Las variantes de proyecto son un verdadero problema y los gerentes de proyecto exitosos deben saber gestionarlas de la mejor manera.
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Los cambios son, de hecho, inevitables y pueden ocurrir en cualquier momento del ciclo de vida del proyecto.
La clave es, por lo tanto, encontrar la mejor manera de aceptar y adaptarse a estos cambios.
Veamos en este artículo qué es una variante de proyecto y cómo gestionarla de la mejor manera.
¿Qué son las variantes de proyecto?
Las variantes de proyecto son modificaciones cualitativas o cuantitativas al proyecto que se vuelven necesarias debido a ciertos cambios, como por ejemplo:
- Modificaciones en la fecha de entrega y en los milestone del proyecto.
- Modificaciones en los costos, relacionados con el personal u otros recursos necesarios para el proyecto. (podría interesarte este artículo sobre cómo tener bajo control los costos del proyecto)
- Modificaciones técnicas, por ejemplo, una migración a una nueva tecnología o software.
- Cambio de prioridades.
- Nuevas leyes y regulaciones.
- Personas que dejan el proyecto y/o nuevas personas que se incorporan al equipo.
En esencia, un cambio que deriva en una variante de proyecto es cualquier cosa que tenga un impacto en otros elementos del propio proyecto.
Algunos de estos cambios pueden ser previstos, como por ejemplo un stakeholder que comparte detalles más tarde y que, al no haber sido previstos, podrían afectar al alcance del proyecto.
Sin embargo, muchos de estos cambios pueden ser completamente imprevistos y difíciles de planificar con antelación.
¿Por qué es importante la gestión del cambio?
Una gestión del cambio eficaz es una habilidad indispensable que un project manager debe aprender.
Sin embargo, esto no significa que todos los cambios solicitados sean necesarios o que un responsable de proyecto deba ser tan flexible como para permitir cambios cada vez que los clientes lo deseen.
La habilidad consiste en crear un proceso sólido que indique a los stakeholder cuándo se permite solicitar cambios y cómo hacerlo.
Este tipo de flexibilidad en la gestión de proyectos mejora la satisfacción de las partes interesadas y, al mismo tiempo, ayuda a establecer límites claros y objetivos del proyecto.
Cómo gestionar mejor la variante de proyecto
Llegamos ahora al punto crítico de este artículo, es decir, cómo gestionar mejor una variante de proyecto.
Estos son los pasos principales:
1. Evaluación de una solicitud de cambio
El primer paso es recibir y evaluar una solicitud de cambio.
Puede haber numerosas razones para esto: por ejemplo, una fase del proyecto podría sufrir retrasos y, en consecuencia, se requiere un ajuste de la fecha de vencimiento.
En la fase de evaluación no se toma necesariamente una decisión respecto a la variante del proyecto, pero se verifica la información básica y las implicaciones que la solicitud tendría sobre el proyecto en general.
Los factores clave de un proyecto incluyen plazos, costos y presupuesto, documentación, calidad y recursos.
2. Análisis de la solicitud de cambio
En la fase de análisis, basándose en el estudio de la información proporcionada para el cambio solicitado y las consecuencias derivadas de él, se toma la decisión final.
Si el cambio es aprobado, confiar en un software de gestión de proyectos te permitirá realizar los cambios de manera muy simple sin preocuparte por propagar la información.
Twproject, con su sistema de suscripciones, notificará a todas las partes involucradas, a quienes hicieron la solicitud y a aquellos sobre los cuales dicho cambio tiene impacto.
La implementación tendrá un aspecto diferente dependiendo de la fase y del tipo de proyecto, pero en líneas generales consiste en la actualización de las planificaciones y, eventualmente, también de los resultados finales.
Todos estos cambios, ya sean relativos a fechas, costos o estimaciones, son simples en Twproject y se notifican a los recursos involucrados.
3. Finalización de la solicitud de cambio
Una vez que la solicitud de cambio ha sido documentada, compartida e implementada, esta puede cerrarse oficialmente.
En esta última fase es fundamental poder contar con un software que registre todos los cambios y que te permita verificar en cualquier momento el historial del proyecto.
En la fase final de un proyecto, la documentación, los registros de cambios y todas las comunicaciones te ayudarán a entender qué salió mal y por qué.
Variantes de proyecto: Conclusiones
El aspecto más importante al enfrentar una variante de proyecto es estar siempre preparado.
Es importante recordar que los cambios en la gestión de proyectos pueden ser habituales y un gran número de factores como la asignación de recursos, las finanzas y la accesibilidad pueden cambiar varias veces durante el ciclo de vida de un proyecto.
En consecuencia, independientemente de cuán detallado sea el plan de proyecto y de cuán preparado esté un gerente de proyecto, los cambios representan desafíos a veces muy difíciles.
Afortunadamente, la tecnología representa una ayuda valiosa también en la gestión de proyectos.
Un buen software de gestión de proyectos se convierte en un buen aliado para los gerentes de proyecto de todos los sectores.
Esta herramienta es capaz de guiarte a través de todo el proceso de recopilación y gestión de cambios durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Con los conocimientos adecuados y el mejor software de gestión de proyectos, la variante del proyecto podrá gestionarse de la mejor manera.
