Programación de proyectos: gestión y proceso

La programación de proyectos es una de las actividades principales de la planificación de proyectos y representa un proceso de planificación estructurado para asegurar el éxito del proyecto.

Se resume en un documento que describe todo el trabajo necesario para entregar el proyecto a tiempo y con éxito.

De hecho, un proyecto está compuesto por muchas actividades y cada actividad incluye un inicio y un fin. De la misma manera, las personas tienen diferentes horarios y disponibilidades. Todo esto debe incluirse racionalmente en un cronograma del proyecto, a menudo apoyado por diagramas de Gantt para visualizar claramente los plazos y las dependencias.

El programa de gestión de proyectos es un documento que describe el trabajo que se debe realizar, el orden en que debe hacerse, qué recursos se requieren, cómo se distribuirán y cuánto tiempo tomará trabajar en las diversas actividades.

Gracias a las herramientas digitales, el programa es una excelente manera de seguir el progreso y los cambios en tiempo real.

La planificación del proyecto también ayuda a los gerentes de proyecto a comunicarse y gestionar a los miembros del equipo, así como a las partes interesadas, y también ayuda a mantener el proyecto en curso.

Específicamente, un cronograma de proyecto incluye:

• Milestones
• Entregables
• Tareas necesarias para completar los resultados
• Dependencias entre tareas
• Requisitos y asignación de recursos
• Plazos, intervalos de tiempo y duración de las actividades

Como ocurre en muchos aspectos durante la gestión de proyectos, la planificación también se realiza en varios pasos.

Al crear un plan, los gerentes de proyecto estiman el trabajo, el tiempo y los recursos. Sin embargo, toda esta información está sujeta a cambios una vez que el proyecto está en marcha.

La programación suele crearse durante las fases iniciales del proyecto, pero se detalla a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto.

Cómo planificar un proyecto

Hay tres preguntas básicas para la programación del proyecto:

1. ¿Qué se debe hacer?
2. ¿Cuándo se hará?
3. ¿Quién lo hará?

Una vez obtenidas las respuestas a estas preguntas, es posible comenzar a detallar la programación del proyecto.
Estos son los pasos necesarios para gestionar la planificación de un proyecto.

1. Planificar la gestión de la programación

En esta fase inicial, se establecen las directrices y los procedimientos para el desarrollo, la gestión y el control del cronograma del proyecto.

En esta fase, puedes organizar una reunión de brainstorming, donde puedes crear un borrador del programa u obtener una lista de ideas.

Además, durante la reunión, es útil solicitar comentarios de las personas que realmente trabajarán en el proyecto.

De hecho, los miembros del equipo tienen una visión única de cuánto tiempo necesitarán para realizar las tareas y cuáles son sus habilidades y conocimientos.

Durante esta reunión también es bueno obtener información del cliente y otras partes interesadas.

2. Definir las actividades

Esta es la fase en la que se identifican las actividades y tareas específicas para lograr los objetivos del proyecto, es decir, las tareas para producir los entregables y completar el proyecto con éxito.

3. Ordenar las actividades

En esta fase, identificamos las relaciones e interdependencias entre todas las actividades del proyecto. Para ello, es necesario considerar cómo se relacionan las actividades entre sí, además de cualquier límite de tiempo o recursos.

4. Estimar la duración de las actividades

En esta fase, procedemos con la estimación de las actividades identificadas, asignándoles los recursos estimados.

Probablemente sea una de las partes más difíciles de la planificación del proyecto, pero también es una de las más importantes, ya que tiene un gran impacto en el costo total.

El término «duración» se refiere al número de horas, días, semanas o meses laborales que los miembros del equipo necesitan para completar una actividad determinada.

Estimar correctamente la duración es importante para ambas partes: esto mantiene satisfechos a los clientes, ya que el trabajo avanza según lo planificado, y mantiene satisfechos a los miembros del equipo, ya que pueden cumplir fácilmente con los plazos.

5. Desarrollar el cronograma

En esta fase, procedemos a analizar todos los puntos anteriores con el fin de crear el modelo definitivo de programación del proyecto.

Los diagramas de Gantt se utilizan a menudo para realizar un seguimiento de las actividades planificadas y los plazos.

6. Controlar el cronograma

En esta última fase, se supervisa el estado del proyecto durante todo su ciclo de vida con el fin de actualizar y modificar el cronograma a medida que los detalles se vuelven más claros.

Para proyectos más simples con un alcance más reducido, los puntos del número 2 al número 5 están tan conectados que pueden ser realizados por una sola persona.

Mejores prácticas para la planificación de proyectos

Una vez que hayas visto los pasos básicos para crear un cronograma de proyecto, veamos cuáles son algunas de las mejores prácticas.

Estas se basan en la opinión y experiencia de organizaciones de gestión de proyectos de renombre, como el Project Management Institute (PMI), así como de otros expertos en gestión de proyectos.

