Una Declaración de Trabajo (también conocida como S.O.W.) es uno de los documentos más importantes en la gestión de proyectos, ya que describe todo lo que debe formar parte de un proyecto.
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Los procesos de gestión de proyectos comprenden muchos documentos diferentes, independientemente del sector, pero en la SOW se puede encontrar una descripción completa de lo que será el proyecto.
No solo fichas técnicas y cifras previstas, sino también una descripción detallada del trabajo del proyecto. Las actividades a realizar, los resultados esperados y los plazos, así como precios, condiciones y la gobernanza del proyecto serán descritos.
Básicamente, la Declaración de Trabajo es el documento más completo del proyecto para tener una visión general de lo que vamos a lograr, y cuándo y cómo pretendemos hacerlo.
Veamos con más detalle de qué trata este artículo.
¿Qué es un Statement of Work?
Un SOW es un documento formal de gestión de proyectos destinado a definir todo el alcance del trabajo del proyecto y aclarar resultados, costos y plazos.
Esto mantiene bajo control tanto los requisitos del proyecto como los recursos necesarios, evitando confusiones o solapamientos de competencias.
Este tipo de documento se utiliza cuando los proyectos requieren proveedores y colaboradores externos, y generalmente se crea como parte de un contrato. Este contrato suele adoptar la forma de un acuerdo marco de servicios, con el fin de establecer reglas claras entre las partes.
Los gerentes de proyecto deben prestar suficiente atención para proporcionar un SOW completo a todos los interesados para evitar conflictos respecto a resultados, presupuesto o plazos.
Un Statement of Work es prácticamente «la Biblia» del trabajo que el proyecto busca realizar, una herramienta clave de gobernanza, ya sea que se utilice para dirigir el trabajo de un proveedor o contratista, o para gestionar tareas internamente.
El trabajo incluido en este documento forma parte de la obligación contractual, mientras que las actividades no contempladas aquí solo se ejecutarán si se acuerdan mutuamente o se incorporan al proyecto mediante una solicitud de modificación.
¿Cuándo se necesita un SOW?
La importancia de un SOW radica en su capacidad para recopilar todos los elementos de trabajo y actividades críticas del proyecto, y es particularmente útil en dos situaciones:
- Cuando se firma un contrato con un proveedor o consultor externo
- Como una fase intermedia de planificación para un proyecto grande y complejo en el que el trabajo se realiza internamente.
No necesitas un Statement of Work cuando el proyecto es lo suficientemente pequeño y sencillo como para ejecutarlo.
¿Cuándo debe redactarse el SOW?
El SOW debe redactarse después de la declaración de alcance, es decir, durante la fase de planificación del proyecto.
Cabe destacar que la declaración de alcance debe capturar, aunque en términos muy generales, el producto del proyecto.
Por ejemplo, si deseas lanzar un proyecto para desarrollar software que capture y rastree pedidos, la declaración de alcance debería incluir una lista de usuarios que realizan pedidos, ingenieros de software y empleados que envían pedidos.
Además, también podrías incluir características deseadas en el sistema, por ejemplo, si está disponible en Internet, qué información debe almacenar sobre cada pedido, cómo el sistema recogerá el pago del pedido, etc.
La declaración de alcance, en resumen, proporcionará información sobre qué necesita producirse o construirse mediante el proyecto.
Una vez que hayas determinado qué estás construyendo, necesitas detallar cómo se construirá; entonces preparas el SOW.
El Statement of Work define lo que se debe hacer y por lo tanto debe redactarse antes de que se pueda programar el trabajo o crear una división de labores.
¿Qué incluye el Statement of Work?
Todos los elementos incluidos en el enunciado del alcance del proyecto también deben incluirse en el SOW.
Esto debería contener información sobre los resultados finales a un nivel más detallado.
Por ejemplo, si el enunciado del alcance incluye un sistema de adquisición y gestión de pedidos, este puede descomponerse en una base de datos para adquirir, almacenar y rastrear información, un front-end para interactuar con los usuarios y un sistema de informes para gestionar reportes.
A continuación se muestra una lista de categorías de información que normalmente se incluyen en el SOW:
- Introducción: comience con una explicación del trabajo realizado. Además, indique quiénes participan en el proyecto.
