Gestionar un proyecto no es tarea fácil; las fases y métodos de diseño son pasos necesarios independientemente del tamaño y alcance de un proyecto.
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Muchas cosas pueden salir mal, desde la planificación de detalles menores hasta la gestión de las demandas cambiantes de los clientes y la entrega oportuna de resultados.
Cuando divides un proyecto, sea complejo o no, en fases más manejables, cada una con sus propios objetivos y resultados, es más fácil controlar la calidad del producto final y el éxito del proyecto.
El método más conocido de gestión de proyectos es el Ciclo de Gestión de Proyectos – PMC, que consta de 4 fases:
- Fase de inicio
- Fase de definición y planificación
- Fase de ejecución
- Fase de evaluación y cierre
Veamos en este artículo los pasos y métodos de diseño en detalle.
Las 4 fases del proyecto
Esto se conoce como el ciclo del proyecto porque estas fases son progresivas, lo que significa que no puedes comenzar la siguiente etapa si la anterior no ha sido completada.
El PMC no es un método estático, sino que puede adaptarse a las necesidades de diversos contextos, incluso si la estructura del ciclo no cambia.
1. Fase de inicio
Durante la fase de descubrimiento de un proyecto, el propósito es identificar y comprender los objetivos del proyecto y luego transformar una idea abstracta en algo más significativo.
En esta etapa, necesitas desarrollar un caso de negocio y definir el proyecto a un nivel general, sus funciones, plazos, tareas y características.
Además, si el proyecto requiere un estudio de viabilidad, este es el momento de hacerlo. Este estudio te permite ver si el proyecto es viable considerando los aspectos económicos, legales, operativos y técnicos.
Identificar cualquier problema crítico ayudará a analizar si se pueden resolver con soluciones adecuadas.
Al final de esta fase, se redacta un plan de proyecto para ser aceptado por las partes interesadas, y aquí se nombra oficialmente a un gerente de proyecto que tomará el control del proyecto.
2. Fase de definición y planificación
La fase de planificación es donde la solución del proyecto se desarrolla con el mayor detalle posible, y se planifican los pasos necesarios para lograr el objetivo del proyecto.
Aquí es donde se identifica todo el trabajo por realizar con cronogramas y milestone.
Además, se prepara un presupuesto del proyecto, proporcionando estimaciones de costos de mano de obra, equipo y materiales.
Una vez que se han identificado las actividades, se ha preparado el cronograma y se han estimado los costos, se completan los tres componentes básicos de la fase de planificación.
Este es un excelente momento para identificar y abordar cualquier cosa que pueda amenazar la finalización exitosa del proyecto, conocida como gestión de riesgos.
En la gestión de riesgos, se identifican los problemas potenciales, según distintos grados de amenaza, junto con las acciones que deben tomarse para reducir la probabilidad de que ocurra el problema y disminuir el impacto negativo en el proyecto si llegara a suceder.
Por último, querrás establecer objetivos de calidad, medidas de aseguramiento y control, junto con un plan aceptable, enumerando los criterios que deben cumplirse para obtener la aceptación del cliente.
La fase de planificación del proyecto requiere total diligencia, ya que define el cronograma del proyecto.
A menos que optes por una metodología moderna de gestión de proyectos como la gestión Agile, esta segunda fase del ciclo del proyecto debería ocupar casi la mitad de todo el plazo del proyecto.
3. Fase de ejecución del proyecto
Durante esta tercera fase, la fase de ejecución, el plan del proyecto se pone en marcha y el trabajo se realiza en la práctica.
En cualquier proyecto, un gerente de proyectos pasa la mayor parte de su tiempo en esta fase, y su trabajo consiste en establecer flujos de trabajo eficientes y supervisar de cerca el progreso del equipo.
Otra responsabilidad del gerente de proyectos durante esta etapa es mantener una colaboración efectiva entre las partes interesadas del proyecto de manera constante.
