Cambios a lo largo de un proyecto no son inusuales para los gestores de proyectos.
CONTENIDO
- Primer paso: aceptar el cambio
- Proceso de gestión de variantes del proyecto
- Se recibe la solicitud de cambio
- Se evalúa la solicitud de cambio
- Se redacta y presenta a los interesados la estrategia de respuesta
- Se aprueba o rechaza la estrategia de respuesta
- Liderar al equipo del proyecto durante el proceso de gestión de variantes
Gestionar estas variantes de forma eficiente y efectiva puede ser complicado, pero es fundamental si deseas que tu proyecto tenga éxito.
Contar con un proceso claro y sencillo de gestión de cambios y una visión constante del panorama general ayuda enormemente a mantener el proyecto en la dirección correcta.
Primer paso: aceptar el cambio
Los cambios pueden ocurrir prácticamente en cualquier punto del ciclo de vida del proyecto.
Al reconocer que el cambio es inevitable y que, en ocasiones, puede ser beneficioso, los gestores de proyectos pueden adoptar enfoques más ágiles para la planificación y la ejecución.
Contar con estrategias establecidas para abordar eficazmente los cambios conforme surgen es la forma más efectiva de avanzar en la dirección correcta, incluso aunque parezca un cambio constante de rumbo.
Un proceso bien definido y estructurado establecerá la mejor manera de responder a las sugerencias y solicitudes de cambio dentro del proceso de desarrollo.
Proceso de gestión de variantes del proyecto
El proceso de gestión de variantes del proyecto es similar al siguiente:
- Se recibe la solicitud de cambio
- Se evalúa la solicitud de cambio
- Se redacta y presenta a los interesados la estrategia de respuesta.
- Se aprueba o rechaza la estrategia de respuesta
- Si se aprueba la estrategia, se implementa
- Si se rechaza la estrategia, debe encontrarse una nueva solución
Veamos estos pasos con mayor detalle:
Se recibe la solicitud de cambio
Idealmente, deberías tener una forma oficial y formal de presentar solicitudes de cambio, pero en la práctica real de la organización, esto a menudo no ocurre.
Una solicitud de cambio puede recibirse de cientos de maneras distintas: durante una reunión, por correo electrónico, por teléfono, conversando en el pasillo, etc.
La plantilla de solicitud de cambio del proyecto debe capturar con precisión y concisión todos los detalles de la solicitud, para que cada aspecto pueda abordarse al buscar una estrategia de respuesta.
Se evalúa la solicitud de cambio
El impacto de una solicitud de modificación se evaluará según:
- Programa del proyecto
- Trabajo realizado hasta la fecha y trabajo pendiente
- Presupuesto
- Calidad
- Alcance del proyecto
- Disponibilidad de recursos
Consideremos, por ejemplo, una modificación de software que se estima requerirá cinco días para completarse.
Esto no añadiría simplemente cinco días al cronograma, porque eliminaría otra tarea al posponerla hasta que el recurso clave esté de vacaciones.
Dicha tarea también tendría que volver a programarse, lo que resultaría en un total de ocho días adicionales al cronograma.
Esto representaría un costo X y los ocho días adicionales representarían un mes extra de contrato con el proveedor, incrementando así el costo X a un costo XY.
La calidad final permanece igual, pero el alcance cambia debido a la integración del nuevo cambio para la gestión de variantes del proyecto.
También debe tenerse en cuenta que toda la documentación relevante debe actualizarse.
Por tanto, en el panorama general, un cambio aparentemente simple de cinco días tiene efectos enormes, por lo que es fundamental considerar todos los factores relevantes antes de tomar una decisión de implementación.
Se redacta y presenta a los interesados la estrategia de respuesta
Una vez evaluados todos los elementos, el gestor de proyectos presenta una estrategia de respuesta a los interesados como parte de la gestión de variantes del proyecto y su recomendación sobre su viabilidad.
En algunos casos, los cambios no se implementarán porque el beneficio percibido será inferior al costo.
En otros casos, es posible obtener suficientes beneficios para compensar los costos adicionales del trabajo.
Sin embargo, en otros casos se demostrará que los cambios son inevitables y están fuera de todo control, independientemente del efecto negativo que generen.
Se aprueba o rechaza la estrategia de respuesta
La decisión de aceptar o rechazar cambios dentro del límite permitido corresponde directamente al gestor de proyectos, pero cualquier otro cambio mayor debe ser aprobado por los interesados del proyecto.
Los límites que definen qué cae dentro de cada categoría se establecen generalmente al inicio de cualquier proyecto.
Independientemente del resultado, es importante mantener informados a todos los interesados sobre el avance del proceso.
Liderar al equipo del proyecto durante el proceso de gestión de variantes
El equipo del proyecto es fundamental para el éxito de cualquier proyecto, por lo que es esencial involucrarlo activamente en la gestión de los cambios del proceso.
A continuación, cinco formas de hacerlo:
- Mantener la mente abierta ante los cambios: el gestor de proyectos debe informar a su equipo sobre los cambios previstos en los proyectos —y, de forma ideal, cuáles son exactamente—.
- Mantener la mente abierta ante el proceso: la mayoría de los miembros del equipo no sabrá qué se espera de ellos hasta que reciban información al respecto. El gestor de proyectos deberá entonces preparar una sesión informativa y dejar clara la función de cada persona.
- Simplificar lo máximo posible: cambiar variantes de diseño suele ser, como mínimo, un caos controlado. El equipo puede temer los cambios, especialmente los más complejos o aquellos que entran en conflicto con decisiones largamente consideradas y obstáculos que se creía habían sido eliminados definitivamente. El equipo del proyecto acude a su líder en busca de ayuda y estabilidad, por lo que el gestor de proyectos debe simplificar el proceso tanto como sea posible.
- Ayudar y apoyar: adaptarse a una nueva forma de trabajar lleva tiempo. El gestor de proyectos debe dejar claro a su equipo que está dispuesto a ayudar y apoyar a cada miembro individualmente si lo necesita.
- No tener miedo de decir que no: no todos los cambios son sugerencias significativas. El gestor de proyectos debe transmitir al equipo su disposición a escuchar si un empleado considera, por cualquier motivo, que el cambio no es la decisión adecuada para el proyecto. Siempre debe mantener la mente abierta al diálogo.
No gestionar eficazmente las variantes del proyecto es una de las principales razones por las que un proyecto puede fracasar por completo.
Pero si el gestor de proyectos dispone de la información adecuada y de los procesos adecuados, los cambios del proyecto pueden gestionarse de forma controlada, inteligente y beneficiosa para todas las partes involucradas.