- ¿Cuál es el objetivo del proyecto, cuáles son los resultados, objetivos y retorno de la inversión?
- Objetivo del trabajo: qué actividades deben realizarse en el proyecto y qué procesos. Esto incluye resultados, tiempo necesario e incluso los pasos generales necesarios para alcanzar este objetivo.
- Dónde se realizará el trabajo: ¿trabajará el equipo en una instalación centralizada o de forma remota? Sin embargo, en esta parte es necesario detallarlo, así como especificar dónde estarán ubicados el hardware y software utilizados.
- Funciones: adopta los pasos generales descritos en el documento de alcance y divídelos en asignaciones más detalladas. Si lo deseas, desglosa las actividades en hitos o fases.
- Hitos: define el período esperado para la finalización del proyecto, desde la fecha de inicio sugerida hasta la fecha de finalización propuesta. Especifica las horas facturables por semana y por mes, y todo lo relacionado con la programación del proyecto, por ejemplo, si existe un número máximo de horas facturables por proveedor y/o contrato.
- Resultados: explica qué se debe entregar y cuándo. Descríbelo en detalle, como cantidad, tamaño, color y cualquier otro aspecto relevante.
- Planificación: incluye una lista detallada de cuándo deben presentarse los resultados finales, qué proveedor será seleccionado, el período de ejecución, la fase de revisión, desarrollo, implementación, pruebas, cierre del proyecto, etc.
- Normas y pruebas: si existen normas industriales que deben cumplirse, enuméralas. Además, si se planean pruebas del producto, indica quiénes participarán en este proceso, qué equipo se necesita y otros recursos.
- Define el éxito: anota qué esperan el patrocinador y/o las partes interesadas para la finalización exitosa del proyecto.
- Requisitos: enumera cualquier otro equipo necesario para completar el proyecto y si se requiere un título o certificación para los miembros del equipo.
- Pagos: si ya se ha establecido el presupuesto, puedes listar los términos de pago relacionados con el proyecto y cómo se realizarán: por adelantado, progresivamente o después de su finalización.
- Otros: si hay partes del proyecto que no pueden asociarse a las categorías anteriores, puedes agregarlas en esta etapa para que todo quede cubierto.
- Conclusión: determina cómo se aceptarán los resultados finales y quién entregará, revisará y firmará la aceptación. Además, esta parte también incluye especificaciones sobre las funciones administrativas finales, como la confirmación de que todo está firmado, cerrado y archivado.
A veces, el SOW puede desarrollarse según un enfoque basado en el rendimiento, centrándose principalmente en objetivos claros y criterios de calidad en lugar de en un conjunto fijo de tareas. Incluso en este caso, sigue siendo crucial definir con precisión los roles y responsabilidades para evitar malentendidos o retrasos.
Como puedes ver, hay mucha información que debe incluirse en un SOW.
Esto debe ser específico y claramente definido para evitar cualquier confusión más adelante en el proyecto, cuando no se pueden permitir errores de comunicación o disputas.
Incluir elementos visuales en el SOW, como gráficos u otras ilustraciones, puede ayudar a centrar mejor el objetivo en diversos aspectos del proyecto.
Después de redactar el SOW con detalle, el paso final y crucial es obtener su aprobación.
Para ello, el gerente del proyecto debe asegurarse de que las personas responsables hayan firmado el Statement of Work; en caso de disputas en el futuro, será posible presentar el documento firmado en apoyo de sus acciones.
En definitiva, el SOW ayuda por tanto a los gerentes de proyectos, proporcionándoles un soporte sobre el cual se pueden construir los planes del proyecto.
El documento también ayuda a evitar conflictos durante el ciclo de vida del proyecto y mantiene a todos los involucrados alineados, además de ayudar a reducir al mínimo la confusión.
Contar con uno de los mejores software de gestión de proyectos, como Twproject, que traduce el SOW en acciones diarias, es un paso adicional para garantizar el éxito del proyecto.
Con un SOW bien definido y una herramienta de gestión eficaz, es posible cumplir con los cronogramas, presupuestos y criterios de calidad, manteniendo a todas las partes interesadas perfectamente alineadas con los objetivos comunes.
