Poder organizar el tiempo de trabajo de su equipo es esencial para el éxito de cada proyecto.
Esto también se debe a que un gestor de proyectos no siempre tiene todos los recursos necesarios para completar el proyecto.
E incluso en el caso de que los recursos sean suficientes, durante la ejecución del proyecto existen situaciones y riesgos potenciales que pueden, incluso de forma repentina, acabar con este «lujo».
Incluso cuando todos los recursos necesarios están disponibles, es responsabilidad del gestor de proyectos utilizarlos de manera eficiente y ahorrar en costes para la empresa.
ÍNDICE DE CONTENIDOS
Para lograr estos objetivos, se requieren técnicas de optimización de recursos. Hoy, en particular, veremos dos de ellas:
- Nivelación de recursos;
- Suavización de recursos.
Estas técnicas permiten completar el proyecto con la mínima obstrucción.
Nivelación de recursos
La nivelación de recursos se utiliza cuando los recursos son limitados.
En estos casos, la planificación del proyecto puede extenderse y uno o más plazos pueden posponerse.
Si los recursos no están disponibles, de hecho, la duración del proyecto podría cambiar.
La nivelación de recursos se utiliza principalmente cuando:
- Un recurso importante puede no estar disponible durante un cierto período de tiempo;
- Un recurso importante puede no estar disponible en un momento dado;
- Uno o más recursos deben compartirse con otro proyecto;
- La demanda de un recurso es mayor que la oferta. Si la demanda de recursos excede su disponibilidad, en cualquier momento, algunas actividades pueden retrasarse hasta que la disponibilidad de recursos vuelva a ser aceptable.
Esta técnica también se utiliza cuando el uso de recursos tiene que ser constante.
En la nivelación de recursos, de hecho, los recursos limitados deben optimizarse.
La nivelación de recursos responde a la pregunta de cuándo será posible completar el proyecto con los recursos proporcionados.
La nivelación de recursos a veces también se llama programación restringida por recursos (RCS, por sus siglas en inglés).
En este caso, un proyecto debe completarse con los recursos disponibles, de ahí el concepto de «recursos limitados».
Pongamos un ejemplo concreto de nivelación de recursos que provoca una extensión de la planificación y, por lo tanto, un retraso del proyecto.
Estamos desarrollando un programa para un proyecto de construcción de dos pisos.
La construcción del primer piso se lleva a cabo sin problemas, pero para el segundo piso se necesita un andamio adicional.
Descubrimos que tenemos un andamio adicional disponible en nuestra empresa y que podemos tomarlo de otro proyecto, PERO tenemos que esperar una semana más que la fecha que habíamos fijado.
Como resultado, las actividades de construcción se retrasarán una semana.
Suavización de recursos
La suavización de recursos se utiliza cuando es necesario optimizar los recursos y la planificación no se puede extender.
Dado que no es posible posponer uno o más plazos, la fecha de finalización del proyecto debe seguir siendo la misma.
En la suavización de recursos, es necesario hacer todo lo posible para evitar cualquier retraso, ya que podría afectar el ciclo de vida y la planificación del proyecto.
El tiempo aquí es la principal restricción.
Hay un programa fijo e inmutable y, por lo tanto, los recursos deben optimizarse en consecuencia.
La suavización de recursos también se conoce como programación restringida por el tiempo (TCS, por sus siglas en inglés).
TCS enfatiza la finalización de un proyecto dentro de un cierto período de tiempo. Aquí, las fechas de inicio y fin del proyecto son fundamentales y deben respetarse.
TCS también considera la oferta (disponibilidad) y la demanda (requisito) de recursos. Aquí, sin embargo, hay un límite predeterminado para la solicitud de recursos, que no se puede exceder.
También en este caso ponemos un ejemplo concreto.
Supongamos que un estudiante tiene que hacer un examen y ha asignado 60 horas en tres meses para estudiar. Esto significa 20 horas al mes.
Sin embargo, al planificar la fecha del examen, descubre que la única cita disponible es dentro de dos meses.
En este caso, el estudiante debe distribuir estas 60 horas en esos dos meses, es decir, 30 horas al mes.
