Problem solving: una abilità del Project Manager

Il problem solving è una abilità del project manager che permette un’efficace risoluzione dei problemi combinando pensiero creativo e forti capacità analitiche.

Si tratta di un’abilità che regala la capacità di portare una nuova prospettiva ai problemi, aiutando a progettare e implementare soluzioni efficaci.

E’ facile comprendere come nel problem solving l’individuazione di soluzioni semplici a grandi problemi possano portare vantaggi al progetto e all’Azienda, ma non sempre si hanno dei Project Manager di successo in grado di trovarle.

Proviamo in questo articolo a dare una mano alle menti meno estrose e più abituate agli schemi suggerendo alcune tecniche che se ben applicate possono essere di grande aiuto.

Tecniche di risoluzione dei problemi: un approccio in 5 fasi

Partiamo dal principio che alcuni problemi sono piccoli e possono essere risolti rapidamente, mentre altri possono richiedere tempo e sforzi significativi.

Indipendentemente dal fatto che il problema su cui ci si sta concentrando sia piccolo o grande, utilizzare un approccio sistematico per risolverlo, sicuramente aiuterà a essere un project manager più efficace.

Ecco quali sono i cinque passaggi di problem solving che è possibile utilizzare per la maggior parte dei problemi.

Fase 1 del Problem solving: Definire il problema

La più importante delle fasi di problem solving è definire correttamente il problema.

Il modo in cui si definisce il problema determinerà come si tenterà di risolverlo.

Ad esempio, se si riceve un reclamo su uno dei membri del team di progetto da un cliente, le soluzioni che si valuteranno saranno diverse in base al modo in cui si definisce il problema.

Se si sceglie un approccio di scarsa prestazione per il componente del team, si svilupperanno soluzioni diverse rispetto ad un approccio in cui si dà poca considerazione a ciò che ha detto il cliente.

Fase 2 del Problem solving: Determinare le cause

Una volta definito il problema, si può passare a scavare più a fondo e iniziare a determinare cosa lo sta causando.

Questo livello di analisi è importante per assicurarsi che le soluzioni affrontino le cause effettive del problema anziché i sintomi del problema.

Se la soluzione risolve un sintomo anziché una causa effettiva, infatti, è probabile che il problema si ripresenti poiché non è mai stato risolto veramente.

Fase 3 del Problem solving: Generare idee

Una volta completato il duro lavoro di definizione del problema e determinazione delle sue cause, è tempo di essere creativi e sviluppare possibili soluzioni al problema.

Due ottimi metodi di problem solving che si possono utilizzare per trovare soluzioni sono il brainstorming e la mappatura mentale.

Fase 4 del Problem solving: Selezionare la soluzione migliore

Dopo aver elaborato diverse idee che potrebbero risolvere il problema, una tecnica per decidere quale sia la migliore soluzione è una semplice analisi di compromesso.

E’ un’analisi che ritroviamo anche quando ci occupiamo dello studio di fattibilità del progetto.

Per eseguire l’analisi del compromesso, bisogna prima definire i criteri critici per il problema che è possibile utilizzare per valutare il confronto tra ciascuna soluzione.

La valutazione può essere eseguita utilizzando una semplice matrice, dove la soluzione con il punteggio più alto sarà la migliore per il problema in questione.

Fase 5 del Problem solving: Agire

Dopo aver determinato la soluzione da implementare, è il momento di agire.

Se la soluzione prevede diverse azioni o richiede un’azione da parte di altri, è una buona idea creare un piano e trattarlo come un mini-progetto.

 

Ma il problem solving come abilità di un project manager non si limita solamente a questo processo concreto per risolvere i problemi.

Vediamo quali sono altre skills fondamentali per la risoluzione dei problemi.

Problem Solving: Creatività

Questa non è solo per gli artisti.

La creatività è semplicemente riuscire a trovare una soluzione unica e pensare “outside of the box”.

Ciò significa non rispondere ai problemi con una reazione istintiva o una soluzione sicura che potrebbe portare a risultati insoddisfacenti.

Ciò che la creatività richiede è essere in grado di guardare un problema da molte prospettive, non solo da quella tradizionale.

Uscire dalla zona di comfort, pensare fuori dagli schemi, andare oltre. Questa è la creatività nel problem solving.

Le soluzioni per problemi gravi potrebbero infatti non essere trovate all’interno dei normali processi.

Problem Solving: Comunicazione

Come quasi tutto, niente può essere fatto senza le capacità comunicative per fornire la soluzione a chi deve risolverla.

Anche le idee semplici sono spesso offuscate da una retorica povera, per non parlare dei tentativi falliti di trasmettere quelle complesse e risolvere i problemi.

E non si parla solamente di essere in grado di comunicare chiaramente gli ordini, ma è anche importante conoscere il canale giusto per comunicare il messaggio.

Quel messaggio deve arrivare alle persone giuste, nel modo giusto e raggiungerle il prima possibile.

Trovare una soluzione a un problema è solo un anello di una catena più ampia.

Se quella soluzione non viene fornita alle parti che ne hanno bisogno per riparare il problema affinché il progetto vada avanti, allora tutto è inutile.

Non tutti nascono grandi comunicatori, ma ci sono modi per imparare a comunicare meglio soprattutto con i membri del team.

Ci vuole empatia e ascolto attivo per sviluppare fiducia e lealtà e senza questo legame, non importa quanto esplicitamente si comunichi un messaggio, questo verrà frainteso o addirittura ignorato.

Problem Solving: Forza di volontà

Tutto ciò che abbiamo detto può essere molto interessante, ma se il project manager non si impegna nel suo lavoro e nel migliorarsi nella risoluzione dei problemi, il discorso cade completamente.

Ci sono esercizi che si possono fare per acquisire capacità di problem solving e che aiutano a rispondere meglio ai problemi e risolverli rapidamente.

Ad esempio, ci sono test di ragionamento logico che aiutano a organizzare chiaramente i pensieri, analizzarli e scegliere rapidamente la migliore linea d’azione.

Ma per tutto questo ci vuole la volontà di una persona; il project manager deve essere consapevole di ciò che sta facendo e deve volerlo fare.

Solamente in questo modo infatti, sarà possibile sviluppare le migliori capacità di problem solving.

 

Quando ci si trova di fronte ad un problema, alcuni project manager potrebbero tendere a procrastinare o evitare del tutto il problema.

Evitare i problemi è però una soluzione a breve termine. È la risoluzione dei problemi che fa andare avanti.

Pertanto, più velocemente ed efficacemente è possibile risolvere un problema, più velocemente si potrà portare a termine il lavoro e concludere un progetto con successo.