El reporte de tiempo es un componente crítico de la gestión de proyectos.
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El seguimiento de tiempo proporciona una forma de rastrear las horas dedicadas a actividades individuales y al proyecto en general.
La mejor manera de llevar un registro del tiempo es mediante un software de gestión de proyectos.
Veamos cómo funciona en este artículo.
¿Por qué usar un software de reporte de tiempo?
Como vimos anteriormente, el seguimiento de tiempo proporciona una forma de llevar un registro de las horas dedicadas a cada tarea por separado y al proyecto en general.
Esta visibilidad ayuda a medir la precisión de las estimaciones de trabajo y la eficacia de los empleados.
El registro de tiempo como parte del software de gestión de proyectos debe permitir a los miembros del equipo agregar partidas de tiempo a las actividades fácilmente.
Una vez que se ha registrado el tiempo, el software debe permitir acceder e imprimir los informes de tiempo.
Estas funciones ayudarán a realizar un seguimiento de la carga de trabajo de los miembros del equipo y a reportar información precisa a las partes interesadas.
El software hace que sea notablemente fácil gestionar el tiempo sin añadir trabajo extra, y no solo eso… ¿sabías, por ejemplo, que no solo puedes hacer un seguimiento de quién usa el software, sino también incentivarlos con Gadgets para que lo usen?
¿Cómo funciona el registro de tiempo en el software?
Puede sonar extraño, pero muchas de las preguntas que recibimos de ustedes son sobre aspectos que damos por sentados, como: «¿para hacer un seguimiento del tiempo, tengo que hacer todo manualmente?» o «¿cómo puedo saber rápidamente si mi proyecto va según lo programado?» (Quienes hayan hecho esta pregunta también podrían estar interesados en este artículo sobre cómo calcular el progreso del proyecto).
Pedimos disculpas si hemos dado por sentadas estas respuestas tantas veces. Aquí intentaremos explicar algunos de los pasos de manera más sencilla.
1. Adición de entradas de tiempo
Idealmente, el software de gestión de proyectos ofrece la opción de elegir si crear registros de tiempo manualmente o utilizar un rastreador automático.
Cada opción tiene ventajas y desventajas, por lo que la mejor solución depende de tu tarea o proyecto.
El seguimiento manual del tiempo permite a los empleados elegir una tarea e ingresar manualmente la cantidad de minutos u horas dedicadas a ella.
La mayor ventaja de este método es que el seguimiento del tiempo puede completarse rápidamente y en cualquier momento sin necesidad de recordar encender y apagar un temporizador.
Sin embargo, la mayor desventaja es que potencialmente puede llevar a un seguimiento impreciso.
Una alternativa es utilizar un rastreador para registrar automáticamente el tiempo dedicado a cada actividad.
Los empleados harían clic en un botón del software cuando comienzan una tarea y luego pausan o detienen el temporizador cada vez que dejan de trabajar.
2. Seguimiento del tiempo
- Un software de gestión de proyectos debería poder mostrar las horas de trabajo de muchas maneras:
- Por tarea: esta visualización te permite gestionar el trabajo hasta el detalle y te ayuda a encontrar qué tareas están excediendo el presupuesto o sufriendo retrasos.
- Por proyecto: proporciona una visión general y una evaluación rápida del progreso y el rendimiento del proyecto.
- Por empleado: ofrece un medio para monitorear y evaluar la productividad y la carga de trabajo a nivel individual. Esta medida se vuelve especialmente crítica si los empleados son pagados por hora, pero también es útil para los empleados asalariados. Por ejemplo, puedes comparar el tiempo que tardaron dos empleados diferentes en completar tareas similares. Si uno tardó considerablemente más, podría indicar que el otro ha descubierto una mejor manera de hacer las cosas o que el primer empleado necesita más capacitación. Además, puede utilizarse para monitorear y optimizar la carga de trabajo. Si uno de los empleados registró 60 horas de trabajo y otro solo 20 horas, podría ser necesario redistribuir las actividades.
3. Informes
Hay dos tipos de informes que el software de gestión de proyectos debería poder generar:
- Hojas de tareas
- Informes de tiempo
Las hojas de tareas permiten a los empleados obtener una visión rápida de las actividades en las que trabajaron durante una semana determinada y las horas de trabajo dedicadas a cada una.
Estas hojas de actividad deberían incluir:
- Actividades en las que el empleado ha habilitado el seguimiento de tiempo durante la semana elegida,
- Tareas asignadas al empleado, que estaban programadas para la semana seleccionada,
- Cualquier tarea que el empleado elija agregar manualmente a la hoja de tareas.
La ventaja de tener una hoja de actividades es que permite a cada colaborador seguir su progreso fácilmente.
También proporciona un lugar centralizado para ver en qué necesitan enfocarse cada semana y cómo avanza su progreso en cada actividad.
Los informes de tiempo son documentación útil e interesante para el project manager y otras partes relevantes.
Estos deben ser accesibles dentro del software y descargables como archivos CSV o PDF.
Además, los informes de tiempo deben ser personalizables para que puedan separarse por tarea, proyecto, empleado y/o períodos elegidos.
El enfoque simplificado de Twproject para gestionar las hojas de tiempo ayudó con la adopción por parte de los usuarios, ya que el equipo de Advance encontró muy fácil registrar su tiempo.
Elegir la herramienta adecuada
El monitoreo del tiempo no significa simplemente tener un panel de control atractivo; te permite observar cómo se distribuye el tiempo de trabajo del equipo. Mira cómo Twproject puede ayudarte a hacerlo.
Para elegir una herramienta que cumpla con las expectativas, necesitas saber cuáles son los requisitos de un proyecto.
Estas son las preguntas que deben responderse:
- ¿Qué estás tratando de lograr?
- ¿Qué registrador de tiempo te ayuda a hacer esto en la menor cantidad de pasos?
- El software de registro de tiempo se ha convertido en una herramienta vital en la mayoría de las organizaciones, proporcionando a los líderes información para hacer el trabajo más eficiente.
- Aunque comenzar con el registro de tiempo puede ser desafiante al principio, los beneficios a largo plazo pronto serán evidentes para los gerentes de proyecto y los miembros del equipo.
- En resumen, el informe de tiempo proporciona la base para aumentar la productividad en el trabajo porque solo puedes optimizar lo que mides.
Sin embargo, la mejor manera de entender es intentar y hacerlo. Entonces, ¿por qué no pruebas Twproject gratis?
