Dominio de desempeño del trabajo del proyecto para procesos eficientes

El dominio de desempeño del trabajo del proyecto es uno de los ocho dominios de desempeño introducidos en la séptima edición de PMBOK, constituyendo un sistema integrado para garantizar la entrega exitosa de un proyecto.

Veamos de qué se trata en este artículo.

¿Qué es el dominio de desempeño del trabajo del proyecto?

El Dominio de Desempeño del Trabajo del Proyecto se centra en el trabajo real del proyecto que se llevará a cabo, y en todo lo que implica la ejecución de ese trabajo.

Más específicamente, este dominio abarca las actividades y funciones de creación de procesos del proyecto, la gestión de recursos físicos y el fomento de un entorno de aprendizaje.

El trabajo del proyecto incluye la definición y ejecución de procesos, la comunicación, la participación, la gestión de recursos físicos, las adquisiciones y otros elementos clave para un funcionamiento fluido.

Entre las funciones necesarias que forman parte de este dominio se encuentra la necesidad de una evaluación continua de los procesos.

La personalización es un elemento fundamental, ya que copiar y pegar rara vez funciona en los proyectos.

Según la última edición del Libro de Conocimiento de Gestión de Proyectos, el trabajo del proyecto incluye:

• Gestionar el flujo de trabajo existente, así como cualquier nuevo trabajo y cambio;
• Mantener alta la motivación y la concentración del equipo del proyecto;
• Establecer sistemas y procesos de proyecto eficientes
• Comunicarse con las partes interesadas;
• Gestionar los recursos físicos, como materiales, equipos y suministros;
• Trabajar con proveedores para planificar y gestionar las adquisiciones y los contratos;
• Monitorear los cambios que puedan afectar al proyecto;
• Facilitar el aprendizaje y la transferencia de conocimientos.

Veamos estos aspectos con más detalle:

Gestionar el flujo de trabajo existente

El gerente de proyecto y el equipo del proyecto definen y revisan periódicamente los procesos que el equipo está siguiendo.

La personalización de procesos puede utilizarse para optimizar el trabajo según las necesidades del proyecto.

Además de ser eficientes, los procesos deben ser efectivos. Esto significa que deben cumplir con los requisitos de calidad, las regulaciones, los estándares y las políticas organizacionales, y producir el resultado deseado.

Mantener alta la motivación y la concentración del equipo del proyecto

Esto incluye la evaluación a corto y largo plazo del progreso hacia los objetivos de entrega.

Esto implica garantizar el equilibrio de la carga de trabajo y la satisfacción y motivación de los empleados.

Comunicarse con las partes interesadas

La comunicación puede ser formal e informal, verbal y escrita. Se pueden utilizar diferentes canales de comunicación y participación dependiendo de las partes interesadas.

La información se puede compartir en reuniones, conversaciones, archivos electrónicos, etc., según sea necesario.

Gestión de recursos físicos

Los objetivos desde el punto de vista de los recursos físicos son:

• Reducir o eliminar la manipulación y el almacenamiento de materiales en el sitio;
• Eliminar el tiempo de espera por materiales;
• Minimizar el desperdicio y el despilfarro;
• Garantizar un entorno de trabajo seguro.

Trabajar con proveedores

Muchos proyectos implican algún tipo de colaboración con proveedores externos. Las adquisiciones pueden incluir todo, desde materiales hasta herramientas, mano de obra y servicios específicos.

Las organizaciones suelen tener políticas y procedimientos rigurosos respecto a las adquisiciones y colaboraciones con proveedores. Estos definen quién tiene la autoridad para celebrar un contrato, los límites de dicha autoridad y los procesos y procedimientos que deben seguirse.

Monitoreo de modificaciones

Cualquier proyecto se enfrentará inevitablemente a cambios, ya sean más o menos importantes. Los ajustes adecuados en el personal, los recursos, el presupuesto, los plazos, etc., deben respaldar estos cambios.

El gerente de proyecto es quien debe gestionar el cambio para dirigirlo adecuadamente.

Fomentar el aprendizaje durante y después del proyecto

Regularmente y al final del proyecto, el equipo y las partes interesadas pueden reunirse para discutir qué funcionó y qué se puede mejorar en el futuro.

Estas reuniones retrospectivas dan lugar a las llamadas “lecciones aprendidas”, útiles para futuros proyectos.

Interacción del dominio de desempeño del trabajo del proyecto con otros dominios de desempeño

Todos los dominios de desempeño están estrechamente relacionados entre sí.

El Dominio de Desempeño del Trabajo del Proyecto permite y respalda una planificación, entrega y medición eficientes y eficaces.

Además, este dominio ayuda a navegar por la incertidumbre, la ambigüedad y la complejidad, y equilibra sus impactos mediante la integración con los demás dominios.

Interfaz del Dominio de Desempeño del Trabajo del Proyecto con Twproject

Twproject puede ofrecer un soporte excepcional para implementar todas las actividades detalladas en el Dominio de Desempeño del Trabajo del Proyecto.

Permite personalizar los procesos de trabajo, monitorear las actividades y realizar cambios de manera eficiente.

Mediante el uso de paneles e informes, ayuda a mantener alta la motivación del equipo al equilibrar la carga de trabajo y monitorear el desempeño del equipo.

Este software también ofrece un sistema de comunicación integrado que agiliza el intercambio de información entre los miembros del equipo y con otras partes relevantes.

En cuanto a los recursos físicos, Twproject ayuda a rastrear el uso de recursos, minimizar el desperdicio y optimizar el uso de materiales. También permite una gestión eficaz de las relaciones con proveedores, así como el seguimiento de contratos y entregas.

También proporciona herramientas útiles para encontrar e implementar rápidamente los cambios necesarios en el proyecto.

Por último, facilita el aprendizaje dentro de la organización, permitiendo que las lecciones aprendidas se documenten y compartan fácilmente.

Twproject, en combinación con el Dominio de Desempeño del Trabajo del Proyecto, puede generar una gestión de proyectos más eficaz y eficiente.

Al utilizar herramientas modernas y principios reconocidos de gestión de proyectos, los gerentes pueden optimizar sus procesos de trabajo, mejorar la comunicación, gestionar los recursos de manera efectiva y colaborar de forma más eficiente con los proveedores.