Misurare le prestazioni di un progetto non significa solo rispettare le tempistiche ed il budget del progetto, ci si aspetta infatti che anche altri tipi di prestazioni siano monitorati e misurati. Questo per misurare il ROI sull’investimento e per determinare se gli obiettivi sono stati raggiunti.
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In generale, in vari momenti durante il ciclo di vita del progetto, è auspicabile misurare cinque prestazioni: tempistica, qualità, costi, soddisfazione degli stakeholder e scopo del progetto.
Queste informazioni possono essere utilizzate per concedere – o negare – l’approvazione per proseguire con la parte successiva del lavoro.
Ma prima di passare alla misurazione delle prestazioni di un progetto, è necessario definire gli obiettivi.
Definizione e misurazione degli obiettivi di progetto
Il successo del progetto può essere misurato in molti modi, tra i quali il rispetto delle deadline, il rispetto dei limiti del budget, se ha portato a maggiori vendite, ad un miglioramento del servizio clienti o ad una maggiore efficienza oppure ancora una combinazione di questi o altri fattori.
Quindi, il primo passo è definire quali saranno gli obiettivi del progetto e quali saranno gli elementi secondo i quali il progetto verrà considerato un successo.
Una volta determinati questi obiettivi, è possibile stabilire le metriche per monitorare lo stato delle attività.
Perché è importante definire e misurare il successo o le prestazioni di un progetto? Per il semplice motivo che “ciò che viene misurato, può essere gestito”.
Le 5 prestazioni da misurare in un progetto
Ecco quali sono, nello specifico, le cinque prestazioni da misurare:
1. Programma di progetto
Il successo della gestione del progetto è spesso determinato dal fatto che si sia rispettata o meno la sequenza temporale originale.
I project manager esperti sanno quanto sia difficile rispettare totalmente un programma di progetto, ma questo diventa sicuramente più facile se si valutano continuamente i progressi mentre si procede con il lavoro.
La valutazione del programma è qualcosa che si può fare in modo più formale alla fine di una fase o come parte di un rapporto mensile agli stakeholder di progetto.
È facile aggiornare la pianificazione del progetto se si utilizza un diagramma di Gantt, in cui le attività e le scadenze vengono trasformate in sequenze temporali visive.
Per misurare le prestazioni del progetto si può velocemente confrontare i traguardi principali, controllare se ricadono ancora nelle date inizialmente concordate e, se il caso, calcolare lo slittamento e l’impatto che il ritardo avrà sui tempi complessivi del progetto.
2. Qualità
Tra la misurazione delle prestazioni la qualità ricopre un ruolo importante. La fine di una fase del progetto è un buon momento per una revisione della qualità.
In questo caso si possono controllare sia la qualità delle pratiche di gestione del progetto sia i risultati finali.
Un controllo della qualità può valutare se ciò che si sta facendo soddisfa gli standard stabiliti dai requisiti di qualità.
Meglio scoprire i problemi di qualità in anticipo, poiché cercare di risolverli alla fine del progetto potrebbe diventare davvero dispendioso.
3. Budget e costi
Il Cost Management è la croce e delizia di molti project manager che considerano la gestione dei costi come una delle loro massime priorità in un progetto.
In questo caso, si confronta la spesa effettiva attuale con quella che si era preventivata e, in caso di variazioni, si cerca la motivazione.
Questi valori devono poi essere proiettati nel futuro per eventualmente ri-prevedere il budget finale totale del progetto e confrontarlo con la stima originale.
Se queste previsioni aumentano troppo, è un segno che la spesa e la gestione dei costi sono fuori controllo e un’azione per risolvere il problema è richiesta.
4. Soddisfazione degli stakeholder
Gli stakeholder di progetto sono essenziali per portare a termine gran parte del lavoro, quindi vale la pena parlare regolarmente con loro per scoprire come si sentono riguardo al progetto in quel determinato momento e cosa si potrebbe fare diversamente.
Questa è una misura difficile da documentare statisticamente o numericamente, anche se non c’è nulla che impedisca di chiedere loro una valutazione oggettiva, ad esempio attraverso una serie di valutazioni da 1 a 10.
Se le parti interessate non supportano completamente alcune decisioni riguardanti il progetto, è possibile mettere in atto dei piani per coinvolgere queste persone a fondo e cercare di trovare un punto di incontro.
5. Scopo del progetto
L’ultimo fattore è di verificare che i vantaggi del progetto siano ancora realistici e che il problema aziendale da risolvere che ha portato al lancio di questo progetto esista ancora.
Può succedere infatti che particolari tipi di iniziative vengano attivate per rispondere ad una necessità particolare, ma al termine del progetto l’ambiente aziendale è mutato al punto che il progetto risulta ridondante.
Nessuno si è preso l’impegno di controllare il business case durante il ciclo di vita del progetto e quindi nessuno si è reso conto che il lavoro non era più necessario.
Controllare regolarmente il business case e valutarlo alla luce degli attuali obiettivi aziendali diventa quindi un parametro da verificare regolarmente.
A questo elenco possono ovviamente essere aggiunti altri elementi in base al tipo di progetto, all’organizzazione ed al settore.
In effetti, le prestazioni da misurare durante il progetto devono riflettere ciò che è importante per il project manager, per il team, per gli stakeholder e per l’azienda in generale.
Inoltre, al termine di un progetto, si effettuerà una valutazione completa e finale.
Le metriche di gestione dei progetti sono fondamentali per implementare pratiche e processi di gestione dei progetti pratici e sostenibili in qualsiasi organizzazione.
Il segreto è cercare di utilizzare metriche semplici, pratiche e pertinenti per l’azienda ed il settore in cui si opera.
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