Cómo medir el rendimiento del proyecto

Medir el desempeño del proyecto es una expectativa que acompaña a cualquier esfuerzo empresarial.

Solo de esta manera se puede determinar si se han alcanzado los objetivos.

Este artículo examinará por qué es importante medir el desempeño del proyecto y cómo hacerlo.

¿Por qué es importante medir el desempeño del proyecto?

Diferentes razones muestran la importancia de medir el desempeño del proyecto. Aquí hay algunas de ellas:

Celebra los éxitos

Cumplir con los objetivos permite recompensar a los miembros del equipo del proyecto comprometidos con su trabajo.

Al medir el nivel de éxito logrado, puedes evaluar la contribución del proyecto a la organización.

Al tener números objetivos, los empleados podrán entender el impacto que han tenido y, por lo tanto, sentirse más seguros de sus habilidades.

Encuentra áreas donde se puede mejorar

Medir el desempeño en la gestión de proyectos puede ayudar a construir un enfoque más estratégico para los proyectos.

La medición puede revelar desviaciones de los resultados esperados, lo que te permite encontrar áreas donde se puede lograr una mejora antes de la próxima asignación.

Por lo tanto, medir el desempeño del proyecto es crítico para el crecimiento empresarial.

Toma decisiones organizacionales

La gerencia puede basarse en el desempeño del proyecto para determinar otras decisiones empresariales.

Este desempeño puede, por ejemplo, impactar las decisiones de reclutamiento y contratación, la financiación y la planificación del personal actual.

Métricas para medir el desempeño del proyecto

Cada negocio o proyecto requiere métricas de desempeño que coincidan con su propósito u objetivo.

Para elegir las métricas adecuadas, se deben seguir estos tres pasos tan pronto como durante la fase de planificación de un proyecto:

1. Entender el objetivo y el alcance del proyecto;
2. Determinar qué factores críticos de éxito deben cumplirse para tener éxito y lograr el objetivo;
3. Tomar cada factor clave de éxito y determinar cómo se medirá.

Aquí hay algunos indicadores KPI que se utilizan a menudo:

Cálculo de costos

El costo mide el desempeño de un proyecto desde un punto de vista financiero.

En este caso, comparas el presupuesto original creado antes de comenzar el trabajo con los fondos gastados durante la ejecución del proyecto.

Si estas cifras son similares, puedes asumir que estimaste con precisión los recursos monetarios requeridos.

Si el gasto real está dentro de tu presupuesto, el proyecto es un verdadero éxito. Si, por otro lado, tus costos fueron más altos de lo esperado, necesitas aprender las razones por las cuales.

Este tipo de evaluación no ocurre solo al final de un proyecto, sino que debe implementarse regularmente a lo largo de su ciclo de vida.

De esta manera, se pueden implementar estrategias para reducir posibles excesos de gasto antes de que escalen.

Cumplimiento de plazos

Si se han cumplido los plazos del proyecto, los gerentes de proyecto y los equipos de proyecto han trabajado fructíferamente.

Entregar un proyecto de calidad a tiempo es una marca de éxito.

Establecer milestones antes de comenzar el trabajo hace posible obtener un cronograma de plazos claro.

Esto facilitará determinar si se han cumplido o no los plazos.

Retorno de la inversión

El retorno de la inversión, también conocido como ROI, indica la capacidad de la empresa para lograr beneficios financieros del proyecto.

Si los resultados son rentables, entonces la empresa ganará más.

Puede ser beneficioso calcular el ROI del desempeño de múltiples proyectos para determinar qué estrategia fue la decisión de inversión más rentable para la empresa.

Para usar esta métrica, debes asignar un monto monetario a cada unidad de datos para determinar los beneficios netos.

Estos beneficios pueden incluir una contribución a las ganancias, ahorros de costos, aumento de la producción, etc.

Los costos pueden incluir recursos, mano de obra, capacitación y gastos generales.

Esta es la fórmula:

ROI = (beneficios/costos netos) x 100

Valor ganado

Valor ganado proporciona dirección estratégica mostrando cuánto valor ha obtenido la empresa de lo que ha gastado hasta un punto dado en el tiempo en un proyecto.

Esta métrica compara el valor del trabajo completado dentro de una fecha particular con el presupuesto aprobado para el proyecto.

El Valor ganado también se llama Costo presupuestado del trabajo realizado (BCWP).

Esta es la fórmula:

Valor ganado (EV) = % de trabajo completado / presupuesto al finalizar

Ganancias antes de intereses, impuestos, depreciación y amortización (EBITDA)

Esta métrica es bastante sencilla: cuanto mayor sea el margen, mejor será el desempeño empresarial.

Cualquier proyecto completado debería contribuir a la ganancia financiera de un negocio.

En este caso, el margen es el porcentaje de cada euro ganado después de deducir los costos.

La fórmula es la siguiente:

EBITDA = (ganancia total – costos totales) / 100

Satisfacción del cliente

En algunos tipos de proyectos, el nivel de satisfacción del cliente determina si el trabajo fue exitoso o no.

Una mayor satisfacción del cliente es a menudo una señal de que sus necesidades han sido atendidas eficazmente y de que el producto entregado es de calidad.

Algunas estrategias que se utilizan a menudo para medir este tipo de desempeño son, por ejemplo, monitorear las interacciones en las redes sociales o administrar encuestas haciendo preguntas sobre la utilidad del producto y el conocimiento de la marca.

El Índice de Satisfacción del Cliente (CSI) es el sistema más popular para evaluar la satisfacción del cliente, seguido por el Net Promoter Score (NPS).

En general, la mejor manera de medir el desempeño del proyecto es establecer objetivos de antemano, establecer mediciones basadas en los resultados esperados y rastrear el desempeño regularmente para que tengas suficiente tiempo para actuar sobre el progreso del proyecto si es necesario.

Cuando no se cumple un objetivo, es necesario realizar ajustes.

Cuando se supera un objetivo, los procesos se pueden repetir en el futuro.

Es casi redundante mencionar cómo un Software de Gestión de Proyectos como Twproject puede hacer que sea muy fácil medir cada desempeño.