Esto asegura que todos estén alineados y que el proyecto funcione y avance sin contratiempos.
En esta etapa, el uso de un buen software de gestión de proyectos puede ayudar en gran medida a gestionar las actividades y al equipo del proyecto, mejorando la eficiencia y aumentando la productividad.
El éxito de la fase de ejecución de un proyecto depende estrechamente de la eficacia con la que se haya llevado a cabo la fase de planificación.
Los informes de estado del proyecto siempre deben destacar el costo final esperado, el cronograma y la calidad de los resultados.
Cada entregable del proyecto producido debe ser revisado y medido contra los criterios de aceptación establecidos en la fase de planificación.
Una vez que se han producido todos los resultados, el proyecto está listo para la última fase, la fase de cierre.
4. Fase de evaluación y cierre
Con mucho tiempo y esfuerzo invertidos en la planificación del proyecto, a menudo se olvida que la fase final del ciclo de vida del proyecto es igual de importante.
Antes de la propia fase de cierre, tiene lugar una fase de evaluación, que puede considerarse más o menos como parte del último paso.
En este caso, la calidad del resultado se evalúa frente a los requisitos inicialmente establecidos, y se determina si estos se han cumplido en su totalidad, parcialmente, o si el resultado no se ha logrado satisfactoriamente.
Durante la fase real de cierre o finalización, el énfasis está en entregar los resultados finales al cliente, entregar la documentación del proyecto a la empresa, finalizar los contratos con los proveedores, liberar los recursos del proyecto y comunicar el cierre del proyecto a todas las partes interesadas.
El último paso restante es analizar qué salió bien y qué no, e identificar las mejores prácticas.
De esta manera, la sabiduría de la experiencia se transfiere a la organización y puede ayudar a los equipos que trabajan en proyectos futuros.
Es importante señalar que la fase de cierre no ocurre solo cuando un proyecto se completa con éxito; también debe ocurrir cuando un proyecto ha fracasado, para entender por qué y evitar los mismos errores en el futuro.
Características del proyecto
Un proyecto comúnmente tiene las siguientes características:
- Al principio, los costos y los niveles de personal son bajos y alcanzan su punto máximo cuando el trabajo está en progreso. Cuando el proyecto llega a su finalización, estos comienzan nuevamente a disminuir rápidamente.
- La curva típica de costos y personal no se aplica a todos los proyectos. Los gastos sustanciales aseguran los recursos esenciales al comienzo del proyecto.
- El riesgo y la incertidumbre están en su punto máximo al comienzo del proyecto. Estos factores se reducen durante el ciclo de vida del proyecto y especialmente cuando se aceptan los resultados finales.
- La capacidad de influir en el producto final del proyecto sin afectar drásticamente los costos es más significativa al principio y disminuye a medida que el proyecto avanza hacia su finalización. Claramente, el costo de realizar nuevos cambios y corregir errores aumenta a medida que el proyecto se acerca a su finalización.
Estas características están presentes en casi todo tipo de proyecto, aunque de diferentes maneras o grados.
Fases del proyecto y métodos de diseño: seguimiento y eficiencia
En definitiva, independientemente del tipo de proyecto, es esencial comprender el ciclo, fases y métodos de diseño.
Esto te permitirá gestionar tu proyecto de manera más eficiente al identificar correctamente los problemas, tareas, recursos y soluciones alternativas.
Twproject, una plataforma de gestión de proyectos flexible e intuitiva, simplifica la gestión de los métodos de diseño y las fases del proyecto.
Es posible seguir el progreso de las actividades en tiempo real, monitoreando los recursos, el tiempo y los costos.
Las herramientas avanzadas de informes y las notificaciones automatizadas ayudan a identificar rápidamente los problemas críticos, lo que permite actuar a tiempo para optimizar el rendimiento.
Twproject hace que la gestión general del proyecto sea más eficiente, mejorando la colaboración entre equipos y asegurando que se cumplan los objetivos y plazos.
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