La toma de decisiones y su impacto en la resolución de problemas es simplemente innegable y es una parte intrínseca de la gestión de proyectos efectiva.
CONTENIDO
- La importancia de la toma de decisiones en la resolución de problemas
- Las 6 etapas del proceso de toma de decisiones
- El Proceso de Toma de Decisiones: Definir e Identificar el Problema Claramente
- El Proceso de Toma de Decisiones: Recopilación de Información
- El Proceso de Toma de Decisiones: Lluvia de ideas sobre posibles soluciones
- El Proceso de Toma de Decisiones: Reducción de opciones
- El Proceso de Toma de Decisiones: Implementación de la solución adoptada
- El Proceso de Toma de Decisiones: Evaluación de resultados
Es clave para un gerente de proyecto tomar decisiones acertadas y resolver los problemas adecuadamente, ya que esto afecta el funcionamiento general de la organización.
La resolución de problemas y la toma de decisiones suelen estar entrelazadas; no puedes resolver un problema sin tomar una decisión.
La importancia de la toma de decisiones en la resolución de problemas
También en la gestión de proyectos, los problemas son un evento cotidiano, o casi siempre lo son.
Sería genial poder fingir que no pasó nada y hacerlos desaparecer mágicamente, pero si no buscas soluciones, los problemas persistirán.
En el lugar de trabajo, si el hábito de resolver problemas no se establece en la cultura de la empresa, la organización eventualmente se desmoronará.
Por lo tanto, el gerente de proyecto debe tener la capacitación y el proceso adecuado de toma de decisiones para resolver problemas empresariales de manera independiente y con confianza.
De esta manera, el proceso de toma de decisiones será un activo para la organización.
Las 6 etapas del proceso de toma de decisiones
Aunque algunas personas tienen más afinidad con la toma de decisiones adecuada, esta habilidad aún puede ser aprendida y dominada por cualquier persona.
A continuación se presentan los 6 pasos del proceso de toma de decisiones para la resolución de problemas.
El Proceso de Toma de Decisiones: Definir e Identificar el Problema Claramente
Esta podría ser la pieza más pasiva por alto del proceso de toma de decisiones porque suena tan obvia, sin embargo, es crítico que todas las partes interesadas estén alineadas adecuadamente sobre el tema en cuestión.
Podrías quedarte sorprendido al descubrir cuánta información puede perderse, especialmente en una organización corporativa grande.
Si los problemas son complejos, puede ser beneficioso dividirlos en piezas más pequeñas desde la etapa de planificación del proyecto.
Es importante mantenerse alejado de la emoción y el sesgo juicioso al definir el problema para hacerlo lo más objetivo posible.
Aquí hay una lista de preguntas que pueden ayudarte a definir e identificar un problema:
- ¿Qué está pasando exactamente?
- ¿Dónde está pasando esto?
- ¿Cómo está pasando esto?
- ¿Con qué frecuencia está pasando esto?
- ¿Con quién está pasando esto?
- ¿Por qué está pasando esto?
El Proceso de Toma de Decisiones: Recopilación de Información
La mayoría de los problemas no pueden resolverse sin una buena cantidad de datos o información.
Durante esta etapa de toma de decisiones, lo importante es recopilar información relevante.
Generalmente, tener demasiados datos obstaculiza el proceso y resulta en una pérdida de tiempo. Del mismo modo, puede haber instancias en las que la recopilación de datos genere una nueva perspectiva o problema.
En este escenario, puede valer la pena volver al Paso 1 y revisar el problema en cuestión.
El Proceso de Toma de Decisiones: Lluvia de ideas sobre posibles soluciones
Este es el momento de ser creativo.
Durante esta fase, el gerente de proyecto, con la ayuda del equipo del proyecto y/o las partes interesadas, debe considerar cualquier tipo de idea que pueda convertirse en una solución.
La lluvia de ideas funciona mejor en un ambiente libre de sesgos, porque nunca sabes cuál idea plantará la semilla y estimulará el crecimiento de la decisión correcta.
La lluvia de ideas implica generar tantas ideas como sea posible; cuanto más complejo sea el asunto, más ideas se necesitarán, incluso aquellas que inicialmente puedan parecer descabelladas.
El Proceso de Toma de Decisiones: Reducción de opciones
Desde la extensa lista de ideas potenciales, ahora es hora de reducirla.
Las formas en que eliges las ideas principales pueden variar, pero pueden incluir:
- Lista de pros y contras: identifica los beneficios y desventajas de cada opción
- Análisis FODA: desglose de fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de cada opción
- Análisis de escenarios: proyección de escenarios probables que resultarán de cada opción
Diferentes problemas requerirán diferentes niveles de comprensión de cada opción potencial.
Este proceso de evaluación ayuda a reducir las opciones y facilita la elección de la solución más efectiva y viable.
Es una buena idea incluir a las partes interesadas clave en este proceso para obtener una visión imparcial y equilibrada.
Aquí hay algunas preguntas que pueden ser útiles en esta etapa:
- ¿Cómo será la situación cuando el problema esté resuelto?
- ¿Qué pasos deben tomarse para implementar la mejor solución al problema?
- ¿Qué recursos se necesitarán en términos de personal, presupuesto e instalaciones?
- ¿Cuánto tiempo tomará implementar la solución?
- ¿Quién será el principal responsable de asegurar que el plan se ejecute?
El Proceso de Toma de Decisiones: Implementación de la solución adoptada
Esta es la fase de acción, donde la solución elegida se ejecuta realmente sobre el problema.
Esto requiere un plan decente y una buena ejecución, y es necesario un monitoreo constante de los pasos.
Sin embargo, en este paso, dos cosas deben tenerse en cuenta:
- Primero, elige la opción que tenga en mente el interés de la empresa. Habrá momentos en que algunos empleados se verán negativamente afectados por una decisión, pero en la mayoría de los casos se toma siempre la mejor solución para la organización en su conjunto.
- Segundo, ten en cuenta que no todos los stakeholders pueden estar satisfechos con la solución implementada. Solo en casos raros todos los miembros individuales de toda una empresa estarán completamente satisfechos con una decisión importante, y ese es el caso en la mayoría de las situaciones. A menudo, sin embargo, los empleados que inicialmente están insatisfechos eventualmente verán que la decisión se tomó para el bien general de la empresa y se adaptarán en consecuencia.
El Proceso de Toma de Decisiones: Evaluación de resultados
Evaluar los resultados lleva a comprender la efectividad de la solución adoptada.
Para entender si el plan fue exitoso, es necesario tener una idea de qué ayudó y qué no, e intentar incorporar los cambios.
En caso de que la solución no haya demostrado ser efectiva, pasas a elegir una nueva opción entre las alternativas.
Por lo tanto, la toma de decisiones es crítica para la resolución de problemas, incluso en la gestión de proyectos.
Puede parecer mucho trabajo, pero al tomar los pasos necesarios para resolver problemas importantes y llegar a una resolución exitosa, se ahorrará mucho más tiempo y se llegará a un negocio más saludable a largo plazo.
