Resumen ejecutivo, ¿qué es? Es una pregunta que todo buen gestor de proyectos debería hacerse.
Time Magazine informa que el 55 % de las personas leen contenido durante tan solo 15 segundos, lo cual también es cierto en el caso de la gestión de proyectos.
Los niveles de atención están en mínimos históricos, incluidos los de posibles inversores y partes interesadas del proyecto.
Quienes buscan atraer y mantener el interés deben crear un resumen ejecutivo atractivo para captar la atención de las personas.
Por lo tanto, en este artículo, analizaremos el resumen ejecutivo y su utilidad en la gestión de proyectos.
CONTENIDO
¿Qué es un resumen ejecutivo?
Un resumen ejecutivo sintetiza los puntos clave de un documento más extenso, generalmente una propuesta comercial o un plan de negocio.
La buena noticia es que se trata de un texto breve que, como indica su nombre, sirve como resumen de un informe más completo.
La noticia menos favorable es que es un documento crítico que puede resultar difícil de redactar, considerando sus múltiples propósitos importantes.
Por un lado, un resumen ejecutivo se utiliza para describir cada sección de un plan de negocio, una propuesta de inversión o una propuesta de proyecto.
Por otro lado, se utiliza para presentar un negocio o proyecto a inversores y otras partes interesadas, por lo que debe ser persuasivo para generar su interés.
El impulso para escribir un resumen ejecutivo proviene del hecho de que todos prestarán atención a este documento, ya que se considera accesible y permite encontrar toda la información crucial.
En concreto, ofrece una declaración breve que aborda el problema o la propuesta detallada en los documentos adjuntos, seguida de información contextual, un análisis resumido y una conclusión.
Un resumen ejecutivo está diseñado para ayudar a los gestores e inversores a decidir si seguir adelante o no con una propuesta.
Cómo redactar un resumen ejecutivo
Lo que debe incluirse en un resumen ejecutivo varía según el contenido que abarcará.
Por ejemplo, un plan para una empresa emergente puede incluir una descripción del producto o servicio, proyecciones financieras y métricas empresariales clave, como el crecimiento de los ingresos y la solicitud de financiación.
Por lo tanto, antes de comenzar a redactar este documento, es fundamental considerar adecuadamente el tipo de información que interesaría conocer a tu público objetivo.
A continuación, se presentan los componentes clave que debes incluir al redactar un resumen ejecutivo:
1. Introducción atractiva
Es fundamental captar la atención del público desde el inicio con una frase impactante.
Hazlo hablando sobre ellos y sobre el problema que intentan resolver.
El consejo aquí es ser conciso y directo, construir un buen argumento y hacerlo de manera atractiva.
2. Definir el problema
Indica claramente el problema u objetivo que aborda la propuesta.
Esta sección debe ilustrar por qué constituye un problema y por qué necesita una solución.
Al hacerlo, buscas asegurar a las partes interesadas que comprendes plenamente la situación.
3. Describir la solución y el resultado esperado
Explica brevemente la solución sugerida, mencionando las ventajas y beneficios que aportará.
Estos incluyen, por ejemplo:
- Ganancias: mejora de las cifras de ventas, mayor ahorro de costos, retención de clientes, etc.
- Tiempo: más tiempo para iniciativas adicionales que aporten valor y impulsen la ventaja competitiva.
- Autoridad: mejora del reconocimiento de marca y liderazgo en la industria.
- Eficiencia: procesos más simples y ágiles.
4. Describir los riesgos
Para presentar una propuesta, es crucial considerar cada detalle, incluidos los riesgos potenciales.
Aquí se enumeran los desafíos potenciales y se muestra cómo planeas prevenirlos o superarlos.
Este pequeño detalle hará que el proyecto parezca más seguro de aprobar.
5. Aportar pruebas fácticas
Todo lo incluido en un resumen ejecutivo debe estar respaldado por datos verificados y fundamentados.
Frecuentemente, no tendrás suficiente espacio en este documento para proporcionar todas las pruebas necesarias.
Sin embargo, en esos casos, es una buena práctica indicar a qué sección del plan de negocio puedes remitirte para verificar las afirmaciones.
Nunca debes mentir en este paso; cada dato y número debe ser preciso y estar bien documentado.
Cabe destacar que, en este caso, un buen software de gestión de proyectos puede ayudarte a rastrear y recuperar más fácilmente las métricas clave relacionadas con el proyecto.
6. Terminar con una llamada a la acción
El objetivo de un resumen ejecutivo es «vender» más que describir.
Con vender, nos referimos tanto a la venta directa de productos y servicios como a la venta de una nueva idea o proyecto por lanzar.
En esta sección, debes explicar por qué las partes interesadas deberían estar de acuerdo con lo presentado.
7. Revisar los detalles
Una vez que hayas redactado el resumen ejecutivo, antes de enviarlo a las partes interesadas, es importante revisar lo siguiente:
- Longitud: un resumen ejecutivo debe ser conciso, generalmente de una o dos páginas. Si el lector tiene preguntas, puede consultar los detalles en el informe completo. Como regla general, la longitud del resumen ejecutivo debe estar entre el 5 y el 10 por ciento del documento oficial.
- Jerga técnica: evita el lenguaje coloquial y utiliza terminología que tu público objetivo pueda entender fácilmente. Escribir para expertos médicos será muy diferente a escribir para personas del sector financiero.
- Evitar la ambigüedad: aunque el resumen ejecutivo es breve, debe poder explicar los diversos elementos clave con mucha claridad. Algunos conceptos pueden ser difíciles de sintetizar en solo dos o tres frases. Si consideras que una afirmación puede generar más dudas que respuestas, es mejor no incluirla.
- Contenido: Trata los puntos principales en el mismo orden en que aparecen en el documento completo. Evita añadir información que no esté incluida en el informe.
- Formato: Verifica si existen directrices de formato que deban seguirse. Si no es así, el resumen ejecutivo puede estructurarse de manera flexible pero fácil de usar. También se pueden incluir imágenes o infografías si es necesario para mejorar la comprensión.
Por último, un resumen ejecutivo bien redactado te permite destacar los aspectos más relevantes de una propuesta e incentivar a tu público objetivo a actuar.
