En el lugar de trabajo, cada persona tiene sus propios hábitos y lo que un gerente de proyecto aprende pronto es que la forma de registrar el tiempo dedicado a las diversas tareas es muy diferente según la persona involucrada.
Algunas personas se concentran en una tarea y la completan sin distracciones, dejando el registro del tiempo dedicado para el final.
Otras prefieren alternar entre múltiples compromisos durante el día y registrar su tiempo gradualmente.
Otras más encuentran útil para la concentración activar un cronómetro que monitorea la actividad del proyecto, encendiendo y apagando el conteo al cambiar de una tarea a otra.
Pero no solo somos diferentes a nivel personal, también el rol que desempeñamos determina ciertamente cómo contamos nuestro tiempo y categorizamos nuestras actividades para obtener finalmente un informe de trabajo confiable.
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En mi experiencia, gestionando un pequeño equipo de desarrolladores, coordinando y analizando su trabajo, mediando entre las necesidades de los clientes y las de mis colegas, me resulta útil llevar un seguimiento regular de los proyectos. Varias veces al día, registro worklogs para los proyectos con los que trato, y con qué propósito.
Por otro lado, mis compañeros de trabajo, la mayoría desarrolladores, consideran mejor seguir una tarea desde el inicio hasta el final y luego anotar las actividades realizadas y los tiempos totales.
En resumen, cada experiencia y cada persona es única.
En un artículo reciente, hablamos del hecho de que uno de los principales factores de resistencia en la transición a un nuevo sistema de gestión de proyectos es el deseo de migrar todos los procedimientos utilizados en la empresa hasta ahora dentro de la nueva herramienta. Esto puede ser un factor bloqueante si no encuentras un sistema que se adapte a las necesidades individuales pero que al mismo tiempo muestre ventajas en términos de practicidad y profundidad de análisis.
Finalmente, además de las diferentes necesidades laborales y personales, en nuestra opinión una herramienta eficiente para registrar las horas de trabajo debería dar la posibilidad de ingresar los tiempos en diferentes niveles de jerarquía en un proyecto.
Un gerente de proyecto puede necesitar ingresar sus hojas de horas en un nivel más general que los trabajadores involucrados en las subfases del proyecto.
Un ejecutivo estará ubicado en un grado superior, y así sucesivamente.
La importancia de la contabilidad
Independientemente del método elegido, no hay duda de que para una correcta gestión de proyectos es esencial que cada participante tenga en cuenta sus tiempos de trabajo, conocidos como worklogs. Registrar las horas o días que se han dedicado a realizar una fase y, más generalmente, un proyecto, es útil tanto para quienes realizan el análisis de tiempo como para quienes ejecutan el trabajo.
Por un lado, aumenta la transparencia del trabajo y esto permite a los gerentes de proyecto conocer en detalle las operaciones que su equipo realiza para alcanzar el objetivo; por otro, ayuda a los trabajadores a planificar mejor sus tiempos y también a contar con una herramienta adicional para reportar cualquier sobrecarga de trabajo si esta ocurriera.
Es importante que todos se sientan cómodos con esta operación de monitoreo. Y como hemos visto, las solicitudes de las empresas, combinadas con las actitudes de los trabajadores, pueden dar lugar a diversas metodologías para el seguimiento de worklogs.
Por esta razón Twproject, una herramienta caracterizada por una extrema versatilidad en muchos aspectos, ha desarrollado un método diversificado para registrar las horas según las preferencias y necesidades de cada persona.
En Twproject no hay solo una forma de registrar tus worklogs, sino que puedes utilizar diferentes herramientas y metodologías.
Veámoslas en detalle.
Hoja de tiempos
El primer elemento del menú dedicado a este tema es la Hoja de tiempos. Aquí verás todas tus asignaciones, es decir, proyectos o fases en los que participas. Desde esta tabla puedes ingresar tus worklogs con una breve descripción de la actividad realizada y podrás ver fácilmente cuántas horas te quedan para completar tu tiempo total de trabajo. La agenda integrada, que muestra tus citas, te ayudará a completar la tabla.
Ningún otro software de gestión de proyectos ofrece un método de registro tan detallado, que resulta muy útil al final del proyecto o en cualquier momento en que necesites informar sobre la actividad llevada a cabo: con un simple clic en la asignación elegida verás la lista total de todos los worklogs ingresados hasta ese momento por un recurso.
Esta vista puede ser muy útil para proporcionar un informe sobre el trabajo realizado, para elaborar un balance final, etc.
Contador de tiempo
Este tipo de worklog es útil para quienes trabajan en un proyecto a la vez. En la página principal encontrarás un widget desde el cual seleccionar la asignación e iniciar un cronómetro. La misma operación se puede realizar desde el elemento de menú Contador de tiempo correspondiente, que abre una ventana emergente específica con la lista de proyectos y subfases asignadas al usuario.
Desde el momento en que activas la herramienta, esta comenzará a contar el tiempo incluso cuando navegues por otras páginas y puedes detenerla en cualquier momento haciendo clic en el botón del elemento de menú, insertando posiblemente una descripción detallada de la actividad realizada y también, si es necesario, cambiando la duración total.
Desde la lista de tareas pendientes
Finalmente, para quienes están acostumbrados a orientar su actividad diaria en función de las tareas asignadas, la lista de tareas pendientes es la herramienta más utilizada. Para facilitar el trabajo a este tipo de personas, con Twproject es posible registrar worklogs directamente desde la lista de tareas pendientes.
Al cerrar cada tarea pendiente, pero también durante los procesos en curso, puedes agregar las horas trabajadas, mientras que la descripción se completará automáticamente con la descripción de la propia tarea pendiente. Desde la lista también es posible iniciar un contador automático, para no tener que preocuparse por calcular los tiempos al final.
Una solución fácil y adecuada para todos
Estas tres herramientas, o mejor dicho métodos, te permiten elegir libremente cómo monitorear tu propio trabajo y el de los demás miembros de tu equipo.
Y para los olvidadizos, Twproject tiene una forma de señalarlo, con una nota adhesiva de recordatorio, en caso de que olvides registrar las horas durante algunos días.
En este breve video puedes encontrar un resumen de lo explicado hasta ahora.
Como has visto, Twproject ofrece una solución adecuada para múltiples estilos de trabajo y te ayudará a no enfrentar resistencia interna y finalmente tener un mayor control sobre tu trabajo y el de tu equipo.
Si lo deseas, puedes hacer una prueba gratuita y experimentar lo que te hemos mostrado.
No pierdas más tiempo valioso y comienza a registrar tu trabajo ahora.
