Tiempo de ciclo y tiempo de entrega son términos ampliamente utilizados en el mundo Kanban.
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Sin embargo, con bastante frecuencia, las personas se confunden al intentar entender la diferencia entre ellos y su importancia.
Para disipar dudas de una vez por todas sobre la identificación y diferenciación entre Tiempos de Ciclo y Tiempos de Entrega, hemos decidido arrojar luz sobre el tema con este artículo.
¿Qué es el Tiempo de Ciclo?
El tiempo de ciclo es básicamente la cantidad de tiempo que tarda una tarea en pasar de un estado «En Progreso» a uno «Completado».
El reloj del tiempo de ciclo comienza a correr tan pronto como la tarea pasa de un estado «Listo» a un estado «En Progreso» y deja de correr cuando el elemento de trabajo pasa de un estado «En Progreso» a uno «Completado».
Lo que exactamente significan estos estados variará dependiendo del trabajo y el contexto.
Si el elemento de trabajo va y viene, por ejemplo porque el cliente cambia de opinión o no acepta el trabajo e insiste en que se modifique o se haga de nuevo (podría interesarte este artículo sobre cómo gestionar solicitudes de cambio en un proyecto), el reloj no se reinicia, pero continuará corriendo.
El tiempo de ciclo es una medida muy importante que refleja la eficiencia de un sistema al procesar unidades de trabajo.
Sin embargo, no tiene nada que ver con lo que ocurre fuera de ese sistema, como la cola para introducir trabajo en dicho sistema. Ahí es donde entra en juego el tiempo de entrega o tiempo de liberación.
¿Qué es el Tiempo de Entrega?
El entorno empresarial es dinámico y produce nuevas solicitudes de clientes continuamente, y estas solicitudes llegan a la organización como solicitudes de trabajo.
El Tiempo de Entrega es la duración del tiempo entre la aparición de una nueva tarea en el flujo de trabajo (estado «en cola») y su liberación final del sistema (estado «completado»).
El Tiempo de Entrega es, por lo tanto, inevitablemente siempre más largo que el Tiempo de Ciclo.
Ejemplo de Tiempo de Entrega y Tiempo de Ciclo
Si estos dos conceptos aún suenan confusos, aquí tienes un ejemplo para aclarar las cosas.
Imaginemos una cafetería con un barista, un cajero y algunos clientes. En cuanto el cliente pide un café al cajero, ese trabajo entra en la cola. Es decir, el cliente ha realizado un pedido de café y espera recibirlo lo antes posible. Por lo tanto, el reloj del Tiempo de Entrega ha comenzado a correr. Si no hay otros pedidos en el sistema, el barista puede comenzar a preparar el café de inmediato. En cuanto el barista comienza a trabajar en ese café, el reloj del Tiempo de Ciclo comienza a correr.
El tiempo de ciclo es simplemente el tiempo necesario para que el barista prepare un café. La única forma de mejorarlo es que el barista sea más rápido preparando el café.
Si el barista puede comenzar a preparar un café en el mismo segundo en que se realiza un pedido, el tiempo de entrega es igual al tiempo de ciclo.
Pero si los pedidos comienzan a llegar más rápido de lo que un barista puede preparar cafés, los pedidos se acumularán.
Si el barista puede preparar un café en un minuto, pero llega un pedido de café cada 20 segundos, el tiempo de ciclo permanece en un minuto, pero el tiempo de entrega comenzará a aumentar continuamente a medida que se acumulan los pedidos.
El profesor John Little (profesor del MIT) llegó a la conclusión, tras diversas investigaciones, que cuanto más trabajo tengas en progreso, mayor será el tiempo de ciclo del sistema.
La ecuación ha llegado a conocerse como Ley de Little:
Tiempo de ciclo = trabajo en progreso / productividad
¿Cómo puedes reducir la brecha entre el tiempo de entrega y el tiempo de ciclo?
A veces, una tarea puede pasar un tiempo considerable en estado de espera antes de que un miembro del equipo pueda comenzar a trabajar en ella.
Esto conduce a una mayor brecha entre el tiempo de entrega y el tiempo de ciclo, y como resultado, las tareas alcanzan la etapa de finalización más lentamente.
Para encontrar la fuente de este problema, puedes utilizar dos herramientas de análisis:
- Diagrama de dispersión del tiempo de ciclo
- Mapa de calor
El diagrama de dispersión proporciona información extensa sobre el tiempo de ciclo de todas las tareas durante un período de tiempo predeterminado.
De esta manera, puedes identificar las tareas que tomaron más tiempo en completarse.
El mapa de calor muestra datos sobre la cantidad total de tiempo que las actividades pasan en diferentes etapas del flujo de trabajo.
Puede ayudarte a entender dónde pasan las tareas más tiempo a medida que avanza el flujo de trabajo.
Ambas herramientas te ayudarán a identificar qué partes de un proceso de trabajo son problemáticas y tomar medidas para corregirlas.
Necesitas recordar que el trabajo es, de hecho, un proceso continuo y está cambiando constantemente.
Por lo tanto, necesitas monitorear el flujo de trabajo regularmente y utilizar las herramientas analíticas apropiadas.