Este es un ejemplo concreto de suavización de recursos.
Dado que la fecha del examen no se puede posponer, el estudiante tendrá que trabajar más para alcanzar su objetivo.
De lo contrario, no aprobará el examen, lo que corresponde al fracaso del proyecto.
Las diferencias entre la nivelación de recursos y la suavización de recursos
Veamos algunas diferencias entre la nivelación de recursos y la suavización de recursos:
- En la nivelación de recursos la fecha de finalización del proyecto puede cambiar, mientras que en el caso de la suavización de recursos no cambia;
- En la nivelación de recursos, la ruta crítica del proyecto cambia (generalmente aumenta), mientras que en el caso de la suavización de recursos no lo hace. Las actividades también pueden retrasarse solo dentro de su margen de demora, planificado al principio;
- Generalmente, la suavización de recursos se realiza solo después de la nivelación de recursos;
- En la nivelación de recursos, los propios recursos son la principal restricción, mientras que en la suavización de recursos la fecha de finalización del proyecto es la restricción a tener en cuenta;
- La nivelación de recursos se utiliza cuando los recursos están sub o sobreasignados. En cambio, la suavización de recursos se utiliza cuando los recursos se asignan de manera desigual;
- La nivelación de recursos se puede aplicar a las actividades durante la ruta crítica, mientras que en la suavización de recursos, las actividades y la ruta generalmente no se tocan.
Las similitudes entre la nivelación de recursos y la suavización de recursos
Las siguientes son algunas similitudes entre las dos:
- Ambas ayudan a optimizar el uso de los recursos;
- Ambas ayudan a planificar el análisis de la red.
La nivelación de recursos y la suavización de recursos son técnicas diferentes que se utilizan en diferentes situaciones.
No siempre es necesario utilizar ambas técnicas; dependiendo del caso, puedes elegir solo una de ellas.
Sin embargo, si se utilizan ambas, como se mencionó anteriormente, generalmente es la nivelación de recursos la que precede a la suavización de recursos, ya que es necesario considerar las restricciones de recursos primero, antes de poder optimizarlos.
La nivelación de recursos y la suavización de recursos son dos técnicas de optimización para los recursos.
Si se utilizan, en cualquier proyecto aumentan las posibilidades de completar el proyecto con éxito dentro del plazo y respetando los límites de costos aprobados inicialmente.
La diferencia esencial es que la nivelación de recursos se utiliza para equilibrar la demanda y la oferta de recursos, mientras que la suavización de recursos ayuda a garantizar un uso uniforme de los recursos.
En Twproject, siempre es posible comprobar la carga de trabajo de tus recursos, tanto en la planificación como en la gestión diaria del proyecto.
Cuanto más completa sea la información en Twproject, más se acercarán tus gráficos a la realidad.
Por ejemplo, cuando inicias un proyecto, lo primero que tienes que decirle a Twproject es cuánto tienes la intención de trabajar en un proyecto: tienes que hacer una estimación.
La estimación se establece de mutuo acuerdo. Esta también es una forma de involucrar al equipo.
Evaluar el tiempo necesario, incluso con alguna variación e inexactitud en la estimación, siempre es un excelente ejercicio para los miembros del equipo que se enfrentan a tareas y responsabilidades.
Pero volvamos al potencial de TWproject.
Tras fijar el tiempo estimado, accediendo a la «carga del operador», obtendrás algo como esto:
En esta página, para cada recurso del equipo seleccionado, tendrás una representación gráfica de la carga total por día.
La representación es detallada: cada color representa una tarea diferente.
Haciendo clic en una columna tendrás una explicación detallada de los componentes de la carga.
Puedes verificar la carga del colaborador y usar TWproject para mejorar la distribución del trabajo.
En TWproject, el plan y la carga de trabajo interactúan, recopilando datos de cada fuente y en tiempo real.
¿Alguna vez has implementado una suavización de recursos o una nivelación de recursos durante uno de tus proyectos?
¿Has encontrado alguna dificultad? ¿Cuál?
Cuéntanos tu experiencia.
