

3. Testare lo strumento di gestione del progetto

Una volta individuato lo strumento, è il momento di provare.

Quasi tutti i software di project management vengono forniti con una prova gratuita e, anche se non lo fanno, molte aziende sono felici di offrirne uno se richiesto.

In questo caso è utile riunire un piccolo gruppo per fare un test dell’app, assicurandosi di scegliere persone con funzioni e stili di lavoro diversi, poiché opinioni diverse sono fondamentali per prevenire problemi futuri.

4. Ricevere feedback dal team

Dopo aver completato la prova, è il momento di raccogliere feedback contattando tutti coloro che hanno partecipato al progetto pilota e chiedendo:

• Il software risolve i problemi individuati inizialmente?
• Lo strumento di gestione dei progetti renderebbe il loro flusso di lavoro più efficiente?
• Cosa è piaciuto di più/meno dello strumento?
• Con quale probabilità consiglierebbero lo strumento?
• Quanto tempo ci vorrebbe per implementarlo in tutta l’azienda?

5. Valutare il costo dello strumento di gestione del progetto

Nel costo non solo bisogna considerare l’iscrizione all’app, ma anche il tempo necessario per implementare lo strumento in azienda.

Se il risultato è un risparmio a lungo termine, si tratta sicuramente di una buona soluzione.

6. Implementare lo strumento di gestione del progetto

Una volta trovato e acquistato il giusto software di project management, bisogna redigere un piano di implementazione dello strumento in azienda.

La maggior parte delle persone è resistente al cambiamento, quindi è necessario un programma che renda l’implementazione il più agevole possibile.

Fra gli elementi chiave da considerare, troviamo:

• Timeline: impostare il limite temporale in cui si vuole implementare lo strumento in azienda.
• Formazione: di quale formazione hanno bisogno le varie persone? Chi lo fornirà? Come verrà fornito?
• Integrazioni: Chi sarà responsabile della loro creazione?

7. Completare una retrospettiva

Una volta che lo strumento è stato implementato, è utile dare un’occhiata al processo.

Ci sono state aree in cui sarebbe stato meglio agire in modo diverso? Cosa nel processo di implementazione non è andato liscio?

Queste domande aiuteranno a rendere i futuri piani di implementazioni più fluidi e meno problematici.

È anche fondamentale avere controlli regolari con il team di progetto per sapere come stanno utilizzando l’app di project management, dove è possibile apportare modifiche e come implementarla meglio a lungo termine.

Nel complesso, coinvolgere e convincere il team di lavoro ad utilizzare una nuova app di project management essere complicato, ma una volta implementata e in uso, renderà la vita di tutti molto più semplice.

Con una gamma di funzionalità tra cui viste flessibili dei progetti, nonché analisi, monitoraggio dei progetti e risorse, TWproject è un ottimo software di project management che aiuterà la gestione dei progetti in molte aziende di vari settori.