El diagrama de precedencia, especialmente cuando se crea a través de un software de gestión de proyectos, puede ser el mayor activo para un Project Manager.
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Al tener muchas responsabilidades desafiantes involucradas en la gestión de proyectos, poseer las herramientas adecuadas para asistir en la ejecución exitosa de las tareas se vuelve crítico.
El diagrama de precedencia para establecer relaciones de dependencia entre tareas es una de ellas. Veámoslo en detalle en este artículo.
¿Qué es el método del diagrama de precedencia?
El método del diagrama de precedencia es una técnica de graficación que se utiliza para desarrollar un diagrama de red del cronograma del proyecto y usa lo llamados «nodos» para representar actividades.
Estos nodos están conectados mediante flechas para representar una progresión secuencial de dependencias entre actividades en el plan.
El método del diagrama de precedencia proporciona rápidamente al equipo del proyecto y a los stakeholders información sobre todas las actividades planificadas, sus afiliados y las dependencias de los nodos.
Cómo crear el diagrama de precedencia
Para crear un diagrama de precedencia y así establecer las relaciones de dependencia entre tareas, la primera etapa de planificación es centrarse en la work breakdown structure.
Todo el proyecto se vuelve más conveniente y manejable cuando las diversas tareas se dividen en partes más pequeñas.
En esta etapa tendrás una tabla con tres columnas: la primera columna lista las tareas, la segunda muestra su secuencia, mientras que la tercera mostrará la duración de cada tarea.
De esta manera tienes toda la información que necesitas para diseñar un simple diagrama de precedencia.
Para comenzar a crear el diagrama de precedencia, cada actividad se representa como un nodo.
Cada cuadro debe tener una flecha que lo conecte con el siguiente paso: la primera actividad comenzará a la izquierda, seguida por la segunda, que estará conectada por una flecha.
Si las dos siguientes actividades tienen el mismo predecesor, se apilarán una sobre la otra con dos flechas que salen del mismo punto de inicio.
Por el contrario, cuando una actividad tiene dos predecesores, las flechas de esos predecesores se conectarán ambas a la actividad dada.
De esta manera se crea un diagrama de precedencia básico.
¿Cuáles son las cuatro dependencias en los diagramas de precedencia?
Para crear un diagrama de precedencia, debes dominar las dependencias.
Una dependencia es una actividad que depende de otra tarea para ser completada.
Más específicamente, hay cuatro tipos de dependencias:
1. Dependencia obligatoria
Una dependencia obligatoria es una dependencia obligatoria, como agregar agua a la piscina después de que sea construida. No puedes agregar el agua primero y construir la piscina alrededor de ella.
2. Dependencia discrecional
Una dependencia discrecional ayuda a optimizar los recursos. Usando el ejemplo anterior: no hay una lógica estricta para construir los lados de la piscina. Comenzar con un lado es tan probable e importante como con otro. Sin embargo, puede haber una razón para comenzar con uno en lugar de otro.
3. Dependencia externa
Una dependencia externa está fuera del control del equipo del proyecto. Nuevamente, usando el ejemplo de la piscina, podría haber mal tiempo que impida comenzar a excavar o un proceso de aprobación que tome más tiempo del esperado.
4. Dependencia interna
Una dependencia interna es una dependencia controlable. Si solo hay una pala, dos personas no pueden excavar el hoyo para hacer la piscina. En este caso, el programa debe incluir una forma de dividir el trabajo entre las dos personas o comprar otra pala.
Cada dependencia, a su vez, puede definirse de cuatro maneras:
Fin a inicio : La actividad no puede comenzar hasta que otra termine. El tipo de dependencia más común utilizado entre actividades.
Fin a fin: la actividad no puede terminar hasta que otra termine.
Inicio a inicio: la actividad no puede comenzar hasta que otra actividad haya comenzado.
Inicio a fin: La actividad no puede terminar hasta que otra haya comenzado. Este es el tipo de dependencia menos utilizado.
Ventajas y desventajas del método del diagrama de precedencia
Este método ofrece una serie de ventajas para la gestión de proyectos:
- Ayuda a encontrar relaciones y dependencias entre actividades. Esto, por lo tanto, apoya la planificación y la prevención de riesgos. Si falta una actividad, es más fácil identificarla.
- Ayuda a identificar la ruta crítica y las actividades críticas y centrarse en ellas. Cualquier retraso en las actividades críticas retrasará el programa general.
- Un diagrama de precedencia es una gran herramienta de comunicación. Los stakeholders pueden revisar las actividades en cualquier momento y obtener una comprensión del programa general.
- Ayuda a identificar un posible cuello de botella e implementar cambios apropiados.
- Proporciona una representación gráfica de los milestones, la duración total del proyecto y el final del proyecto.
En cuanto a las desventajas:
- Para proyectos grandes y complejos, habrá miles de tareas y relaciones de dependencia. Sin un software de gestión de proyectos que cuente con la funcionalidad adecuada, puede ser muy difícil administrarlos. Para empeorar las cosas, si el plan cambia durante el ciclo de vida del proyecto, el diagrama de precedencia necesitará ser revisado y rediseñado, y nuevamente, sin el software adecuado, esto podría volverse muy engorroso.
- Una de las ventajas de tener un diagrama de precedencia del proyecto es que permite al equipo mantenerse enfocado en las actividades del proyecto y a los stakeholders mantener una visión general de todo el proceso. Sin embargo, en caso de proyectos grandes que involucren miles de actividades, puede ser difícil visualizar el diagrama de precedencia de todo el proyecto sin tener que dividirlo en partes más pequeñas.
El arte fino de usar diagramas de precedencia, por lo tanto, es encontrar el nivel de detalle adecuado.
Cuantas más tareas se presenten, mayor será la visión general del proyecto, pero también más dependencias resultarán y más difícil será administrar el diagrama de precedencia con el tiempo.
Por eso el uso de un software de gestión de proyectos adecuado se vuelve crucial.
Esto proporciona la base para determinar la ruta crítica del proyecto, predecir deficiencias y comprender la posible reasignación de recursos para resolver problemas.
El uso adecuado del gráfico de precedencia proporcionará al gerente del proyecto información sobre el estado del proyecto y facilitará el control de las actividades y los cronogramas.