• Sé claro y detallado. Si no fuera así, los miembros del equipo no sabrían exactamente qué hacer ni cuándo hacerlo. Cuanto más detallado sea el cronograma del proyecto, más eficaz será el trabajo. Pero ten cuidado de no caer en el error opuesto, que es sobrecargar al equipo y a las partes interesadas con demasiada información.
• Asegúrate de que la carga de trabajo prevista en el cronograma del proyecto esté equilibrada.
  Es importante asignar a las personas adecuadas a las tareas adecuadas y que la carga de trabajo se distribuya de manera uniforme. Además, es aconsejable pedir a los miembros del equipo que revisen el plan para asegurarse de que la carga de trabajo sea razonable. Esto es particularmente crucial en organizaciones donde los presupuestos son limitados y/o el personal tiene disponibilidad limitada. También se recomienda revisar regularmente todas las tareas en las que está trabajando el equipo para garantizar que la distribución se mantenga adecuadamente.
• Construye el cronograma basándote en resultados y milestone, no en actividades.
  Puede ser instintivo construir el plan alrededor de las tareas, porque representan el trabajo real del equipo, pero no hay nada más erróneo. Si la planificación se construye alrededor de las actividades, de hecho, es difícil decir si las solicitudes de cambios están dentro del proyecto o no. Las actividades pueden llevarse a cabo de varias maneras diferentes y pueden tener una variedad de resultados.
  Los milestone, por otro lado, son cuantificables y siguen ciertos estándares y criterios. Además, crear un plan basado en estos elementos te ayuda a mantenerte alineado y a lograr los objetivos del proyecto.
• Prepárate para el cambio. No se trata de si el plan cambiará, sino de cuándo y cómo cambiará. Las necesidades, eventos, riesgos y actividades de las partes cambian constantemente en la gestión de los proyectos. Por esta razón, el cronograma del proyecto es un trabajo en progreso durante todo el ciclo de vida de un proyecto. Al elaborar el cronograma, es apropiado hacer suposiciones sobre qué cambios podrían ocurrir, cuándo y qué tipo de efecto podrían tener en el proyecto. Incluir tiempo adicional para tareas importantes te permite realizar cambios sin desviar el proyecto. Sin embargo, también es necesario crear límites para prevenir cambios que no aborden el alcance del proyecto.
• Organiza reuniones regulares del equipo. Las reuniones con el equipo, los clientes y las partes interesadas clave ayudarán a gestionar el plan de manera más efectiva. Durante estas sesiones, todas las partes pueden hacer preguntas, obtener actualizaciones sobre el progreso de las actividades y tomar decisiones sobre las estimaciones y el trabajo.

Nuevas tendencias en la gestión del cronograma del proyecto

Considerando el mercado global actual, altamente competitivo y flexible, gestionar adecuadamente el cronograma del proyecto se vuelve aún más importante.

En particular, existen dos prácticas emergentes para la programación de proyectos:

Programación iterativa con backlog

En este modelo, los requisitos se registran en los registros del cliente y se priorizan antes del desarrollo del producto. Idealmente, algunos de estos entregables pueden completarse y entregarse al cliente durante el trabajo, en lugar de hacer todo al final del proyecto.

La gran ventaja de este método es que acepta y aplica los cambios durante el ciclo de vida del proyecto, por lo tanto, durante el desarrollo de los entregables. Es por ello un programa iterativo.

Programación bajo demanda

A diferencia del anterior, este enfoque no se basa en un cronograma desarrollado previamente para los requisitos y el desarrollo del producto. Aquí, el trabajo solicitado se registra en un backlog para ser ejecutado cuando los recursos estén disponibles.

Para dar un ejemplo, es una situación como: «Aquí hay una lista de cosas por hacer. ¡Bien! María está disponible para hacer el trabajo y puede terminarlo en una semana«.

Software de gestión de proyectos: por qué elegir Twproject

Otra tendencia en la programación de proyectos es el uso de herramientas de software de gestión de proyectos.

Mientras que la programación de proyectos en el pasado se realizaba mediante calendarios impresos u hojas de cálculo compartidas por correo electrónico, hoy en día la mayoría de las organizaciones y equipos utilizan herramientas y software de planificación de proyectos.

Por lo general, la programación de proyectos es solo una de las varias funcionalidades que puede tener un software de gestión de proyectos.

El uso de un software de gestión de proyectos ayuda a los gerentes de proyecto y a los miembros del equipo a comunicarse, realizar seguimiento y revisar el cronograma de manera más eficiente y efectiva, llevando así el proyecto hacia el éxito.

Descubre cómo Twproject transforma la programación de proyectos en una experiencia simple, colaborativa y totalmente integrada:

• Diagramas de Gantt interactivos y colaborativos
  Crea, edita y comparte tus diagramas de Gantt en solo unos pocos clics. Todo el equipo puede actualizar los cronogramas en tiempo real, evitando errores de versión y tareas superpuestas.

• Mantén un registro de horas y costos en tiempo real
  Registra automáticamente el tiempo dedicado a cada actividad. Calcula al instante los costos del proyecto y compáralos con el presupuesto planificado, para que siempre tengas los márgenes y gastos bajo control.

• Un proceso de planificación integrado con chat de equipo y notificaciones automáticas
  Comunícate directamente sobre la tarea mediante el chat interno: los comentarios, archivos adjuntos y menciones siempre permanecen vinculados a la actividad correcta. Recibe alertas automáticas cuando vencen los hitos, cambian las asignaciones o ocurren retrasos.

• Paneles personalizables para monitorear hitos, recursos y riesgos
  Construye tu panel ideal eligiendo gráficos y widgets: desde el progreso de los hitos hasta la carga de trabajo de los miembros del equipo, pasando por la alerta temprana de posibles riesgos. Comparte informes con un solo clic con las partes interesadas y los clientes para una total transparencia.

Con Twproject, no solo optimizas tu proceso de planificación, sino que también proporcionas a todo tu equipo una excelente manera de colaborar, realizar seguimiento de las actividades y asegurar el éxito de cada proyecto.